Lettera di restituzione merce per errata consegna – Esempi e Modelli

La lettera di restituzione merce per errata consegna è un documento formale inviato da un destinatario a un fornitore o a un venditore per notificare ufficialmente che la merce ricevuta non corrisponde a quella ordinata o prevista. Questo può verificarsi per diversi motivi, come un errore nell’ordine, nella preparazione o nel trasporto della merce. La lettera serve quindi a informare il mittente dell’errore e a richiedere la sostituzione della merce errata con quella corretta o, in certi casi, il rimborso. È importante che questa comunicazione sia chiara e contenga tutti i dettagli necessari per identificare l’ordine errato e agevolare la risoluzione del problema.

Come scrivere una Lettera di restituzione merce per errata consegna

La stesura di una lettera di restituzione merce per errata consegna richiede un’attenzione particolare ai dettagli e una chiara esplicazione delle circostanze per garantire che il processo di reso venga gestito in modo efficiente e corretto. Tale lettera non solo comunica un’intenzione, ma serve anche come documentazione scritta della situazione, quindi deve essere precisa, professionale e completa.

La lettera dovrebbe iniziare con un’introduzione che include i dati di riferimento del mittente, come il nome, indirizzo e dati di contatto, e altresì quelli del destinatario, assicurandosi che queste informazioni siano aggiornate e corrette per evitare ritardi o incomprensioni. Successivamente, è essenziale indicare la data in cui la lettera viene scritta in quanto ciò offre un punto di riferimento cronologico importante per le azioni future.

All’interno del corpo della lettera, è fondamentale specificare in modo chiaro e diretto lo scopo della stessa, ossia la segnalazione della ricezione di merce errata. È quindi opportuno descrivere con precisione quali prodotti erano attesi in confronto a quelli effettivamente ricevuti, fornendo dettagli come codici articolo, descrizioni, quantità e, se possibili, i numeri di ordine o di spedizione. Questo non solo aiuta il destinatario a identificare l’errore ma facilita anche la risoluzione del problema.

Non meno importante è riportare il contesto e le circostanze in cui si è verificata l’errata consegna, inclusa la data di ricevimento della merce. Questo serve a fornire un quadro completo della situazione e aiuta entrambe le parti a comprendere come è potuto accadere l’errore.

Dopo avere esposto i fatti, è cortese esprimere la propria predisposizione a collaborare per risolvere la situazione. Possibili passaggi successivi includono l’organizzazione della restituzione della merce errata e l’indicazione delle modalità preferite per la riconsegna dei prodotti corretti. È utile specificare se si desidera che la restituzione avvenga tramite un servizio di corriere o se si opta per un’alternativa, evidenziando chi sarà responsabile dei costi di spedizione che, in casi del genere, dovrebbero generalmente essere a carico dell’azienda che ha commesso l’errore.

Offrire inoltre dettagli su come si preferisce essere contattati per ulteriori comunicazioni (es. numero di telefono, indirizzo email) migliorerà l’efficienza nella gestione della restituzione.

Infine, bisogna concludere la lettera con una chiusura cortese, ringraziando il destinatario per la sua attenzione e la sua collaborazione nel risolvere il disguido. Non dimenticare di firmare la lettera se viene inviata in formato cartaceo.

Esempi di Lettera di restituzione merce per errata consegna

Di seguito proponiamo alcuni esempi di Lettera di restituzione merce per errata consegna da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di restituzione merce per errata consegna

Oggetto: Restituzione merce per errata consegna

Gentile [Nome del destinatario o Responsabile delle spedizioni],

con la presente, desideriamo informarvi che in data [inserire data di ricezione], la nostra azienda ha ricevuto una consegna di merce che riteniamo sia stata inviata per errore al nostro indirizzo. Dopo un’attenta verifica dei codici prodotto, del numero d’ordine, e confrontandoli con il nostro ordine originale numero [inserire numero dell’ordine originale] del [inserire data dell’ordine originale], abbiamo rilevato che gli articoli ricevuti non corrispondono a quelli che avevamo ordinato.

Dettagli degli articoli errati ricevuti:
– Descrizione Articolo 1: [Inserire descrizione]
– Codice Articolo 1: [Inserire codice]
– Quantità: [Inserire quantità]
[Continuare con eventuali altri articoli se necessario]

In allegato a questa lettera, troverete copia del documento di trasporto e degli altri documenti rilevanti che confermano la discrepanza tra quanto ordinato e quanto effettivamente ricevuto.

In virtù di quanto sopra, richiediamo la vostra assistenza per organizzare il ritiro degli articoli errati e la successiva consegna della merce corrispondente all’ordine originale. Vi chiediamo gentilmente di fornirci le istruzioni per procedere con la restituzione o di comunicarci la data in cui un vostro incaricato passerà a ritirare la merce non conforme.

Confidiamo nella vostra collaborazione per risolvere questa situazione con la massima urgenza e per evitare potenziali ritardi nei nostri processi produttivi/operativi. Restiamo in attesa di ricevere conferma da parte vostra riguardo alle modalità di risoluzione del disagio causato e, se possibile, un’indicazione sui tempi di consegna della merce corretta.

Per qualsiasi informazione addizionale o chiarimento potete contattare [Nome del responsabile della comunicazione], al numero [Inserire numero di telefono] o via email a [Inserire indirizzo email].

Ringraziando per la collaborazione, ci preme sottolineare la nostra fiducia nella vostra professionalità per gestire questa situazione nel miglior modo possibile.

Cordiali saluti,

________________________
[Firma del Responsabile]
[Nome e Cognome del Responsabile]
[Carica del Responsabile]
[Contatti del Responsabile]

Secondo esempio di Lettera di restituzione merce per errata consegna

Oggetto: Restituzione merce per errata consegna – Riferimento Ordine n° [numero ordine]

Gentili Signori,

la presente per informarVi che in data [data di ricezione], abbiamo ricevuto una consegna presso la nostra sede sita in [indirizzo completo della propria azienda] relativa all’ordine in oggetto, il cui contenuto, tuttavia, non corrisponde a quanto da noi ordinato.

In particolare, abbiamo riscontrato che [descrivere brevemente l’errore, es. il codice articolo/la quantità/la descrizione merce non corrisponde a quanto indicato sulla documentazione d’ordine che vi abbiamo inviato in data [data invio ordine].]

Consapevoli della possibilità di disguidi in processi complessi come quelli logistici, siamo certi che collaboreremo al meglio per risolvere la questione. In ottemperanza alla Vostra politica di reso e alle condizioni concordate al momento dell’ordine, abbiamo provveduto a:

1. Imballare accuratamente la merce per evitare danneggiamenti durante il trasporto.
2. Allegare alla presente copia della documentazione di spedizione errata e copia dell’ordine originale, per facilitare il Vostro controllo e la successiva spedizione della merce corretta.

La merce sarà pronta per il ritiro presso i nostri magazzini a partire da [data disponibilità al ritiro], negli orari lavorativi standard ([specificare, se necessario, fascia oraria]). Chiediamo cortesemente di essere contattati almeno [numero] ore prima del ritiro per confermare l’appuntamento.

Confidiamo nella Vostra sollecita collaborazione per la sostituzione della merce e rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento che riteneste necessario. Per contattarci, potete rivolgervi al [nome del responsabile] al numero [numero di telefono] o via email all’indirizzo [indirizzo email].

In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome del mittente]
[Azienda mittente]