Lettera formale per restituzione merce – Esempi e Modelli

La lettera formale per restituzione merce è un documento redatto da un cliente per comunicare a un fornitore la propria intenzione di rendere un prodotto acquistato. In tale missiva, il tono utilizzato è formale e rispettoso, poiché riflette le convenzioni della comunicazione professionale ed è destinato a un contesto aziendale o commerciale.

Il contenuto della lettera include solitamente l’identificazione del prodotto che si desidera restituire, motivazioni dettagliate della restituzione, e la richiesta esplicita di rimborsi o sostituzioni, nel caso ciò sia previsto dai termini di vendita o dalla politica di restituzione della compagnia. È importante includere tutti i riferimenti necessari, come numeri d’ordine, date di acquisto, numeri di serie o altri identificativi specifici che facilitano il processo di reso da parte del fornitore.

La comunicazione è spesso corredata da una copia della ricevuta o della fattura d’acquisto per agevolare l’identificazione dell’acquisto in questione. Nella lettera possono essere inclusi anche dettagli su eventuali difetti o problemi relativi all’articolo, accompagnati, se necessario, da documentazione fotografica.

Nella struttura, la lettera inizia con i dati del mittente e del destinatario, segue con l’oggetto che sintetizza il motivo della corrispondenza, poi l’apertura formale, il corpo della lettera che espone la situazione e la richiesta, seguita da una conclusione cortese e la firma del mittente.

La precisione e la chiarezza sono imperativi in questo tipo di scrittura, così come la cortesia e la professionalità, al fine di mantenere relazioni commerciali positive e agevolare una risoluzione efficiente della situazione. Questa lettera si riveste di particolare importanza quando la comunicazione formale è considerata come prova documentale di un tentativo di risolvere la questione attraverso vie ufficiali.

Come scrivere una Lettera formale per restituzione merce

In apertura, come in ogni lettera formale, ci deve essere l’intestazione, che comprende il nome, l’indirizzo e i recapiti del mittente a sinistra e sotto, o al centro della pagina, seguiti dalla data della scrittura della lettera. Segue poi l’indirizzo del destinatario sulla destra o a sinistra del foglio, rispettando l’allineamento scelto per l’intestazione.

Dopo l’intestazione, di consueto si inserisce un oggetto, che è una breve frase composta da poche parole significative che riassumono il motivo della lettera, come “Restituzione merce ordine n. XXXXX”. Questo aiuta il destinatario a identificare rapidamente il contenuto della corrispondenza.

A seguire, si usa un saluto formale, come “Gentile [Nome del destinatario],” o “Spett.le [Nome dell’azienda],” se non si conosce il nome della persona specifica destinataria della lettera. Il saluto serve a stabilire un inizio cortese per la comunicazione.

Il corpo della lettera inizia con una breve presentazione del motivo per cui si sta scrivendo, spiegando in modo conciso che si desidera effettuare una restituzione della merce. Si dovrebbe menzionare la natura del problema incontrato con il prodotto, ad esempio se esso è difettoso, non corrisponde a quanto ordinato o non soddisfa le aspettative per altri motivi. È cruciale essere precisi, ma anche mostrare cortesia e professionalità, evitando toni accusatori.

Si deve poi fornire i dettagli specifici dell’ordine per permettere al destinatario di risalire facilmente all’acquisto in questione. Questo include il numero d’ordine, la data dell’acquisto, la descrizione della merce e ogni eventuale codice prodotto. In aggiunta, si deve includere anche una descrizione dettagliata del difetto o del motivo della insoddisfazione, eventualmente allegando fotografie o altri documenti che possano attestare e chiarire la situazione.

Nel paragrafo successivo, si spiega come si desidera procedere con la restituzione, fornendo proposte concrete, quali il rimborso, la sostituzione del prodotto o la riparazione dello stesso. Inoltre, si forniscono istruzioni o si chiede informazioni sul metodo preferito per il reso, chiedendo, per esempio, se ci sono etichette di reso fornite o modalità particolari da rispettare.

Verso la conclusione della lettera, si offre spazio al destinatario per ulteriori comunicazioni, esprimendo la propria disponibilità a fornire ulteriori dettagli se necessario e si invita a un’azione da parte sua. Si mostra apprezzamento per la loro attenzione e si sottolinea la volontà di raggiungere una risoluzione soddisfacente per entrambe le parti.

Si chiude la lettera con una formula di cortesia adeguata, come “Cordiali saluti,” seguita dalla firma e dal nome completo del mittente. Se la lettera viene stampata, si lascia spazio per la firma autografa. In allegato, si possono includere tutti i documenti che si reputano utili a supportare la richiesta di restituzione, come copie di ricevute, conferme d’ordine o fotografie della merce.

Una lettera ben scritta e strutturata, che include tutte queste informazioni, trasmetterà professionalità e aumenterà la probabilità di una risoluzione positiva per la restituzione della merce.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera formale per restituzione merce

Nella redazione di una lettera formale per la restituzione di merce, il linguaggio deve essere cortese, preciso e professionale. È importante comunicare chiaramente la ragione della restituzione e fornire dettagli specifici in modo da facilitare il processo. Ci si dovrebbe rivolgere al destinatario con formule di rispetto, utilizzando per esempio “Egregio/a” o “Gentile”, seguito dal titolo professionale se noto o dal cognome.

Il corpo della lettera dovrebbe iniziare con una breve introduzione che stabilisce il contesto, come il riferimento a un ordine specifico, indicando la data dell’ordine e il numero di riferimento del documento. Successivamente, è importante esporre i motivi per cui la merce è stata ritenuta inadeguata o non conforme alle aspettative o alla descrizione fornita. Queste ragioni devono essere espresse in modo obiettivo, senza emozioni o toni critici.

Anche i dettagli logistici vanno espressi chiaramente, come le modalità con cui si prevede di effettuare la restituzione, aspettative riguardo un possibile rimborso o sostituzione del prodotto e tutti i termini legali o contrattuali rilevanti che potrebbero applicarsi alla situazione.

In conclusione, si dovrebbe esprimere la disponibilità a collaborare per risolvere la questione in maniera soddisfacente e la speranza che l’incidente non pregiudichi i futuri rapporti commerciali. È sempre bene ringraziare il destinatario per l’attenzione e la comprensione.

Il tono dovrebbe trasmettere rispetto e professionalità senza alcuna traccia di belligeranza o frustrazione, anche se il motivo della restituzione potrebbe essere fonte di disappunto. Un linguaggio cortese e costruttivo è sempre la scelta migliore, contribuendo a mantenere positive le relazioni commerciali e a facilitare una risoluzione amichevole della questione. Infine, la lettera dovrebbe concludersi con una frase di saluto formale, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguito dalla firma e dal nome in stampatello del mittente.

Esempi di Lettera formale per restituzione merce

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera formale per restituzione merce da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera formale per restituzione merce

Oggetto: Richiesta di restituzione merce – Numero Ordine [Inserire Numero Ordine]

Egregi Signori,

con la presente, desidero segnalarvi una problematica relativa all’ordine numero [Inserire Numero Ordine], ricevuto da parte Vostra in data [Inserire Data di Ricevimento].

Purtroppo, dopo un accurato controllo, abbiamo accertato che alcuni articoli non corrispondono alle specifiche concordate o presentano difetti che compromettono il loro utilizzo. Dettagliatamente, si tratta di [elencare i prodotti e descriverne i difetti o le incongruenze].

In base alle condizioni di vendita e alla politica di reso da Voi fornita, intendiamo pertanto procedere con la restituzione della merce difettosa/non conforme. Abbiamo già predisposto gli articoli per la spedizione e richiesto a [Nome Corriere] di effettuare il ritiro presso la nostra sede in [Indirizzo completo della Vostra azienda] in data [Inserire Data di Ritiro].

Vi preghiamo di fornirci le eventuali istruzioni aggiuntive per la restituzione e di confermare la modalità di riaccredito o di sostituzione dei prodotti in questione. Siamo fiduciosi che possiamo risolvere la situazione in modo soddisfacente per entrambe le parti.

Rimango in attesa di un Vostro sollecito riscontro e nel frattempo, per qualsiasi chiarimento o informazione, potete contattarmi al numero [Inserire Numero di Telefono] o scrivere all’indirizzo email [Inserire Indirizzo Email].

Vi ringrazio per l’attenzione e confido in una Vostra celere risposta.

Cordialmente,

[Firma]

[Nome Cognome]
[Ruolo nella Società]
[Nome della Vostra Società]
[P.IVA/Codice Fiscale]
Indirizzo della Vostra Società
Recapito Telefonico
Indirizzo Email

Secondo esempio di Lettera formale per restituzione merce

Oggetto: Richiesta di restituzione merce per non conformità

Gentile [Nome del Responsabile o dell’Azienda],

Con la presente, noi di [Nome della tua società/azienda], intendiamo comunicarVi la nostra intenzione di procedere alla restituzione della merce da Voi fornita in data [inserire data di consegna], relativa all’ordine numero [inserire numero ordine o riferimento].

Come discusso telefonicamente in data [inserire data della comunicazione] e a seguito di un’accurata verifica interna, è emerso che la merce in questione presenta delle non conformità rispetto agli standard richiesti e concordati come da specifiche tecniche/contratto d’acquisto allegato [inserire allegato se presente (es. Allegato A)].

In dettaglio, i problemi riscontrati sulla merce sono i seguenti:
1. [Descrivere il primo difetto o non conformità – es. articolo danneggiato, specifica non rispettata, etc.]
2. [Descrivere il secondo difetto o non conformità]
3. […eventuali ulteriori problemi…]

A causa delle suddette non conformità, la merce non è idonea all’uso a cui è destinata e pertanto richiediamo una sostituzione/rimborso ai sensi di quanto previsto dalle normative vigenti in materia di vendite commerciali e nella nostra previa corrispondenza/comunicazione/accordo.

Vi preghiamo di fornirci istruzioni precise per procedere alla spedizione di reso e confermarci l’accettazione della merce oggetto della presente richiesta.

Per la restituzione, ci avvarremo del corriere [Nome del corriere] che passerà a ritirare i beni il [inserire la data prevista per il ritiro] presso il nostro magazzino situato in [inserire indirizzo completo di ritiro della merce]. Vi saremmo grati se poteste garantire la presa in carico della restituzione entro questa data.

Ci aspettiamo altresì che venga effettuato un controllo qualità accurato per i futuri invii al fine di evitare disservizi simili, essendo questa situazione fonte di disagio operativo e finanziario per la nostra azienda.

In attesa di una Vostra sollecita risposta, porgiamo distinti saluti.

Nome e Cognome [del mittente]
Titolo/Ruolo [del mittente]
[Nome della tua società/azienda]
[Indirizzo della tua società/azienda]
[Recapito telefonico]
[Indirizzo e-mail]

Data: [Inserire la data di invio della lettera]
Allegati: [Elencare eventuali documenti allegati, come foto della merce danneggiata, contratto d’acquisto, comunicazioni precedenti, ecc.]

Terzo esempio di Lettera formale per restituzione merce

Oggetto: Restituzione Merce Codice Ordine [Inserire Codice Ordine]

Egregi Signori,

con la presente desidero comunicarVi la mia intenzione di procedere con la restituzione della merce ricevuta in data [Inserire Data di Ricevimento], relativa all’ordine numero [Inserire Codice Ordine], a causa di [Inserire Motivo della Restituzione, es.: danneggiamenti, non conformità alla descrizione, difetto di funzionamento ecc.].

Secondo quanto previsto dalla nostra comunicazione commerciale e dai termini di vendita da noi accettati al momento dell’ordine, abbiamo diritto alla restituzione dei prodotti in questione e al conseguente rimborso o sostituzione della merce.

In allegato trovate la documentazione fotografica che attesta le condizioni attuali del prodotto, oltre alla copia del DDT e/o fattura di vendita corrispondente all’acquisto effettuato.

Restiamo in attesa di ricevere le vostre istruzioni su come procedere alla spedizione dei beni e sulle modalità di ritiro da parte vostra, assicurandovi la nostra disponibilità a collaborare per risolvere la questione nel modo più efficiente possibile.

Vi preghiamo, inoltre, di fornirci conferma scritta riguardo alla ricezione di questa comunicazione e alle modalità di rimborso o sostituzione della merce.

Ringraziandovi per l’attenzione e restando in attesa di un vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Ruolo nella ditta]
[Nome della ditta]
Indirizzo della Sede Legale: [Indirizzo]
Telefono: [Numero di telefono]
Email: [Indirizzo email]
[Altre informazioni di contatto]

Allegati:
– Fotografie del danno o problema della merce;
– Copia del Documento di Trasporto (DDT) o fattura;
– Altri documenti rilevanti (se necessario).

Quarto esempio di Lettera formale per restituzione merce

Oggetto: Richiesta di Restituzione Merce – [Inserire Numero dell’Ordine o Riferimento]

Egregi Signori,

con la presente, io sottoscritto/a [Il tuo nome e cognome], in rappresentanza della [Nome della tua azienda o entità legale], con sede legale in [Indirizzo completo], Vi contatto in riferimento all’ordine avente numero [Inserire il numero dell’ordine], datato [Inserire data dell’ordine], della merce ricevuta in data [Indicare la data di ricezione] e descritta nei dettagli nel documento di trasporto allegato [Riferimento del documento di trasporto o bolla di consegna].

Purtroppo, dopo un accurato controllo del materiale da parte del nostro reparto qualità, abbiamo riscontrato [Descrivere la natura del problema: es. danneggiamenti, non conformità, difettosità, inadeguatezza rispetto all’ordine originale ecc.], contrariamente a quanto previsto dai termini di contratto/fattura. In allegato a questa lettera, troverete la documentazione fotografica che evidenzia tali difetti, oltre a una copia dell’ordine originale e della bolla di consegna.

In conformità con le condizioni di vendita e i termini del contratto stipulato, richiediamo la restituzione dei seguenti articoli: [Elencare gli articoli con codici o riferimenti specifici, se necessario].

Chiediamo pertanto che la merce venga ritirata presso la nostra sede/amministrazione entro [inserire un termine ragionevole], a costi e oneri a Vostro carico, oppure di ricevere istruzioni specifiche per il reso degli articoli difettosi/non conformi.

Siamo disponibili a discutere eventuali soluzioni che potreste proporre per risolvere la situazione, inclusa la sostituzione degli articoli, l’emissione di un nota di credito o il rimborso dell’importo pagato.

Per la gestione delle pratiche di reso, potete contattarci ai seguenti recapiti: [Inserire numero di telefono ed e-mail]. Vi preghiamo di comunicarci a breve uno strumento di riferimento o una persona da contattare che potrà seguire la questione.

Attendiamo un vostro cortese ma sollecito riscontro e vi ringraziamo anticipatamente per la vostra collaborazione.

Certi della vostra comprensione, porgiamo distinti saluti.

[Il tuo nome e cognome]
[La tua posizione in azienda]
[Nome della tua azienda o entità legale]

Allegati: Fotografie dei difetti, Copia dell’Ordine Originale, Bolla di Consegna, Eventuali altri documenti di supporto.

[Se la lettera è spedita per posta, inserire la propria firma manuale sulla versione stampata]