Lettera per invio comunicato stampa – Esempi e Modelli

La lettera per l’invio di un comunicato stampa è uno strumento di comunicazione cruciale, il cui scopo primario è quello di catturare l’attenzione dei media affinché il comunicato stesso venga letto e, si spera, pubblicato. In questo ambito, la lettera funge da ponte tra l’emittente del messaggio, che potrebbe essere un’azienda, un’organizzazione non governativa, o un individuo, e il destinatario, generalmente un giornalista o un editore.

Innanzitutto, è fondamentale capire che una tale lettera non è semplicemente un veicolo per il comunicato stampa, ma piuttosto un invito personalizzato rivolto al destinatario affinché presti attenzione al contenuto proposto. Il tono e il formato possono variare in base alla natura del messaggio e alla relazione preesistente con il destinatario, ma l’obiettivo resta sempre lo stesso: stimolare l’interesse verso il comunicato accompagnato.

Come scrivere una Lettera per invio comunicato stampa

Una lettera per l’invio di un comunicato stampa è un documento cruciale utilizzato nelle pubbliche relazioni per comunicare notizie rilevanti o annunciarne avvenimenti da parte di un’organizzazione, un’azienda o un individuo ai media. L’obbiettivo è ottenere copertura e attenzione da parte della stampa. Tuttavia, una lettera ben articolata, oltre a essere un invito alla lettura del comunicato stesso, fornisce un quadro chiaro e incentiva il destinatario a condividere le informazioni con il suo pubblico. Di seguito, una spiegazione dettagliata del contenuto essenziale di tale lettera, senza ricorrere a elenchi.

In primo luogo, inizialmente la lettera dovrebbe avere un’intestazione professionale che comprende i dati di contatto dell’azienda o dell’individuo mittente, incluso il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email. Segue la data di invio della lettera, elementi cruciali per garantire la tracciabilità e la facilità di risposta da parte del destinatario.

La forma di saluto iniziale deve essere mirata quanto più possibile, indirizzandola all’editor specifico o al giornalista incaricato del settore di pertinenza dell’informazione da divulgare. Un approccio personalizzato aumenta la probabilità che la lettera venga letta con attenzione.

Il corpo della lettera inizia con un’introduzione che dovrebbe immediatamente catturare l’interesse del lettore, illustrando brevemente l’essenza dell’annuncio o della notizia e la sua rilevanza. È qui che si stabilisce una connessione, illustrando perchè il lettore (e, in definitiva, il suo pubblico) dovrebbe interessarsi alla notizia.

Successivamente, viene fornito un riassunto chiaro e conciso del comunicato stampa, evidenziando i punti chiave e le informazioni più importanti, quali i dettagli dell’evento, del prodotto lanciato o della ricerca pubblicata. È importante mantenere questo segmento interessante e informativo, offrendo allo stesso tempo una ragione convincente per cui il destinatario dovrebbe desiderare maggiori informazioni o approfondire attraverso il comunicato stampa allegato.

Un elemento spesso sottovalutato ma di grande importanza è la dimostrazione del valore che la notizia può offrire al pubblico del destinatario. Ciò comporta una comprensione dell’audience a cui si rivolge il giornalista o l’editore, adeguando il messaggio per dimostrare che la notizia può essere di loro interesse.

La chiusura della lettera dovrebbe ribadire brevemente il valore della notizia o dell’evento, includendo un invito all’azione: ciò potrebbe essere una richiesta di pubblicare il comunicato, di prendere parte a un evento, di organizzare un’intervista o semplicemente di contattare per ulteriori dettagli.

Infine, è essenziale includere una frase di cortesia che ringrazia il destinatario per l’attenzione e il tempo dedicato alla lettura della lettera, seguita dalla chiusura formale con la firma dell’individuo o del rappresentante dell’organizzazione remittente. Non dimenticare che la facilità di contatto è cruciale, quindi assicurarsi che le informazioni di contatto siano facilmente accessibili, magari ripetendole nell’ultima parte della lettera.

Esempi di Lettera per invio comunicato stampa

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera per invio comunicato stampa da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera per invio comunicato stampa

Oggetto: Invio Comunicato Stampa – [Titolo Evento/Prodotto/Notizia]

Spettabile Redazione,

Con la presente, abbiamo il piacere di inviarVi il nostro ultimo comunicato stampa relativo a [Titolo Evento/Prodotto/Notizia], che si terrà il [Data], presso [Luogo] / che riguarda il lancio del nuovo [Prodotto/Servizio] previsto per [Data].

Crediamo fermamente che questo evento / questo nuovo prodotto o servizio rappresenti un importante arricchimento per il settore di [Indicare il Settore], offrendo opportunità uniche e innovazioni significative. Per questa ragione, riteniamo che possa suscitare l’interesse dei Vostri lettori e contribuire ad arricchire il contenuto del Vostro giornale/sito.

In allegato troverete il comunicato stampa che fornisce tutti i dettagli relativi a [Titolo Evento/Prodotto/Notizia], nonché materiali fotografici ad alta risoluzione per accompagnarne la diffusione.

Ecco alcuni punti salienti che potrebbero interessarVi:
– [Punto chiave 1: es. relatori dell’evento, feature del prodotto, ecc.]
– [Punto chiave 2]
– [Punto chiave 3]

Saremo lieti di organizzare un’intervista con [Nome], [Posizione], che può fornire ulteriori approfondimenti su [Oggetto del comunicato stampa] così come su temi più ampi legati al nostro settore.

Disponibili anche a fornire ulteriore materiale informativo o a rispondere eventuali quesiti, Vi preghiamo di non esitare a contattarci ai seguenti recapiti: [Email/Telefono].

In attesa di un Vostro interessamento e rimanendo a disposizione per ulteriori informazioni, colgo l’occasione per porgere i miei più cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Posizione]
[Azienda/Organizzazione]
[Recapiti]

Secondo esempio di Lettera per invio comunicato stampa

Oggetto: Invio Comunicato Stampa – [Titolo del comunicato/evento]

Gentile [Nome del destinatario],
Spero questa lettera le trovi bene. Mi permetto di contattarLa in qualità di [Tuo Titolo/Posizione] per [Nome della tua organizzazione/azienda], con l’intento di condividere una notizia che potrebbe interessare e arricchire i contenuti della Sua pubblicazione.

In allegato troverà il comunicato stampa intitolato “[Titolo del Comunicato]”, che dettaglia [breve descrizione del focus principale del comunicato, ad es. il lancio di un nuovo prodotto, un evento imminente, una partnership significativa, ecc.].

Siamo convinti che questa notizia possa interessare i Suoi lettori per [breve spiegazione del perché il comunicato è rilevante per il pubblico del destinatario]. In [Nome dell’organizzazione/azienda], siamo impegnati a [breve descrizione della missione dell’azienda/org e di come il comunicato stampa si inserisce in questa visione].

Per favorire una più facile divulgazione, siamo disponibili a fornire ulteriori dettagli, immagini ad alta risoluzione o a organizzare interviste con i protagonisti della notizia. Non esiti a contattarmi direttamente al [il tuo numero di telefono] o via email a [la tua email] per qualsiasi informazione aggiuntiva o per accordarci su un possibile incontro/intervista.

Confidiamo nel Suo interesse e nella possibilità di vedere pubblicata la nostra notizia. La ringraziamo anticipatamente per l’attenzione e rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

In attesa di una Sua gradita risposta, La salutiamo cordialmente.

[Il Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Posizione]
[Nome dell’organizzazione/azienda]
[Tuo Numero di telefono]
[La tua email]
[Il Sito Web dell’organizzazione/azienda]

Allegato: Comunicato Stampa – [Titolo del comunicato/evento]

Terzo esempio di Lettera per invio comunicato stampa

Oggetto: Invio Comunicato Stampa: Innovazione e Sostenibilità al Centro della nostra Nuova Gamma di Prodotti

Egregi Signori,

siamo lieti di inviarvi il nostro ultimo comunicato stampa che annuncia il lancio della nuova gamma di prodotti, frutto di anni di ricerca e sviluppo nel campo dell’innovazione e della sostenibilità.

Il presente comunicato illustra dettagliatamente le caratteristiche e i vantaggi della nostra ultima linea, pensata per rispondere efficacemente alle crescenti esigenze di un mercato sempre più orientato verso soluzioni eco-compatibili e tecnicamente avanzate.

Questa nuova gamma rappresenta un importante passo avanti per la nostra azienda, consolidando ulteriormente la nostra posizione nel settore di riferimento e riaffermando il nostro impegno verso la sostenibilità ambientale e l’innovazione tecnologica.

Vi invitiamo a leggere il comunicato stampa allegato, che contiene tutte le informazioni relative ai prodotti, ai loro benefici unici e ai potenziali impatti sul mercato e sull’ambiente.

Rimaniamo a vostra completa disposizione per eventuali approfondimenti o interviste, sicuri che queste novità susciteranno il vostro interesse e quello dei vostri lettori.

In attesa di un vostro riscontro, cogliamo l’occasione per inviarvi i nostri più cordiali saluti.

[Il Tuo Nome]
[Ruolo nella Compagnia]
[Nome della Compagnia]
[Informazioni di Contatto]

Quarto esempio di Lettera per invio comunicato stampa

Oggetto: Invio Comunicato Stampa – [Titolo Evento/Notizia] – [Data Evento]

Gentil[i/e] [Nome del destinatario o Redazione],

siamo lieti di inviarvi il comunicato stampa relativo a [Titolo Evento/Notizia], una novità/iniziativa che siamo certi possa suscitare il vostro interesse e quello dei vostri lettori. L’evento/la notizia avrà luogo il [Data] presso [Luogo], e rappresenta una pietra miliare/evidenzia un cambiamento importante/segna il lancio di per la nostra azienda/organizzazione.

Di seguito, trovate le informazioni chiave dell’evento/della notizia:

…………………………..

Il comunicato stampa allegato offre una panoramica dettagliata dell’evento/della notizia, inclusi ulteriori dettagli logistici e informazioni su come partecipare o dove trovare ulteriori aggiornamenti. Siete calorosamente invitati a partecipare e coprire l’evento, e saremo felici di organizzare interviste o sessioni fotografiche su richiesta.

Apprezziamo la vostra attenzione e il vostro supporto nella diffusione di questa notizia. Siamo a disposizione per qualsiasi domanda o ulteriore informazione possiate necessitare. Non esitate a contattarci tramite e-mail a [Inserisci e-mail] o per telefono al [Inserisci numero di telefono].

In allegato, trovate anche materiale fotografico ad alta risoluzione e biografie degli ospiti/intervenuti, qualora possano esservi utili per arricchire la vostra copertura.

Ci auguriamo possiate trovare questa notizia di vostro interesse e aspettiamo con piacere un vostro riscontro, sperando di potervi accogliere all’evento o di leggere la vostra copertura sull’argomento.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Il Tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Azienda/Organizzazione]
[Telefono]