Lettera di reclamo per smarrimento merce – Esempi e Modelli

La lettera di reclamo per smarrimento merce è un documento formale che un cliente, individuo o azienda, invia ad un fornitore, un corriere, o una compagnia di trasporti per esprimere insoddisfazione e richiedere una soluzione dovuta alla perdita o allo smarrimento di un articolo o di una spedizione. Questo tipo di lettera riveste un ruolo importante nel panorama commerciale e delle relazioni di consumo in quanto rappresenta uno strumento di comunicazione diretta tra consumatore e fornitore, volto a sollecitare un rimedio o un risarcimento per il disagio e il danno subìto.

Come scrivere una Lettera di reclamo per smarrimento merce

Una lettera di reclamo per lo smarrimento della merce è uno strumento formale che serve a comunicare la propria insoddisfazione per un servizio non adeguatamente prestato, nello specifico, la perdita di una merce durante il trasporto o la consegna. Questo tipo di comunicazione necessita di essere strutturata con cura, per assicurare che il messaggio sia non solo ricevuto ma anche preso seriamente in considerazione dall’azienda responsabile.

In apertura, è fondamentale iniziare con un saluto formale, seguito dall’indicazione della persona o del dipartimento cui la lettera è indirizzata. Questo passaggio potrebbe richiedere una ricerca preliminare per assicurarsi che la lettera giunga effettivamente nelle mani della persona più indicata a gestire la situazione.

Subito dopo, è importante introdurre se stessi e il motivo della lettera in maniera chiara e precisa. La presentazione del problema dovrebbe includere tutti i dettagli relativi alla transazione e allo smarrimento della merce: data dell’ordine, numero di riferimento dell’ordine, descrizione dettagliata della merce perduta e ogni altro dato che possa agevolare l’identificazione del caso specifico. È anche utile includere le eventuali comunicazioni precedentemente avute con l’azienda riguardo al problema, come email o conversazioni telefoniche, specificando date e contenuti di tali interazioni.

Successivamente, si passa a descrivere l’impatto che lo smarrimento della merce ha avuto su di sé o sulla propria attività. Questo aiuta a trasmettere la gravità della situazione e l’urgenza di una soluzione. Tuttavia, è cruciale mantenere un tono cortese e professionale, evitando accusazioni aggressive o linguaggio emotivo. L’obiettivo è costruire un argomento convincente basato sui fatti piuttosto che sulla frustrazione.

Dopo aver esposto il problema e le sue conseguenze, il passo successivo consiste nel delineare chiaramente cosa si aspetta dall’azienda come rimedio. Che si tratti di una riconsegna della merce, di un rimborso, o di un’altra forma di compensazione, è importante essere specifici nelle proprie richieste, fornendo eventualmente anche un termine entro il quale si spera di vedere risolta la questione.

Nella conclusione, si può ribadire la propria fiducia nell’azienda e nella sua volontà di risolvere il problema, invitandola a contattare per ulteriori informazioni o chiarimenti. È anche opportuno fornire i propri recapiti, come numero di telefono o indirizzo email, per facilitare la comunicazione.

Infine, chiudere la lettera con un saluto formale e la propria firma.

Nell’insieme, la lettera deve trasmettere un senso di urgenza ma anche di professionalità, evidenziando la serietà con cui si considera l’incidente e l’aspettativa di una soluzione equa e tempestiva. La chiave sta nell’equilibrio tra l’esposizione dettagliata e precisa del problema e il mantenimento di un tono cortese e collaborativo.

Esempi di Lettera di reclamo per smarrimento merce

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di reclamo per smarrimento merce da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di reclamo per smarrimento merce

Oggetto: Reclamo per Smarrimento Merce – Ordine N. [XXXX]

Gentile [Nome del Responsabile],

Mi rivolgo a voi in qualità di [tua posizione, es. responsabile acquisti] della [Nome della Tua Azienda], con riferimento all’ordine numero [XXXX] effettuato in data [Data Ordine] presso la vostra società.

Con la presente, intendo esprimere il mio disappunto e presentare un formale reclamo in merito allo smarrimento della merce ordinata e mai pervenuta presso i nostri magazzini.

Nonostante la conferma di spedizione ricevuta in data [Data Conferma Spedizione], ad oggi, a distanza di [Numero Giorni/Ulteriori Dettagli Temporali] dalla prevista data di consegna, non abbiamo ancora ricevuto il suddetto ordine. Tale ritardo sta causando notevoli disagi alla nostra produzione/attività, con conseguenti ripercussioni economiche e di immagine nei confronti dei nostri clienti.

Abbiamo già intrapreso, senza esito, i tentativi di contattare il vostro servizio cliente e il corriere incaricato della consegna, ma fino a questo momento non abbiamo ricevuto informazioni soddisfacenti che possano giustificare una tale mancanza.

Pertanto, chiediamo che venga condotta un’immediata indagine per accertare le cause dello smarrimento e che ci vengano fornite spiegazioni dettagliate sulle circostanze che hanno portato a questo disagio. Inoltre, sollecitiamo la sostituzione della merce smarrita o, in alternativa, il completo rimborso dell’importo pagato, pari a [Inserire Importo], entro e non oltre [Inserire Scadenza].

Confidiamo in una vostra celere risposta e in un’azione risolutiva che possa rimediare al danno subito, evidenziando l’importanza che attribuiamo a una rapida soluzione di questa spiacevole situazione.

In attesa di un vostro sollecito riscontro, vi porgo i miei più cordiali saluti.

Distintamente,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Contatto]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Email e/o Numero di Telefono]

Secondo esempio di Lettera di reclamo per smarrimento merce

Oggetto: Reclamo per Smarrimento Merce – Numero di Ordine [Inserisci Numero]

Gentile [Nome del destinatario / Società],

Io sottoscritto/a [Tuo Nome e Cognome], contattando la vostra società in riferimento all’ordine numero [Inserisci Numero dell’Ordine] effettuato in data [Inserisci Data], desidero presentare un reclamo formale per lo smarrimento della merce da me ordinata e fino ad oggi non ricevuta.

Nonostante la conferma di spedizione ricevuta in data [Inserisci Data di Spedizione] e le successive assicurazioni fornitemi dal vostro servizio clienti, ad oggi, [Inserisci Data Attuale], la merce risulta ancora non consegnata all’indirizzo indicato [Inserisci Indirizzo di Consegna].

In seguito a diverse segnalazioni via [Email/Telefono], fatte nelle date di [Inserisci Date delle Segnalazioni], non ho ricevuto informazioni soddisfacenti riguardo il motivo del ritardo né indicazioni su una possibile risoluzione del problema. Tali circostanze hanno causato disagi e danni, sia in termini di mancato utilizzo dei beni ordinati che di tempo speso nel tentativo di risolvere la situazione senza ricevere assistenza adeguata.

Di seguito, riporto i dettagli della merce ordinata e non ancora ricevuta:
– [Descrizione Merce 1, Quantità, Prezzo]
– [Descrizione Merce 2, Quantità, Prezzo]
– [Eventuali altre voci]

In virtù di quanto esposto, chiedo formalmente che venga condotta un’indagine immediata sullo status del mio ordine e che mi vengano fornite spiegazioni chiare riguardo le cause dello smarrimento della mia merce.

Inoltre, richiedo che mi venga garantita la consegna degli articoli ordinati entro un termine accettabile o, in alternativa, che mi venga rimborsata l’intera somma versata (€ [Inserisci Importo Totale]).

Mi riservo il diritto di intraprendere azioni legali qualora non riceva una risposta soddisfacente entro [Inserisci Numero] giorni lavorativi dalla ricezione della presente lettera.

Confidando nella vostra collaborazione, vi prego di contattarmi al più presto per comunicarmi le azioni che intendete intraprendere a riguardo. Potete raggiungermi al numero [Inserisci Tuo Numero di Telefono] o all’indirizzo email [Inserisci Tua Email].

In attesa di un vostro celere riscontro, porgo cordiali saluti.

[Tuo Nome e Cognome]
[La tua Firma, se inviata per posta]
[Data]

[Allegati: copie di documenti relativi all’ordine, conferme di spedizione e qualsivoglia comunicazione intercorsa con la società].

Terzo esempio di Lettera di reclamo per smarrimento merce

Oggetto: Reclamo per smarrimento merce – Ordine n. [Numero Ordine]

Egregi [Nome della ditta/azienda di spedizione],

in qualità di [tuo ruolo, es. responsabile acquisti] della ditta [tuonome/nome ditta], mi vedo nella sgradevole posizione di dovervi presentare un reclamo ufficiale per lo smarrimento della merce inerente all’ordine numero [numero dell’ordine], come da voi confermato per la spedizione in data [data spedizione].

Abbiamo atteso la consegna nei tempi concordati, monitorando il tracking fornito, il quale ha improvvisamente smesso di fornire aggiornamenti a partire dal [data ultima notifica]. Dopo aver atteso ulteriori giorni oltre la data prevista di consegna, speranzosi in un normale ritardo, abbiamo contattato il vostro servizio clienti il [data di contatto], ricevendo come unica informazione che la merce risultava “in fase di ricerca” per presunto smarrimento.

Detto smarrimento comporta non soltanto disagi operativi, ma anche economici per la nostra azienda, considerando sia il valore dell’ordine che l’impatto sulla catena produttiva, avendo programmato l’utilizzo dei beni ora dispersi per le attività previste in [specificare periodo, es. “questo mese”].

In virtù di quanto esposto, richiediamo:
1. Una comunicazione immediata sulla situazione effettiva della merce smarrita, insieme a un possibile recupero della stessa entro [data limite].
2. In alternativa al recupero, il rimborso totale dei beni non consegnati, come da fattura allegata, entro [data limite per il rimborso].
3. Qualora i termini sopracitati non siano rispettati, ci vedremo costretti a considerare ulteriori azioni, incluso il ricorso a vie legali.

Siamo disponibili a discutere immediatamente le possibili soluzioni per mitigare i danni causati da tale disguido, confidando nella vostra collaborazione e professionalità per risolvere questa spiacevole situazione nel minor tempo possibile.

In attesa di un vostro cortese e sollecito riscontro, ci preme sottolineare la serietà della presente situazione, auspicando una vostra risposta in grado di delineare gli immediati passi che l’azienda intende prendere per rimediare al disservizio occorso.

Vi porgo i miei cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Tuo Ruolo]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tua Email]

Allegato: Copia della fattura n. [Numero Fattura] relativa all’ordine n. [Numero Ordine].

Data: [Luogo, Data]

Quarto esempio di Lettera di reclamo per smarrimento merce

Oggetto: Reclamo per smarrimento merce – [Inserire numero spedizione/ordine]

Gentile [Nome del destinatario o Nome dell’azienda],

mi permetto di scrivere questa lettera per segnalare il disguido accaduto riguardante lo smarrimento di una spedizione avente come riferimento il numero [Inserire numero spedizione/ordine] effettuata in data [Inserire la data di spedizione].

Nonostante dalla Vostra comunicazione precedente e dagli aggiornamenti forniti dal servizio di tracciamento fosse prevista la consegna entro [Inserire data prevista per la consegna], ad oggi, [Inserire data attuale], non abbiamo ancora ricevuto la merce. Tale ritardo sta causando notevoli disagi e danni, compromettendo le nostre attività commerciali e la soddisfazione dei nostri clienti.

Abbiamo già intrapreso azioni di controllo, contattando il servizio clienti e verificando lo stato della spedizione attraverso i canali a nostra disposizione, ma senza ottenere informazioni utili o rassicuranti riguardo all’effettivo stato e posizione della merce.

Data la critica situazione, Vi chiediamo quanto segue:

1. Una indagine immediata sulla spedizione in questione, al fine di determinare la causa dello smarrimento e individuare il luogo in cui si trova attualmente la merce.

2. La comunicazione tempestiva dei risultati dell’indagine, accompagnata, si spera, dalla pronta soluzione al problema, che preveda la consegna della merce nei tempi più brevi possibili o, se ciò non fosse realizzabile, dalla sostituzione della merce perduta.

3. Il rimborso di qualsiasi costo aggiuntivo che abbiamo dovuto sostenere a causa del ritardato o mancato arrivo della spedizione, compresi eventuali costi diretti e perdite indirette subite dalla nostra azienda.

Capiamo che gli imprevisti possono accadere, ma contiamo sulla Vostra professionalità e sul Vostro impegno per risolvere questa situazione nel modo più efficiente e soddisfacente posible.

In attesa di una Vostra celere risposta e delle azioni che intraprenderete, vogliate accettare i miei cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Ruolo nella società]
[Nome della Società]
[Indirizzo della Società]
[Indirizzo email]
[Numero di telefono]