Lettera di comunicazione data rogito – Esempi e Modelli

La lettera di comunicazione data rogito è un documento formale tramite il quale una delle parti coinvolte in una transazione immobiliare, solitamente l’acquirente, comunica all’altra partecipante, di solito il venditore, la data in cui è previsto che si svolga il rogito notarile. Il rogito notarile rappresenta il momento in cui si formalizza il passaggio di proprietà di un bene immobile ed è un evento chiave in qualsiasi processo di compravendita immobiliare.

In questa lettera, l’acquirente notifica quindi al venditore il giorno in cui le parti dovrebbero presentarsi presso lo studio del notaio, scelto di comune accordo o secondo le normative locali in uso, per la firma dell’atto definitivo di vendita. Si tratta di un atto formale che segue di solito una serie di altre comunicazioni e conferma l’avanzamento del processo di compravendita verso il suo culmine. Questo documento è importante perché contribuisce a garantire che tutte le parti abbiano adeguato preavviso in merito alla data e ai dettagli del rogito, consentendo loro di organizzare ogni necessità logistica e assicurarsi che tutti i documenti e i requisiti siano in ordine prima della firma.

L’essenza della lettera consiste dunque nell’assicurare che la comunicazione sia chiara, che tutte le parti siano sulla stessa pagina e che l’evento critico della firma e della conclusione della vendita avvenga senza impedimenti o incomprensioni. Gli elementi che la caratterizzano sono il tono formale, l’accuratezza delle informazioni e la precisione nel delineare le responsabilità di ciascuna parte nella preparazione del rogito.

Come scrivere una Lettera di comunicazione data rogito

All’inizio della lettera, deve essere chiaro chi è il mittente e chi sono i destinatari. Il mittente sarà probabilmente il notaio che presiede il rogito o l’agenzia immobiliare che sta coordinando la transazione, mentre i destinatari saranno i compratori e venditori coinvolti nell’operazione.

Dopo l’indirizzo e il saluto iniziale, è buona norma inserire un breve riepilogo del contesto: si potrebbe ricordare che questa lettera fa seguito ad accordi e negoziazioni precedentemente avvenuti e che con la comunicazione si definisce un passo cruciale per la conclusione dell’affare.

Successivamente, si entra nel dettaglio della data, dell’orario e del luogo in cui sarà firmato il rogito. Queste informazioni sono cruciali per assicurare che tutte le parti siano presenti al momento del passaggio legale della proprietà. La data deve essere indicata con precisione, evitando ambiguità, e l’orario dovrebbe tener conto di eventuali spazi di tempo necessari per l’espletamento di ogni parte del processo. Inoltre, è importante indicare chiaramente l’indirizzo esatto dello studio notarile o della location dove si terrà la firma, includendo, se necessario, istruzioni specifiche per raggiungere il luogo.

Nella comunicazione si deve anche specificare la documentazione che compratore e venditore dovranno portare con sé. Questo può includere, ad esempio, documenti personali come carte d’identità o codici fiscali, dettagli bancari per i trasferimenti di fondi, documenti relativi all’immobile come la visura catastale aggiornata, planimetrie, attestati di prestazione energetica, certificati di agibilità, nonché ogni documento che il notaio abbisogni per la validazione del rogito.

Un aspetto fondamentale da non trascurare è la comunicazione relativa ai fondi: bisogna chiarire se ci sono importi da saldare prima della firma, come il saldo del prezzo di acquisto da parte del compratore, eventuali imposte, o onorari notarili, e fornire istruzioni precise su come effettuare questi pagamenti.

Infine, va segnalato se ci sono pratiche o questioni che devono essere risolte prima del rogito, come la liberazione dell’immobile da parte del venditore o la conferma del bonifico del compratore.

Una chiusura cortese dovrebbe invitare i destinatari a confermare la ricezione della lettera e la loro presenza al rogito, offrendo nel contempo la disponibilità per eventuali chiarimenti o domande aggiuntive.

Il tono generale della lettera dovrebbe essere professionale e chiaro, esprimendo nel contempo una certa attenzione verso le necessità delle parti, affinché il passaggio di proprietà si concluda in maniera serena e senza intoppi.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di comunicazione data rogito

In una lettera di comunicazione per data di rogito è fondamentale utilizzare un linguaggio formale e professionale, rispecchiando l’importanza e l’ufficialità dell’evento che sta per verificarsi – il trasferimento di proprietà immobiliare, il quale viene formalizzato attraverso il rogito notarile.

Il tono della lettera dovrebbe essere cortese ma allo stesso tempo diretto, dal momento che il suo scopo è informare in modo chiaro e non ambiguo la o le parti coinvolte riguardo i dettagli rilevanti dell’appuntamento. È essenziale assicurarsi che tutte le informazioni siano precise e inequivocabili, includendo data, ora, luogo e eventuali documenti o preparativi necessari da parte dei destinatari della lettera.

Dato il contesto legale e formale, è opportuno usar frasi ben costruite ed evitare colloquialismi o linguaggio informale. La scelta delle parole dovrebbe riflettere rispetto e professionalità; ad esempio, si dovrebbe fare riferimento ai destinatari con titoli appropriati e formule di rispetto come “Egregio” o “Gentile” seguito dal cognome o dal titolo professionale, se noto.

L’uso di terminologia legale e termini tecnici legati alla procedura di rogito è accettabile e a volte necessario, ma è importante assicurarsi che i termini siano usati correttamente e che siano comprensibili al destinatario. Se si prevede che il destinatario potrebbe non essere familiare con alcuni dei termini utilizzati, può essere utile fornire una breve spiegazione o definizione.

È inoltre fondamentale revisare la lettera accuratamente per assicurarsi che non ci siano errori grammaticali, ortografici o tipografici che potrebbero compromettere la professionalità del documento e potenzialmente causare confusione o malintesi.

In somma, la scrittura di questo tipo di comunicazione dovrebbe essere precisa, formale e riflettere attenzione ai dettagli, fornendo tutte le informazioni necessarie per permettere alle parti coinvolte di prepararsi adeguatamente per il rogito.

Esempi di Lettera di comunicazione data rogito

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di comunicazione data rogito da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di comunicazione data rogito

Oggetto: Comunicazione Data di Rogito – Acquisto Immobiliare Rif. [Numero pratica/Contratto]

Gentile [Nome del ricevente],

Con la presente desidero comunicarLe che il rogito notarile relativo all’acquisto dell’immobile sito in [indirizzo completo della proprietà], identificato con [eventuali ulteriori dettagli dell’immobile, come numero di catasto, piano, etc.], è stato fissato per il giorno [data del rogito], alle ore [ora del rogito].

La S.V. è cortesemente invitata a presenziare all’appuntamento presso lo studio del Notaio [Nome e Cognome del Notaio], sito in [indirizzo completo dello studio notarile], al fine di perfezionare l’atto di compravendita previsto.

Si ricorda di portare con sé tutti i documenti necessari ai fini dell’atto, inclusi, ma non limitati a:

1. Un documento di identità valido;
2. Il codice fiscale o tessera sanitaria;
3. Eventuali documenti relativi al finanziamento (qualora l’acquisto sia stato supportato da un mutuo);
4. [Altri documenti richiesti specificamente dal Notaio o importanti per la pratica, come certificati, attestati, ecc.].

Per favore, confermi la Sua presenza entro e non oltre il [data limite per la conferma], al fine di permetterci di organizzare al meglio l’incontro e assicurarci che tutto proceda come previsto.

In caso di impossibilità a partecipare nel giorno stabilito, La preghiamo di comunicarcelo al più presto possibile, così da poter valutare insieme la possibilità di riprogrammare l’appuntamento a una nuova data conveniente per tutte le parti coinvolte.

Per qualsiasi dubbio o necessità di ulteriori chiarimenti, non esiti a contattarmi ai recapiti che troverà in calce a questa lettera.

Con l’occasione, Le porgo cordiali saluti e l’augurio di un proficuo completamento dell’operazione di compravendita.

Distinti saluti,
[Firma manoscritta, se la lettera è inviata in cartaceo]

[Nome e Cognome]
[Ruolo/Posizione – se applicabile]
[Riferimenti dell’Agenzia Immobiliare o Studio Legale, se applicabile]
Indirizzo:
Telefono:
Fax:
Email:

[Eventuale PEC – Posta Elettronica Certificata]
[Altri Contatti]

[P.S.: Qui potete aggiungere una postilla se necessario, ad esempio suggerire parcheggi vicino allo studio notarile o qualsiasi suggerimento logistico.]

—

Si prega di notare che la lettera dovrebbe essere adattata in base alle specificità e al contesto della pratica, e che tutti i dati personali e sensibili devono essere trattati in conformità con le vigenti normative sulla privacy.

Secondo esempio di Lettera di comunicazione data rogito

Oggetto: Convocazione per Siglatura Atto di Rogito

Egregio/ –a Signor/ –a [Nome e Cognome del Destinatario],
in merito all’acquisto dell’immobile situato in [Indirizzo completo dell’immobile], di cui è stato già effettuato il preliminare di vendita in data [Data del Preliminare], siamo lieti di informarVi che la data della stipula dell’atto di rogito è stata fissata per il giorno [Data del Rogito], alle ore [Orario del Rogito].

La cerimonia di siglatura si terrà presso il mio studio sito in [Indirizzo dello Studio Notarile], sala [Numero o Nome della Sala se applicabile].

Per assicurare la correttezza e l’efficienza dell’appuntamento, La/e invitiamo a presentarsi con adeguato anticipo e muniti/a del seguente documento e/o documenti:
– Un documento d’identità valido (carta d’identità, passaporto o patente di guida);
– Codice fiscale;
– [Qualsiasi altro documento richiesto specificamente per l’atto, es. certificati, concessioni, ecc.].

Si raccomanda di portare con sé anche le modalità di pagamento per il saldo dell’immobile, le spese notarili e tutte le altre eventuali somme concordate, ovvero:
– Assegno circolare non trasferibile;
– Bonifico bancario anticipato, del quale è necessario portare la ricevuta di esecuzione;
– [Altri metodi di pagamento se accordati].

Sarà nostra cura inoltre provvedere alla preparazione di tutti gli atti relativi alla vendita e alla sua autenticazione. Per qualsiasi chiarimento o necessità, non esitate a contattare il nostro ufficio ai recapiti sopra indicati.

Cordiali saluti,

[Firma manoscritta se inviato in formato cartaceo]

[Il Nome e Cognome del Notaio]
Notaio
[Studio Notarile o Ragione Sociale]

NB: Si prega di confermare la presenza alla cerimonia di rogito rispondendo a questa comunicazione entro e non oltre [Data limite per la conferma di presenza]. In caso di impedimenti o necessità di riprogrammare, vi invitiamo a contattarci tempestivamente.

Terzo esempio di Lettera di comunicazione data rogito

OGGETTO: Comunicazione della Data di Rogito – Acquisto Immobiliare [Inserire la descrizione dell’immobile, es. Appartamento/Immobile sito in Via…]

Gentili Signori,

la presente lettera ha lo scopo di informarvi che il giorno [data del rogito] presso lo studio del Notaio [Nome e Cognome] situato in [indirizzo dello studio notarile], si procederà al rogito notarile per l’acquisto dell’immobile sito in [indirizzo completo dell’immobile], di cui è stata precedentemente concordata la compravendita.

Detto atto sancirà formalmente il passaggio della proprietà dell’immobile in oggetto dalle mani del venditore, [Nome e Cognome del venditore o denominazione della Società se il venditore è una persona giuridica], al sottoscritto, [Nome e Cognome del compratore], secondo i termini e le condizioni concordati nelle precedenti fasi negoziali e secondo quanto stabilito dal compromesso firmato in data [data del compromesso].

Si richiede la presenza delle parti o dei loro legali rappresentanti muniti di un valido documento di identità e di tutti i documenti necessari a norma di legge per la validazione dell’atto di compravendita.

Si prega di confermare la vostra partecipazione alla data del rogito, nonché di comunicare tempestivamente eventuali impedimenti o la necessità di modificare tale appuntamento.

Si desidera inoltre informare che tutti gli adempimenti fiscali e le spese relative al rogito, come da accordi, saranno a carico della parte acquirente, eccetto quanto diversamente specificato nel compromesso.

Resto a disposizione per ogni ulteriore informazione o chiarimento e confido nella vostra presenza al fine di concludere con serenità l’acquisto dell’immobile.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome del Compratore]
[Recapito Telefonico]
[Indirizzo Email]

Allegati: Copia del compromesso; Documentazione identificativa dell’acquirente.

Quarto esempio di Lettera di comunicazione data rogito

Oggetto: Comunicazione data fissazione atto di rogito – [Immobile/Codice identificativo]

Gentile [Nome e Cognome del destinatario],

con la presente desideriamo informarLa che la data per la stipulazione dell’atto di rogito relativo all'[acquisto/vendita] dell’immobile sito in [indirizzo completo dell’immobile, inclusi eventuale piano e interno] è stata ufficialmente fissata.

Dettagli relativi alla data di rogito:
– Data: [inserire la data esatta, p.es., “15 aprile 2023”]
– Ora: [inserire l’ora esatta del rogito, p.es., “15:30”]
– Luogo: [indicazione dello studio notarile o ufficio dove si terrà il rogito, con indirizzo completo]

Prima della stipula dell’atto è importante assicurarsi che siano stati completati i seguenti passaggi:

1. Verifica dei documenti: Assicurarsi che tutti i documenti necessari siano stati consegnati al Notaio incaricato e che siano stati verificati per l’autenticità e la completezza.
2. Pagamenti dovuti: Effettuare i pagamenti delle imposte, tasse e spese notarili preliminarmente richieste in modo che non vi siano ritardi il giorno del rogito.
3. Identificazione: Portare un documento d’identità in corso di validità il giorno del rogito per l’identificazione da parte del Notaio.
4. Testimoni: Se necessario, assicurarsi di avere due testimoni maggiorenni e in possesso di un documento d’identità, a meno che il Notaio non stipuli con la clausola “senza testimoni”.

La preghiamo di confermare la ricezione di questa lettera e l’avvenuta presa visione delle indicazioni qui fornite. Qualora avesse esigenze particolari o richieste supplementari in preparazione per l’appuntamento, La invitiamo a contattarci tempestivamente.

RingranziandoLa per l’attenzione e rimanendo a disposizione per qualsivoglia chiarimento, porgiamo

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome del mittente]
[Il suo ruolo, se applicabile, es. Agente immobiliare, Notaio]
[Contatti: numero di telefono, e-mail]
[Indirizzo dello studio o dell’agenzia]