Lettera di diffida per violazione della privacy – Esempi e Modelli

La lettera di diffida per violazione della privacy è un documento formale che viene inviato all’individuo o all’entità che si ritiene sia responsabile di una violazione della riservatezza e protezione dei dati personali. La privacy è un diritto fondamentale che è tutelato da varie leggi e regolamenti, come il GDPR (General Data Protection Regulation) nell’Unione Europea o altre normative nazionali che regolano il trattamento dei dati personali.

Il nucleo di una lettera di diffida sta nell’azione di mettere in guarda l’altra parte rispetto a comportamenti giudicati illegittimi o impropri che leda il diritto alla privacy. La lettera di diffida generalmente elenca in termini chiari e specifici la natura della violazione, fornendo esempi o evidenze di come il diritto alla privacy sia stato infranto. Ad esempio, potrebbe trattarsi di un’azienda che ha divulgato senza autorizzazione dati personali a terze parti o di un’entità che ha raccolto o utilizzato tali dati in maniera non conforme alle leggi vigenti.

Inoltrare una tale comunicazione ha più finalità. Anzitutto, serve ad informare la parte contraria della violazione e della necessità di porvi rimedio. In secondo luogo, la lettera fungendo da avviso formale, pone una base legale per eventuali azioni future, qualora la situazione non dovesse risolversi. La lettera può, pertanto, esortare la parte responsabile della violazione a cessare immediatamente l’attività illegittima, a rimediare al danno causato e, in alcuni casi, può anche preavvisare di possibili richieste di risarcimento danni.

Tale comunicazione non è solamente un’espressione di disappunto, ma rappresenta un serio tentativo di risolvere il problema in maniera legale e ordinata, dando alla controparte l’opportunità di agire di conseguenza per evitare ulteriori conseguenze. Se la diffida non dovesse sortire l’effetto sperato, chi la invia avrebbe poi il diritto di valutare altre vie legali, come ad esempio l’avvio di una causa giudiziaria.

Come scrivere una Lettera di diffida per violazione della privacy

Iniziando la lettera, vanno inseriti i dettagli del mittente in alto a destra: il nome completo, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email, così da permettere al destinatario di identificare immediatamente chi sta inviando la diffida. Analogamente, sotto i dettagli del mittente o in alto a sinistra, si devono riportare i dati completi del destinatario, ossia colui che ha commesso l’illecito.

Subito dopo, solitamente in alto a sinistra, si inserisce la data e il luogo di spedizione della lettera per stabilire il contesto temporale e geografico della comunicazione, che può rivelarsi importante in fase di eventuale contenzioso legale.

È importante poi che ogni lettera di diffida abbia un oggetto, un breve incipit situato prima del corpo del testo che sintetizzi la finalità della lettera: “Oggetto: Diffida per violazione della privacy”.

All’interno del corpo della lettera, è essenziale esporre con chiarezza i motivi per cui si sta inviando la diffida, dettagliando gli specifici comportamenti o azioni che hanno causato la violazione della privacy. Tale esposizione deve basarsi sulla legislazione vigente in materia di privacy, menzionando eventuali articoli di legge specifici che siano stati violati.

Dopo aver descritto i motivi della diffida, bisogna formulare le richieste specifiche rivolte al destinatario. Tali richieste devono essere precise e ragionevoli, come ad esempio la cessazione immediata delle attività illecite, la rimozione di dati personali pubblicati senza consenso, o altre azioni correttive.

L’intimazione ad adempiere si riferisce al fatto che la lettera deve richiedere con fermezza al destinatario di porre rimedio alla situazione entro un lasso di tempo ben definito, che può variare a seconda del contesto e della gravità della violazione.

Infine, per conferire alla diffida un tono maggiormente incisivo, si deve indicare esplicitamente l’intenzione di procedere per vie legali e di richiedere il risarcimento del danno subito nel caso di ulteriore inadempimento. Questa minaccia di azioni legali agisce da deterrente, spingendo il destinatario a prendere sul serio la comunicazione e a rispondere tempestivamente alle richieste del mittente.

La conclusione della lettera di diffida dovrebbe quindi ribadire la serietà delle intenzioni del mittente e dare al destinatario una chiara comprensione delle conseguenze che può comportare un’ulteriore mancanza di rispetto per la privacy del mittente. La firma autografa del mittente alla fine del documento è un elemento cruciale che blinda l’autenticità della comunicazione.

Va ricordato che una lettera di diffida deve essere inviata in modo tale da ottenere una prova della sua ricezione (ad esempio, via raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata).

Questi elementi sono cruciali perché rendono il documento un valido mezzo di comunicazione delle proprie intenzioni e dei propri diritti, forte anche di un’implicita minaccia di ricorso legale nel caso in cui il destinatario non adempia alle richieste ricevute entro il termine dato. Nella pratica, ogni dettaglio può fare la differenza per garantire la protezione legale dei propri diritti.

Esempi di Lettera di diffida per violazione della privacy

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di diffida per violazione della privacy da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di diffida per violazione della privacy

Oggetto: Diffida per violazione della privacy e ad adempiere alla cessazione dell’illecito trattamento dei dati personali

Io sottoscritto/a, [Nome Cognome], nato/a a [Luogo di Nascita] il [Data di Nascita], residente in [Indirizzo completo], C.F. [Codice Fiscale], in qualità di soggetto interessato, scrivo la presente per esporre quanto segue.

In data [data dell’accaduto o dell’avvenuta conoscenza della violazione], sono venuto/a a conoscenza che la Sua azienda/società/ente, di cui è titolare/rappresentante legale, ha proceduto a un trattamento dei miei dati personali (specificare il tipo di dati se possibile, esempio: dati anagrafici, dati sensibili, ecc.) senza il mio consenso o in violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, in particolare il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e il D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

Tale comportamento costituisce una grave violazione della mia privacy e dei miei diritti fondamentali, nonché un illecito civile e, a seconda delle circostanze, potrebbe configurare un reato penale.

Per tali motivi, con la presente formalmente La diffido ad adempiere entro e non oltre 15 giorni dal ricevimento della presente lettera, a:

1. Cessare immediatamente ogni ulteriore trattamento illecito dei miei dati personali;
2. Fornirmi una completa informativa sul trattamento dei dati finora effettuato, incluse le finalità del trattamento e la base giuridica dello stesso;
3. Comunicarmi le misure adottate per assicurare la cancellazione e/o la rettificazione dei dati trattati illecitamente;
4. Informarmi qualora i dati siano stati comunicati a terzi, e in tal caso procedere con le stesse modalità di cui ai punti precedenti nei confronti dei terzi medesimi.

La informo che, in caso di mancato adempimento alle richieste sopra elencate, sarò costretto/a ad intraprendere le azioni legali appropriate davanti all’Autorità garante per la protezione dei dati personali e/o avanti all’autorità giudiziaria competente per la tutela dei miei diritti, compresa la richiesta di risarcimento dei danni subiti a causa della violazione dei diritti connessi al trattamento dei dati personali. Eventuali azioni legali saranno intraprese con aggravio di spese legali a Suo carico.

Mi riservo inoltre di richiedere il risarcimento dei danni per l’illecito trattamento dei dati personali subìto.

Sperando in una Sua celere e collaborativa risoluzione della presente situazione, colgo l’occasione per porgere distinti saluti.

[Luogo, Data]

[Firma]

[Nome Cognome]

[Recapiti per la corrispondenza: indirizzo, telefono, e-mail]

Secondo esempio di Lettera di diffida per violazione della privacy

Oggetto: Diffida per violazione delle normative sulla privacy ai sensi del GDPR e del D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali)

Il/la sottoscritto/a ______ nato/a a ______ il ______, codice fiscale ________ e residente in _____ (__), via _______, n. __, in qualità di interessato e/o titolare dei dati personali oggetto di trattamento,

Premesso che

– è venuto/a a conoscenza dell’utilizzo non autorizzato e/o divulgazione dei propri dati personali da parte di (indicare nome/ragione sociale del Responsabile/Del Titolare del trattamento o soggetto terzo);
– il suddetto comportamento costituisce una violazione dei propri diritti alla riservatezza e alla protezione dei dati personali come sancito dal Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) e dal D.lgs. 196/2003;
– in particolare, la violazione consiste in (descrivere la natura specifica della violazione, es. mancato consenso all’utilizzo dei dati, superamento delle finalità dichiarate, mancanza di misure di sicurezza adeguate, ecc.);
– non risultano fatte alla sottoscritta/o comunicazioni riguardanti il presunto trattamento illegittimo dei propri dati personali, contravvenendo agli obblighi informativi e di trasparenza previsti dalla normativa vigente;
– sono state ripetutamente sollevate, senza ricevere attenzione, rimostranze in merito a tali comportamenti illeciti da parte del/della sottoscritto/a, come documentato da (specificare la natura delle comunicazioni in precedenza inoltrate con date e metodi di comunicazione);
– la diffida presente costituisce un atto preliminare obbligatorio ai fini della instaurazione di un’eventuale procedura giudiziale o reclamo presso l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Tutto ciò premesso e considerato, vi intimo e diffido a cessare immediatamente ogni trattamento illecito dei dati personali che mi riguardano, a provvedere alla cancellazione dei dati stessi o ad adottare le necessarie misure correttive secondo quanto prescritto dalle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali, entro e non oltre il termine di 15 giorni dal ricevimento della presente.

In mancanza di una Vostra tempestiva risposta, o nel caso di mancato accoglimento delle richieste contenute in questa diffida, mi vedrò costretto/a a considerare l’ipotesi di far valere i miei diritti nelle sedi competenti (ivi compresa l’eventuale segnalazione all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali) e a richiedere il risarcimento di tutti i danni subiti e subendi, ivi compresi i danni non patrimoniali, nonché l’aggravio di spese legali e di ogni altro onere connesse alle azioni intraprese a tutela della mia privacy.

Si pone inoltre in rilievo che la prosecuzione del trattamento illecito dei dati personali costituisce un illecito perseguibile secondo quanto disposto dagli articoli 166 e seguenti del D.lgs. 196/2003 nonché dagli articoli 83 e seguenti del GDPR.

Con ogni riserva di legge e con espressa menzione per il risarcimento di ulteriori danni e l’aggravio di ulteriori spese che potrebbero emergere nel prosieguo della controversia.

Distinti saluti,

_______________
(Firma)

Terzo esempio di Lettera di diffida per violazione della privacy

Oggetto: Diffida formale per violazione della privacy ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Gentili Signori,

con la presente, noi [Nome del Mittente o della Società Rappresentata], in qualità di titolare del trattamento dei dati, esprimiamo formale reclamo nei confronti della Vostra società/organizzazione [Nome della Società/Organizzazione destinataria], con riferimento all’inadeguata tutela dei dati personali di cui siete venuti in possesso.

Si fa riferimento in particolare al seguente episodio: [Descrizione dettagliata dell’episodio che si ritiene costituisca una violazione della privacy, includendo date specifiche se possibile].

Nonostante i chiarimenti precedentemente richiesti [indicare se ci sono state comunicazioni precedenti], la nostra società non ha ricevuto spiegazioni soddisfacenti né siamo stati informati di misure correttive intraprese a tutela dei dati personali interessati.

Tale condotta pone la Vostra società/organizzazione in violazione degli articoli [specificare gli articoli del GDPR ritenuti violati] del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), che richiede il rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione dello scopo, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, e riservatezza nella gestione dei dati personali.

A seguito di quanto esposto, Vi diffidiamo formalmente a:

1. Cessare immediatamente ogni attività di trattamento che possa comportare ulteriori violazioni della privacy dei soggetti dati.
2. Adottare tutte le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio presentato dal trattamento.
3. Informarci, senza ingiustificato ritardo, circa le azioni intraprese per sanare la situazione e prevenire future violazioni.
4. Qualora non fosse già avvenuto, notificare la violazione all’autorità di controllo competente e, ove necessario, comunicarla senza ingiustificato ritardo alle persone fisiche i cui dati sono stati violati, come previsto dall’art. 34 del GDPR.

La presente diffida viene inviata al fine di offrirVi l’opportunità di conformare la Vostra attività alle normative vigenti e di limitare i danni potenzialmente arrecati ai soggetti interessati.

Vi richiediamo di ricontattarci confermando le azioni intraprese entro [specificare un termine appropriato, es. 15 giorni] dalla data di ricevimento della presente.

In assenza di una Vostra tempestiva reazione, saremo costretti a valutare la possibilità di adire alle appropriate vie legali, inclusa la segnalazione all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e/o l’inoltro di un’azione giudiziaria al fine di tutelare i nostri diritti e quelli dei soggetti interessati.

Confidando in una Vostra collaborazione e sollecita risposta, siamo disponibili per eventuali chiarimenti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Carica]
[Nome del Mittente o della Società Rappresentata]
[Indirizzo]
[Contatti: telefono, email]
[Data]

[Allegati: se presenti, elencare eventuali documenti allegati, come precedenti comunicazioni, prove della violazione, etc.]

Quarto esempio di Lettera di diffida per violazione della privacy

Oggetto: Lettera di diffida per violazione della privacy ai sensi del GDPR e della normativa vigente

Spett.le [Nome della Società o del soggetto destinatario],
[Indirizzo del destinatario]
[Città, CAP]

Città, [Data]

Egregi Signori,

Io sottoscritto/a [Il tuo nome e cognome], nato/a a [luogo di nascita] il [data di nascita], residente in [tuo indirizzo completo], in qualità di [tuo titolo o ruolo, se applicabile], rappresentante legale di [nome della tua azienda o organizzazione, se applicabile], intendo con la presente comunicarvi una formale diffida per la violazione della mia privacy e del trattamento illecito dei miei dati personali che abbiamo riscontrato.

Secondo quanto emerso da [descrivi le circostanze in cui hai scoperto la violazione, ad esempio “una comunicazione ricevuta”, “attraverso il nostro servizio di monitoraggio”, ecc.], è stato constatato che la Vostra Azienda / il Vostro Ente ha proceduto al trattamento dei dati personali che mi riguardano senza il mio consenso esplicito o in maniera non conforme alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation, GDPR) oltre che in contrasto con le leggi nazionali vigenti in materia di protezione dei dati personali.

Nel dettaglio, [descrivere specificamente la natura della violazione, come l’uso non autorizzato di informazioni riservate, la mancata sicurezza dei dati, divulgazione a terze parti senza consentimento, ecc.], cosa che rappresenta una violazione degli articoli [citare gli articoli specifici del GDPR o altra legislazione nazionale che è stata violata].

A fronte di quanto suesposto, Vi richiedo:

1. Una immediata cessazione di ogni trattamento illecito dei miei dati personali;
2. Una dichiarazione dettagliata delle ragioni per le quali è avvenuto tale trattamento non autorizzato dei miei dati, includendo i dettagli di tutte le persone che hanno avuto accesso ai miei dati;
3. La messa in atto di tutte le misure correttive per garantire che simili violazioni non abbiano a ripetersi in futuro;
4. L’adozione di misure adeguate per mitigare eventuali danni subiti a seguito di tale trattamento illecito dei dati personali.

Qualora non ricevessi una Vostra risposta soddisfacente entro un termine di [inserisci un termine, ad esempio 15 giorni] dalla ricezione della presente diffida, sarò costretto/a a valutare l’azione legale appropriata in difesa dei miei diritti, inclusa ma non limitata alla segnalazione dell’accaduto alle autorità competenti quali il Garante per la Protezione dei Dati Personali e/o l’avvio di una procedura giudiziaria per ottenere il risarcimento per i danni subiti.

Confidando in un Vostro celere riscontro, e nella speranza di poter risolvere la questione in termini amichevoli, mi riservo di considerare questa diffida come ultima comunicazione prima di procedere per le vie legali.

In attesa di riscontro, colgo l’occasione per inviarVi i miei migliori saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Il tuo nome e cognome]
[Contatti: numero di telefono, e-mail]

Allegati: [se ci sono documenti di supporto o altre comunicazioni pertinenti, elencarli qui]

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Si raccomanda di personalizzare il contenuto della lettera a seconda degli specifici dettagli del caso ed è consigliabile che questa venga esaminata da un avvocato prima dell’invio, al fine di garantire la correttezza legale e la sua efficacia.