Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio – Esempi e Modelli

La lettera di diffida per la consegna dei documenti amministratore di condominio è una comunicazione formale che viene inviata dall’assemblea un condominio o da un singolo condomino all’amministratore del condominio stesso. Questa missiva ha l’obiettivo di sollecitare l’amministratore a consegnare documenti pertinenti la gestione condominiale che si ritengono necessari e ai quali si ha diritto di accesso, ma che, per qualche ragione, non siano stati forniti nei tempi o nelle modalità previste.

In un contesto condominiale, l’amministratore ha il dovere di gestire la proprietà comune in modo trasparente e responsabile. Questo significa che deve essere in grado di fornire ai condomini tutte le informazioni finanziarie e amministrative che servono a dimostrare la correttezza della sua gestione, come bilanci, rendiconti, fatture, verbali delle assemblee, e così via.

Normalmente, la richiesta di tali documenti avviene durante l’assemblea di condominio o attraverso richieste informali. Tuttavia, se l’amministratore non risponde a tali richieste, un condomino o l’intero condominio può decidere di intraprendere azioni più incisive. La diffida diventa allora uno strumento per esprimere formalmente l’insoddisfazione per il mancato rispetto degli obblighi di trasparenza e per sollecitare un cambio di atteggiamento adempiendo al compito richiesto.

Come scrivere una Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio

Una lettera di diffida per la consegna di documenti da parte dell’amministratore di condominio deve essere redatta con precisione e formalità. Essa è una comunicazione ufficiale in cui si esorta un soggetto a compiere una determinata azione, in questo caso la consegna di documenti amministrativi, entro un termine specificato, altrimenti si preannuncia l’avvio di procedure legali.

Innanzitutto, la lettera deve iniziare con l’indicazione delle generalità del mittente, ovvero nome, cognome, indirizzo completo e possibilmente anche altri riferimenti diretti quali il numero di telefono od indirizzo e-mail, così da consentire una facile identificazione della persona che sta richiedendo l’adempimento. Questi dati sono fondamentali per legittimare la richiesta e per permettere all’addetto che riceve la lettera di sapere con chiarezza chi è in attesa degli atti.

Successivamente, in alto a destra o sinistra a seconda delle convenzioni locali, si scrive la data e il luogo da cui la lettera è inviata. Questo serve non solo a dar conto di quando la comunicazione è stata redatta, ma anche a stabilire un termine preciso per l’inizio del computo del periodo entro cui richiedere l’adempimento.

Il cuore della lettera è poi costituito da vari elementi. Si inizia con l’oggetto, che deve essere breve e riassumere efficacemente il motivo della missiva: “Diffida per la consegna dei documenti amministrativi del condominio” potrebbe essere un esempio idoneo.

Subito dopo viene la descrizione dettagliata dei motivi che hanno portato all’invio della diffida. Questa sezione deve essere chiara e circostanziata, esponendo le ragioni per cui i documenti sono necessari e il motivo specifico dell’insoddisfazione relativamente all’inadempimento precedente. Si può fare riferimento a incontri precedenti, richieste formali ed informali già avanzate, oltre che a disposizioni legali o contrattuali che obbligano l’amministratore alla consegna dei documenti in questione.

In seguito, si passa a formulare le richieste proprio al destinatario, sottolineando con precisione quali documenti si stanno richiedendo e perché sono importanti, rinforzando così la legittimità della richiesta.

La lettera prosegue poi con l’intimazione ad adempiere, ossia si invita l’amministratore di condominio a procedere con la consegna nei termini stabiliti. L’indicazione di un termine è crucial per fornire un lasso di tempo chiaro e ragionevole entro il quale attendersi l’adempimento, il quale dovrebbe essere sufficiente per permettere la raccolta e consegna dei documenti senza causare ulteriori ritardi ingiustificati.

Infine, si deve comunicare in modo esplicito l’intenzione di procedere per vie legali nel caso in cui il destinatario non dovesse adempiere all’intimazione entro il termine stabilito. Si può qui menzionare la volontà di ricorrere all’assistenza di un legale e di richiedere il risarcimento del danno già subìto e di quello futuro derivante dall’ulteriore inadempimento. Questa parte ha lo scopo di sottolineare la serietà della comunicazione e le possibili conseguenze dell’inazione.

La chiusura della lettera deve essere formale e rispettosa, anticipando un ringraziamento per l’attenzione e la collaborazione. Nel concludere, il mittente può offrire la propria disponibilità per ulteriori chiarimenti.

È importante, infine, che la lettera di diffida venga inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o altri mezzi che ne garantiscano la tracciabilità e confermino la ricezione da parte dell’amministratore di condominio, elementi che possono essere utili in sede legale come prova dell’invio e della ricezione della comunicazione.

Esempi di Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio

Oggetto: Diffida ad adempiere per consegna dei documenti contabili del condominio per l’anno

Io sottoscritto, Caio, nato a il , residente in <Città di residenza> alla Via , C.F. , in qualità di condomino dell’edificio sito in , scrivo la presente per esporLe quanto segue.

In qualità di amministratore del condominio suddetto, Lei ha l’obbligo di fornire ai condomini tutti i documenti relativi alla gestione amministrativa dell’edificio, compresi ma non limitati a: rendiconti, bilanci preventivo e consuntivo, documentazione delle spese sostenute, convocazioni e verbali delle assemblee, come da disposizioni di legge e regolamento condominiale.

Ad oggi, nonostante le numerose richieste informali avanzate in precedenza, non ho ricevuto da Lei la documentazione contabile relativa all’anno , la quale è fondamentale per la trasparenza e il corretto controllo della gestione condominiale.

Pertanto, con la presente formalmente La diffido ad adempiere all’obbligo di consegna dei documenti sopra richiesti entro e non oltre 15 giorni dal ricevimento della presente. Tali documenti comprendono:

– Bilancio consuntivo per l’anno ;
– Rendiconto delle spese effettuate;
– Verbali delle assemblee condominiali dell’anno ;
– Qualsiasi altro documento attinente alla gestione amministrativa del condominio.

Trascorso infruttuosamente il termine sopra indicato senza che Lei abbia provveduto all’adempiere degli obblighi di cui sopra, mi vedrò costretto ad adire le vie legali, ricorrendo all’autorità giudiziaria competente per la tutela dei miei diritti, anche in qualità di rappresentante degli interessi del condominio, con aggravio di spese a Suo carico e con la riserva di richiedere un risarcimento per i danni derivanti da tale inadempimento.

Confidando in una Sua celere risposta e collaborazione, La saluto cordialmente.

<Luogo, data>

 

Secondo esempio di Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio

Oggetto: Diffida ad adempiere per consegna documenti amministrativi – ai sensi dell’art. 1454 c.c.

Il/la sottoscritto/a _________ nato/a a _________ il _________, codice fiscale __________ e residente in _________ (__), via __________, n. ___, nella sua qualità di condomino dello stabile situato in _________ (__), via _________, n. __, rappresentato dall’Amministrazione __________ con sede in _________ (__), via _________, n. __, codice fiscale/P.IVA __________,

Premesso che:

1. In data _______________ è stato conferito l’incarico di Amministratore del Condominio alla società/amministratore individuale ____________.
2. Secondo quanto previsto dall’art. 1130 del Codice Civile, l’Amministratore è obbligato a compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio e ad eseguire le decisioni dell’assemblea, tra cui la rendicontazione e la consegna dei documenti amministrativi ai condomini che ne fanno richiesta.
3. In data _______________, il/la sottoscritto/a ha formalmente richiesto all’Amministratore la consegna di documenti relativi alla gestione del condominio, includendo ma non limitandosi a bilanci consuntivi, preventivi e ricevute di pagamento delle spese condominiali.
4. Nonostante ripetute sollecitazioni, a tutt’oggi l’Amministratore non ha adempiuto alle suddette richieste, violando così i suoi obblighi di trasparenza e responsabilità nei confronti dei condomini.
5. Tale inadempimento causa pregiudizio al/la sottoscritto/a che non è in grado di verificare la corretta amministrazione del condominio e di proteggere i propri diritti di condomino.

Tutto ciò premesso e considerato, il/la sottoscritto/a, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1454 del Codice Civile, intima e diffida l’Amministratore ____________ ad adempiere all’obbligo di consegna dei documenti amministrativi entro e non oltre il termine perentorio di 15 giorni dal ricevimento della presente.

Si avverte che, decorso inutilmente tale termine, il contratto di amministrazione si intenderà automaticamente risolto di diritto e si darà corso alle azioni legali necessarie presso le sedi competenti per ottenere il risarcimento di tutti i danni subiti e subendi, con l’ulteriore aggravio di spese legali e di giustizia a carico dell’Amministratore inadempiente.

Con fiducia in un Vostro celere adempimento, si porgono distinti saluti.

_________ (luogo), _________ (data)

Firma: _______________________

(Nome e cognome del/la sottoscritto/a)

Terzo esempio di Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio

Oggetto: Diffida per la consegna immediata dei documenti amministrativi del Condominio

Spett.le [Nome dell’Amministratore o della Società di Gestione],

con la presente, noi sottoscritti condomini del complesso residenziale sito in [indirizzo del condominio], in qualità di partecipanti al condominio stesso, esercitiamo il nostro diritto di richiedere la messa a disposizione e la consultazione dei documenti relativi alla gestione del nostro condominio ai sensi degli artt. 1129 e 1130 del Codice Civile e successive modifiche e integrazioni.

Malgrado ripetute richieste formali (e/o informali) da parte nostra, siamo a constatare che ad oggi non avete ancora provveduto a consegnare i seguenti documenti:
[Elenco specifico dei documenti richiesti, ad esempio: b) rendiconti finanziari annuali e relative delibere assembleari; c) fatture e ricevute relative alle spese condominiali; d) verbali delle assemblee condominiali; e) contratti in essere e documentazione relativa alle manutenzioni ordinarie e straordinarie.]

La mancata consegna di tali documenti entro il termine precedentemente accordato (o la costante elusione di tale onere) costituisce un’inadempienza dei doveri a voi attribuiti dalla carica di amministratore di condominio e può dar luogo a responsabilità civili e penali che non esiteremo a far valere nelle sedi competenti.

Per tanto, con la presente vi diffidiamo ad adempiere ai vostri obblighi contrattuali, mettendo a disposizione i documenti richiesti entro il termine perentorio di [specificare un termine, ad esempio: 10 giorni] dalla ricezione della presente.

In assenza di una Vs. tempestiva risposta, ci vedremo costretti a porre in essere tutte le azioni legali necessarie a tutelare i nostri diritti, ivi incluso l’eventuale esonero dal vostro incarico di amministratore di condominio e la richiesta di danni, senza ulteriore preavviso.

Confidando nella Vostra collaborazione e nel rispetto delle norme che regolano l’amministrazione condominiale, attendiamo un Vs. sollecito riscontro e porgiamo distinti saluti.

[Firma di tutti i condomini che aderiscono alla diffida]

[Luogo e data]

Allegati:
– Copia delle precedenti richieste di documentazione.
– Elenco dei condomini aderenti alla presente diffida.

––––––––

Si prega di notare che questo è solo un esempio generico di come potrebbe essere strutturata una lettera di diffida per la consegna di documenti in ambito condominiale e dovrebbe essere adattato in base alle circostanze specifiche e alla legge applicabile. È sempre consigliabile consultare un legale per assistenza nella preparazione di una diffida legale.

Quarto esempio di Lettera di diffida consegna documenti amministratore condominio

Oggetto: Formale diffida per la consegna dei documenti di gestione del condominio – Art. 1130 e 1129 Codice Civile

Gentile [Nome e Cognome dell’Amministratore del Condominio o Ditta di Amministrazione],

Io sottoscritto/a [Tuo Nome e Cognome], nella mia qualità di proprietario/a dell’unità immobiliare sita in [Indirizzo completo dell’immobile], appartenente al condominio [Nome o indirizzo del condominio], e per il quale Lei ricopre il ruolo di Amministratore del Condominio, Le scrivo per sollecitare la consegna immediata di documenti relativi alla gestione e amministrazione del suddetto condominio.

Tale richiesta è supportata dall’esercizio del mio diritto di accesso ai documenti di gestione del condominio, come sancito dagli articoli 1130 e 1129 del Codice Civile, e ribadito dalla giurisprudenza in materia condominiale. Nei miei precedenti solleciti, datati [inserire le date delle precedenti comunicazioni], ho già espresso la necessità di avere a disposizione la seguente documentazione:

1. Bilancio condominiale approvato per gli anni [specificare gli anni di interesse];
2. Dettaglio delle spese sostenute e delle relative modalità di ripartizione;
3. Registro dei verbali delle assemblee condominiali degli ultimi [numero] anni;
4. Copia dei contratti di manutenzione e dei fornitori attualmente in vigore;
5. Documentazione relativa alle polizze assicurative del condominio.

Preciso che la mancanza della documentazione sopra elencata limita in modo inaccettabile la mia capacità di controllo e verifica sulla corretta gestione del patrimonio condominiale e sulla legittima attribuzione delle spese.

Non avendo ricevuto riscontro ai miei precedenti solleciti, questa lettera è da intendersi come formale diffida: qualora non venga consegnata la documentazione richiesta entro e non oltre [inserire una data con una scadenza ragionevole, ad esempio, 15 giorni dalla ricezione della presente lettera], sarò costretto/a a prendere in considerazione ulteriori azioni, inclusa la possibilità di ricorrere alle vie legali per fare valere i miei diritti di condomino come previsto dalla legge.

La consegna dei documenti è richiesta presso la mia abitazione o altro luogo da me concordato, oppure tramite posta elettronica all’indirizzo [inserisci il tuo indirizzo email], a seconda di quanto mi risulterà più conveniente.

Mi preme sottolineare che mi riservo di richiedere i danni qualora dalla mancata o tardiva consegna dei documenti dovessero emergere irregolarità nella gestione condominiale che comportino un pregiudizio per la mia posizione di condomino e/o un danno economico.

Confidando nella Sua collaborazione e in una pronta risoluzione della questione, cogli l’occasione per porgere distinti saluti.

[Tuo Nome e Cognome]
[Tua Firma]
[Tuo Indirizzo]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tua Email]

Data: [inserire la data di invio della lettera]

Allegati: copia delle precedenti comunicazioni inviate.