Verbale restituzione oggetti dimenticati dagli ospiti – Esempi e Modelli

Al termine di un soggiorno, una persona può accorgersi di aver lasciato in camera un caricabatterie, un capo d’abbigliamento o un oggetto di valore. Quando la struttura lo ritrova e lo riconsegna, un verbale firmato da chi effettua la consegna e da chi riceve permette di documentare quale bene è stato restituito, in quali condizioni e in quale data. Può compilarlo il personale dell’hotel, del bed and breakfast o di un’altra struttura ricettiva, insieme all’ospite o a una persona da lui incaricata. La copia conservata dalla struttura aiuta a ricostruire lo svolgimento della consegna in caso di successive richieste.

Come scrivere un verbale di restituzione degli oggetti dimenticati dagli ospiti

Il verbale serve a registrare una consegna avvenuta, non a chiedere all’ospite di ritirare il bene né a descrivere genericamente gli oggetti rinvenuti. Per questo deve essere compilato al momento della restituzione, oppure subito dopo, da un addetto della struttura e dalla persona che prende in consegna l’oggetto. Se la consegna avviene a un incaricato, è utile annotare che agisce per conto dell’ospite e su quale base è stata verificata l’autorizzazione, senza raccogliere dati personali non necessari.

In apertura si indicano la struttura, la località e la data, insieme all’ora della consegna quando può aiutare a ricostruire l’episodio. Vanno poi identificati i partecipanti: per il personale sono sufficienti nome e ruolo o reparto; per chi riceve, nome e cognome e, se serve a collegare la restituzione al soggiorno, un riferimento come il numero della camera o della prenotazione. Non occorre riportare informazioni estranee alla consegna.

La descrizione dell’oggetto deve permettere di distinguerlo da altri simili. “Un caricabatterie nero” potrebbe essere troppo generico: si possono aggiungere marca, modello, colore, caratteristiche visibili, custodia o altri elementi identificativi. Per gioielli, dispositivi elettronici e beni di valore è utile indicare anche eventuali segni particolari o accessori consegnati insieme all’oggetto. Se è custodito in una busta o in un contenitore, si può descrivere anche la confezione, evitando di dichiararne il contenuto se non è stato verificato.

Il verbale dovrebbe riportare quando e dove il personale ha trovato il bene, se queste informazioni sono disponibili, e specificare che viene consegnato alla persona indicata. Chi riceve può dichiarare di averlo preso in consegna e segnalare subito eventuali differenze nella descrizione o nelle condizioni. È preferibile usare formule circoscritte, come “riceve l’oggetto descritto” o “rileva che la custodia è danneggiata”, senza aggiungere valutazioni o ammissioni non pertinenti.

Prima delle firme, entrambe le parti verificano che descrizione, data e nominativi siano corretti. Se l’oggetto viene restituito in più parti, è meglio precisarle; se una parte manca o l’imballo è già aperto, la circostanza va annotata prima di firmare. Le firme di chi consegna e di chi riceve documentano la consegna, mentre una copia conservata dalla struttura può essere utile per consultazioni successive. In caso di invio tramite corriere, il verbale va adattato ai dati della spedizione e alla prova di consegna: non si deve far risultare una consegna a mano che non è avvenuta. Il tono resta neutro e descrittivo; non servono formule di contestazione, clausole di responsabilità o riferimenti normativi.

Modello di Verbale restituzione oggetti dimenticati dagli ospiti

VERBALE DI RESTITUZIONE DI OGGETTI DIMENTICATI

Redatto presso la struttura ricettiva __________, con sede in __________, il giorno __________ alle ore __________.

Il/La sottoscritto/a __________, in qualità di __________ della struttura, dà atto di consegnare a __________, ospite della camera __________ / titolare della prenotazione __________, il bene descritto di seguito.

L’oggetto consiste in __________. Marca, modello, colore o altri elementi identificativi: __________. Eventuali accessori o confezione consegnati insieme all’oggetto: __________.

Il bene è stato rinvenuto il giorno __________ presso __________. Al momento della consegna si presenta nelle seguenti condizioni visibili: __________.

La persona che riceve dichiara di prendere in consegna l’oggetto descritto. Eventuali osservazioni sulle condizioni o sulla corrispondenza del bene: __________.

La consegna si intende effettuata alla data e all’ora sopra indicate.

Luogo e data: __________

Firma dell’addetto che consegna
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Firma della persona che riceve
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