Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea – Esempi e Modelli

Capita spesso in un contesto condominiale che non tutti i condomini partecipino alle assemblee previste per la gestione degli spazi e delle questioni comuni. Di fronte a tale assenza, si può sentire il bisogno di comunicare con coloro che non hanno partecipato, per vari motivi: dal desiderio di informarli su quanto è stato discusso e deciso, fino alla necessità di coinvolgerli in decisioni future o di sollecitarli a un maggior impegno nella vita del condominio. A questo scopo nasce la “Lettera ai condomini che hanno disertato l’assemblea”.

Questa lettera è un documento formale in cui il mittente, solitamente l’amministratore del condominio o il presidente del consiglio condominiale, si rivolge ai condomini assenti. Il tono è tipicamente cortese ma deciso, riflettendo la formalità di una comunicazione ufficiale ma anche la volontà di mantenere un clima cordiale all’interno della comunità condominiale.

Nel contenuto, la lettera tende ad iniziare con un riepilogo dei punti salienti trattati durante l’assemblea in questione, includendo le decisioni prese e i voti espressi sui vari argomenti discussi. La motivazione di questa sintesi è duplice: da un lato si vuole garantire che tutti i condomini siano al corrente delle evoluzioni della vita comune, dall’altro si sottolinea implicitamente l’importanza della loro partecipazione alle assemblee.

Seguendo il riassunto, è comune che la lettera ponga un accento specifico sulle implicazioni che le decisioni assunte hanno per l’intera collettività, mettendo in risalto eventuali responsabilità o contributi (economici o di altro tipo) che gravano sui condomini a seguito delle decisioni prese.

Oltre alle informazioni sui fatti dell’assemblea, la lettera può anche contenere un invito affinché i condomini si facciano parte attiva nelle future riunioni, esprimendo l’intendimento di valorizzare le opinioni di tutti i membri del condominio e di facilitare la partecipazione.

È altresì possibile che in questa comunicazione si chieda esplicitamente il motivo dell’assenza, sebbene ciò si faccia in genere con discrezione e in maniera non invadente, per rispettare la privata esigenza che potrebbe aver causato l’impedimento a partecipare.

La lettera si conclude tipicamente con un augurio di buona collaborazione e con l’esortazione a mantenere i canali di comunicazione aperti, sottolineando l’importanza del contributo di ciascun condomino al benessere e alla gestione efficace della comunità condominiale.

Un tale documento rappresenta quindi uno strumento di trasparenza e di tentativo di inclusione, con l’obiettivo di non escludere nessuno dal processo decisionale che riguarda la vita comune degli abitanti di un edificio e di incoraggiare un atteggiamento di partecipazione e responsabilità collettiva.

Come scrivere una Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

La scrittura di una lettera ai condomini che non hanno partecipato all’assemblea è un compito delicato che richiede attenzione e precisione. È importante essere chiari e cortesi, per mantenere buoni rapporti all’interno della comunità condominiale.

In una tale lettera, è essenziale partire da un’introduzione rispettosa, che possibilmente non faccia sentire i destinatari sotto accusa per la loro assenza. Un’espressione di comprensione verso possibili ragioni legittime per non aver partecipato potrebbe essere un buon modo per iniziare. Ad esempio, si potrebbe affermare che si comprende come gli impegni quotidiani possano talvolta rendere difficile la partecipazione a tutti gli eventi comunitari.

Successivamente, è basilare fornire un riepilogo delle questioni discusse durante l’assemblea. Questo dovrebbe includere argomenti di rilievo, come eventuali modifiche al regolamento condominiale, lavori di manutenzione straordinaria, o aggiornamenti sul bilancio condominiale. Il tono qui deve essere informativo e neutrale, evitando di fare sentire i destinatari come se avessero perso qualcosa di irrecuperabile.

Per mantenere un clima di trasparenza, sarebbe opportuno condividere i dettagli delle decisioni prese, comprese le votazioni e le eventuali delibere approvate. È importante, inoltre, che tali informazioni siano presentate in modo comprensibile, senza ricorrere a terminologie troppo tecniche che potrebbero confondere chi non era presente.

La lettera potrebbe includere anche una sezione in cui si invitano i condomini assenti a condividere le loro opinioni o eventuali preferenze su quanto discusso. Questo aiuterebbe a far sentire valorizzati tutti i membri della comunità condominiale, indicando che la loro voce conta anche se non hanno potuto essere presenti all’assemblea.

È altresì essenziale includere informazioni su come accedere ai verbali dell’assemblea o a ulteriori documenti pertinenti. Questo potrebbe significare fornire una copia allegata, oppure dettagliare dove tali documenti sono archiviati o come possono essere richiesti.

Infine, è buona norma concludere la lettera con un’espressione di disponibilità per eventuali domande o chiarimenti. Si può incoraggiare i condomini a contattare l’amministratore del condominio o la persona incaricata per ulteriori informazioni o per discutere questioni specifiche.

Un aspetto fondamentale è scrivere con un tono che inviti all’inclusione, reiterando l’importanza della partecipazione attiva alla vita condominiale e sottolineando come l’engagement di tutti i condo mini sia essenziale per il benessere della comunità.

In sintesi, una lettera ai condomini disertori deve bilanciare cortesia e informativa, senza apportare giudizi sulla mancata partecipazione, ma piuttosto incoraggiando coinvolgimento e dialogo futuro.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

Nell’ideare una lettera rivolta ai condomini che non hanno presenziato all’assemblea, è necessario optare per un linguaggio formale ma al contempo cortese e inclusivo. La scelta delle parole e il tono dovranno riflettere il rispetto verso i destinatari, mantenendo una comunicazione aperta e costruttiva.

Si partirà con un saluto formale, “Gentili Condomini” o “Spettabili Condomini”, che imposta subito il tono rispettoso. Successivamente, si esporrà lo scopo della lettera: informare circa gli argomenti trattati nell’assemblea da cui hanno disertato. È fondamentale non adottare toni di rimprovero per la loro assenza, ma piuttosto enfatizzare l’importanza della loro partecipazione e del contributo che ogni condomino può fornire alle decisioni collettive.

Durante la spiegazione dei punti discussi e delle decisioni prese, si dovrà fare attenzione a mantenere chiarezza e concisione, facendo uso di una lingua comprensibile e libera da terminologie troppo tecniche che potrebbero risultare escludenti o difficili da interpretare. È opportuno riportare i fatti in modo neutrale, evitando commenti personali che potrebbero scatenare controversie o disagi.

Verso la conclusione della lettera, sarà importante invitare i destinatari a esprimere le loro opinioni o a sollevare eventuali questioni, fornendo le informazioni necessarie per poter contattare l’amministratore o il consiglio di condominio. Questo può essere seguito da un incoraggiamento a partecipare alle future riunioni, per rafforzare il senso di comunità e di responsabilità condivisa.

Infine, si chiuderà con un’espressione di disponibilità al dialogo, come “Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento”, seguita da un formale “Cordiali saluti” o simili, prima di apporre la firma dell’amministratore o della persona incaricata della comunicazione.

In sintesi, la lettera dovrà essere formulata con un linguaggio che rifletta rispetto, trasparenza e inclusività, al fine di mantenere un clima sereno all’interno della comunità condominiale e incentivare una maggiore partecipazione futura.

Esempi di Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

Oggetto: Riassunto dell’Assemblea Condominiale del [Data] e Punti Salienti per i Condomini Assenti

Gentili Condomini,

Vi scrivo in qualità di Amministratore del Condominio [Nome Condominio] per riassumere i punti fondamentali discussi durante l’ultima assemblea, che si è tenuta in data [Data], e per sollecitare un approccio partecipativo da parte di tutti i membri del condominio. Abbiamo notato con rammarico la vostra assenza all’evento e comprendiamo che vi possono essere impegni e circostanze che impediscono la partecipazione.

L’assemblea è un momento cruciale per la vita condominiale: è in queste occasioni che si prendono decisioni importanti per la gestione e la manutenzione del nostro edificio. Per garantire che tutti siano informati e coinvolti, riporto di seguito i punti salienti discussi durante l’incontro:

1. Approvazione del rendiconto consuntivo per l’anno [Anno precedente]: È stato esaminato ed approvato il bilancio finale per l’anno [Anno precedente], evidenziando le aree di spesa maggiori e le possibili economie per il futuro.

2. Deliberazioni sulle opere di manutenzione straordinaria: Si è discusso circa la necessità di interventi urgenti su [elenco delle parti comuni che necessitano interventi], sottolineando l’importanza di procedere in tempi brevi per scongiurare danni maggiori.

3. Elezione del nuovo consiglio di amministrazione: Sono stati eletti i nuovi membri del consiglio i quali saranno responsabili per il seguente anno di gestire le sfide e i bisogni del nostro condominio. [Elenco dei nuovi membri]

4. Discussione sulla politica di gestione dei rifiuti: Si è deciso di adottare nuove misure per migliorare la raccolta differenziata e ridurre l’impronta ambientale del nostro condominio.

5. Varie ed eventuali: Tra gli argomenti vari, si è parlato della sicurezza del condominio e della necessità di aggiornare l’impianto di sorveglianza.

Per ogni punto, abbiamo deliberato le azioni da intraprendere e stabilito i tempi di realizzazione. È importante che ciascun condomino sia consapevole delle decisioni prese e collabori per il benessere della nostra comunità.

Aggiungo, inoltre, che tutti i condomini hanno diritto e il dovere di partecipare attivamente alla gestione del condominio. La vostra opinione è preziosa e necessaria per il buon andamento delle cose.

Per una lettura dettagliata del verbale dell’assemblea o per qualsiasi chiarimento, non esitate a contattarmi o a fissare un appuntamento presso il mio ufficio.

Infine, colgo l’occasione per ricordare che la prossima assemblea si terrà in data [prossima data]. Vi incoraggio a partecipare o, in caso di impossibilità, a delegare un altro condomino affinché le vostre posizioni e i vostri interessi siano rappresentati.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome, Amministratore di Condominio]
Contatti: [Telefono], [Email]
[Nome Condominio]
[Indirizzo Condominio]

Secondo esempio di Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

Oggetto: Resoconto Assemblea dei Condomini del [inserire data] – Comunicazione ai condomini assenti

Gentili Condomini,

in qualità di amministratore del condominio sito in [inserire indirizzo], mi preme comunicare a voi, che siete stati assenti in occasione dell’ultima Assemblea ordinaria tenutasi in data [inserire data], le decisioni e le informazioni discusse durante la seduta.

L’Assemblea ha avuto luogo alle ore [inserire ora] presso [inserire il luogo dell’assemblea], con la presenza del seguente numero di condomini rappresentanti [inserire il numero] millesimi dell’edificio. In assenza di un numero legale sufficiente per una delibera immediata, l’assemblea ha proceduto in seconda convocazione.

Di seguito, il resoconto dei punti all’ordine del giorno e delle relative decisioni:

1. Approvazione del rendiconto delle spese sostenute nell’anno [inserire anno], presentato dall’amministratore.
Decisione: [Breve sintesi del risultato della votazione]

2. Discussione e delibera sul preventivo delle spese per l’anno corrente [inserire anno].
Decisione: [Breve sintesi del risultato della votazione]

3. Nomina o conferma dell’amministratore del condominio.
Decisione: [Breve sintesi del risultato della votazione]

4. [Inserire eventuali altri punti discussi con le loro decisioni]

Ci teniamo a sottolineare l’importanza della vostra partecipazione alle assemblee condominiali future, in quanto essa costituisce un diritto-dovere di ciascun condomino e contribuisce a garantire la trasparenza e la correttezza nella gestione delle questioni comuni.

Inoltre, ricordo a tutti che il verbale della riunione viene mantenuto a disposizione dei condomini presso la sede dell’amministratore per eventuali consultazioni. È possibile altresì richiedere una copia via email o posta ordinaria.

Qualora abbiate domande o richieste di chiarimenti riguardo i temi trattati o le decisioni assunte, vi invito a contattarmi direttamente per fissare un appuntamento. La mia disponibilità è volta a garantire la massima collaborazione e trasparenza gestionale.

Ringraziando per l’attenzione, colgo l’occasione per inviarvi cordiali saluti e rimanere a vostra completa disposizione per qualsiasi necessità.

[Inserire nome e cognome]
Amministratore del Condominio [inserire nome del condominio]

Data: [inserire data di invio della comunicazione]
Firma: [se richiesta, inserire firma elettronica o spazio per firma manuale]

Terzo esempio di Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

Oggetto: Comunicazione ai condomini assenti dall’ultima assemblea ordinaria del [inserire data]

Gentilissimi Condomini,

In riferimento all’ultima assemblea ordinaria del condominio svoltasi in data [inserire data], la presente per informarvi circa i punti discussi e le decisioni adottate in vostra assenza.

Come è noto, la partecipazione all’assemblea condominiale rappresenta non solo un diritto, ma anche un dovere di ogni condomino. La presenza di tutti è fondamentale per poter esprimere opinioni, formulare proposte e prendere decisioni nell’interesse di tutta la comunità condominiale.

Nel rispetto della trasparenza e del coinvolgimento di tutti i componenti del condominio, di seguito si riassume l’esito dell’assemblea:

1. Approvazione del bilancio consuntivo relativo all’anno precedente: Il bilancio è stato approvato con [inserire dettagli maggioranza votante], ed abbiamo deliberato di allocare l’avanzo di amministrazione/un eventuale deficit come segue [specificare la delibera approvata].

2. Presentazione e approvazione del bilancio preventivo per l’anno in corso: Il preventivo è stato esaminato ed approvato con le seguenti specifiche [inserire dettagli e maggioranza votante].

3. Punti vari e questioni manutentive: Abbiamo discusso delle necessità manutentive [oppure inserire altri punti trattati] e deciso di procedere con [descrivere decisioni prese e tempi di realizzazione].

4. Nomina dell’amministratore o conferma di quello in carica: [inserire decisione presa e eventuali dettagli], con mandato fino alla prossima assemblea ordinaria.

5. Discussione su eventuali modifiche regolamentari o di uso delle parti comuni: [riassumere quanto discusso e le eventuali decisioni prese].

L’assemblea ha inoltre tributato una particolare attenzione a [inserire altri argomenti trattati se rilevanti].

Rimarcando l’importanza di un confronto condiviso e dell’apporto di tutti, inclusi i condomini che non hanno potuto essere presenti, si sottolinea che il verbale dell’assemblea è disponibile presso l’amministratore del condominio. Invitiamo chi non ha potuto partecipare a prendere visione dei dettagli del verbale per restare aggiornati sulle dinamiche condominiali.

Nel caso aveste dubbi o richieste di chiarimento in merito ai temi trattati o alle decisioni adottate, vi esortiamo a contattare l’amministratore, il quale rimane a completa disposizione per qualsiasi confronto.

Con fiducia in una vostra maggiore partecipazione futura e nell’interesse proattivo verso il bene comune, porgiamo cordiali saluti.

[Il tuo Nome]
Amministratore del condominio [nome del condominio]

Data: [Inserire data di invio della lettera]
[Contatti amministratore: numero di telefono, indirizzo email, altri recapiti utili]

Quarto esempio di Lettera ai condomini che hanno disertato assemblea

Oggetto: Resoconto e Implicazioni della Mancata Partecipazione all’Assemblea Condominiale del [data]

Gentili proprietari,

mi rivolgo a voi nella mia qualità di amministratore del condominio di [indirizzo o nome del condominio], con lo scopo di fornire un’informativa circa gli esiti dell’assemblea tenutasi in data [data assemblea], nella quale si è registrata una vostra mancata presenza. È mio dovere assicurare che tutti i condomini siano adeguatamente informati sulle questioni trattate e sulle decisioni assunte, nonché consapevoli delle responsabilità legate alla mancata partecipazione.

Durante l’assemblea, all’ordine del giorno erano presenti i seguenti punti:

1. Approvazione del rendiconto consuntivo per l’anno [anno precedente].
2. Presentazione e approvazione del preventivo per l’anno corrente [anno corrente].
3. Discussione e deliberazione sulla proposta di [mettere qui l’esempio di una proposta specifica, se applicabile].
4. Varie ed eventuali.

Desidero sottolineare l’importanza del vostro ruolo attivo come membri del condominio. Ogni decisione assunta durante l’assemblea ha un impatto diretto sul vivere quotidiano di tutti noi e sul valore delle nostre proprietà. Pertanto, la vostra presenza è cruciale per garantire che ogni voce possa essere ascoltata e valutata nell’interesse collettivo.

L’assenza di uno o più condomini può influire sul raggiungimento del quorum necessario per la validità delle assemblee e delle relative delibere. Inoltre, vorrei ricordarvi che, pur non essendo intervenuti fisicamente, le decisioni prese in assemblea vi coinvolgono parimenti e la loro osservanza è vincolante per tutti.

Nell’ultima assemblea, le decisioni importanti che sono state prese includono:

[Elencare qui le decisioni principali e i voti raccolti, evidenziando eventuali deliberazioni per future manutenzioni, modifiche o migliorie strutturali, e così via.]

In allegato alla presente lettera troverete il verbale completo dell’assemblea, che dettaglia ogni argomento trattato nonché le relative votazioni e decisioni definitive.

È comprensibile che a volte possono sorgere impedimenti che vi ostacolano nel partecipare; tuttavia, vorrei incoraggiarvi a comunicarli tempestivamente, in modo da poter pianificare eventuali deleghe o individuare soluzioni che permettano la vostra partecipazione, anche a distanza se necessario.

Ricordo, inoltre, che è sempre possibile proporre temi o domande da discutere durante le assemblee e che l’amministratore è a vostra disposizione per eventuali chiarimenti o dubbi su quanto deciso o sui meccanismi di funzionamento delle assemblee stesse.

Infine, vorrei anticipare che la prossima assemblea ordinaria è prevista per il [data prossima assemblea]. Vi preghiamo di segnare questa data sui vostri calendari e di fare il possibile per essere presenti o, qualora ciò non fosse fattibile, di fornire una delega scritta ad un altro condomino di vostra fiducia.

Nel caso abbiate domande o necessità di ulteriori dettagli, non esitate a contattarmi. La vostra partecipazione proattiva è fondamentale per il mantenimento della qualità della vita condominiale e la valorizzazione delle nostre proprietà.

Cordiali saluti,

[Nome dell’Amministratore]
[Contatti dell’Amministratore]