Lettera di reclamo per disservizi pulizie – Esempi e Modelli

La lettera di reclamo per disservizi di pulizie è uno strumento di comunicazione scritta attraverso il quale un cliente o utente esprime il proprio insoddisfacimento per il servizio di pulizia ricevuto, ritenuto al di sotto delle aspettative o non conforme agli standard promessi o concordati. Questo tipo di lettera è spesso rivolto a enti, aziende o professionisti che offrono servizi di pulizia, sia in contesti residenziali che commerciali.

La stesura di tale comunicazione segue generalmente una struttura formale e cortese, pur esprimendo chiaramente il disappunto del mittente. Si inizia solitamente con la presentazione del problema, dettagliando le specifiche situazioni in cui il servizio non ha raggiunto il livello atteso, come la mancata pulizia di certe aree, l’uso improprio di materiali e prodotti di pulizia, o il mancato rispetto degli orari concordati. È importante che queste informazioni siano presentate in modo chiaro e organico, evitando toni aggressivi o eccessivamente emotivi, ma puntando piuttosto ad una comunicazione costruttiva che inviti alla soluzione del problema.

Segue poi la richiesta del mittente, che può variare in base al contesto specifico e all’entità del disservizio. Può trattarsi della richiesta di un nuovo servizio di pulizia a titolo gratuito per compensare quello inadeguato, di uno sconto o di un rimborso, o ancora di un appello affinché si adottino misure correttive per garantire che il problema non si ripresenti in futuro.

Infine, chi scrive una lettera di reclamo per disservizi di pulizie di solito conclude con un’apertura verso la collaborazione, esprimendo la speranza che il fornitore del servizio prenda seriamente in considerazione il reclamo e agisca di conseguenza, per ristabilire un rapporto di fiducia e soddisfare le aspettative del cliente. Si tratta dunque non solo di un’occasione per richiedere il rimedio a un problema specifico, ma anche di incentivare un miglioramento continuo nella qualità del servizio offerto.

Come scrivere una Lettera di reclamo per disservizi pulizie

La lettera di reclamo per disservizi pulizie deve essere redatta con cura e attenzione, bilanciando professionalità e chiarezza. Il suo scopo è comunicare in modo efficace il disappunto per il servizio ricevuto, sollecitando un’intervento correttivo. La struttura e il contenuto di questa lettera richiedono un’organizzazione precisa dei punti, pur evitando un semplice elenco.

Innanzitutto, è fondamentale iniziare la lettera con un’intestazione formale che include le proprie informazioni di contatto (nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail) seguite da quelle dell’azienda responsabile del servizio di pulizie, comprensive del nome del responsabile o del servizio clienti, se noto. Segue la data di stesura della lettera.

Il corpo della lettera si apre con un saluto formale, ad esempio, “Gentile [Nome del Responsabile/Responsabile del Servizio Clienti],” seguendo le norme di cortesia proprie della comunicazione formale.

Quindi, si procede con l’introduzione, che dovrebbe esprimere brevemente la finalità della missiva, ad esempio, esprimere insoddisfazione per il servizio di pulizia ricevuto, specificando il periodo o la data specifica del servizio. È importante mantenere un tono cortese e professionale, anche quando si esprime un reclamo.

Il cuore della lettera richiede una descrizione dettagliata, ma concisa, della natura del disservizio. È cruciale indicare fatti concreti, come date precise, tipologia dei problemi riscontrati (es. pulizia superficiale, mancata attenzione ai dettagli, dimenticanza di aree specifiche), e come questi abbiano influito negativamente sul proprio ambiente o sul proprio benessere. È utile anche riferire di eventuali comunicazioni precedenti fatte al servizio clienti o al personale incaricato, per dare contesto alla situazione.

Dopo aver espresso il problema, il passo successivo è indicare chiaramente le proprie aspettative riguardo alle azioni correttive che si auspica vengano intraprese. Questo potrebbe includere specifiche richieste come una pulizia approfondita, la sostituzione del personale assegnato qualora non fosse adeguato, o un rimborso o sconto per il servizio non conforme.

È opportuno anche esprimere la propria disponibilità a collaborare per trovare una soluzione, mostrandosi aperti al dialogo e sottolineando l’importanza di un rapporto positivo e costruttivo con l’azienda.

Concludere la lettera con un ringraziamento anticipato per l’attenzione e per le azioni correttive che verranno adottate, e fornire le proprie disponibilità per eventuali chiarimenti. Un saluto formale, come “Cordiali saluti,” seguito dalla firma e, se necessario, da uno o più allegati (ad esempio, fotografie del disservizio) che possano supportare la propria posizione, dimostra un approccio professionale che aumenta le probabilità di ricevere una risposta positiva.

Nell’insieme, la Lettera di reclamo per disservizi pulizie deve riflettere un equilibrio tra la precisa esposizione dei fatti, una comunicazione rispettosa e un’apertura verso una risoluzione costruttiva del problema.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di reclamo per disservizi pulizie

Nella redazione di una lettera di reclamo per disservizi relativi alle pulizie è fondamentale utilizzare un linguaggio formale ed educato, che rifletta il rispetto reciproco pur esprimendo insoddisfazione per il servizio ricevuto. La chiave sta nell’essere chiari e diretti senza tralasciare la cortesia.

Per iniziare, è essenziale rivolgersi al destinatario con la giusta formula di saluto, utilizzando, ad esempio, “Gentile [Nome e Cognome]” o “Alla cortese attenzione di [Ruolo o Reparto specifico]”. Questo stabilisce immediatamente un tono rispettoso e professionale.

Nel corpo della lettera, è importante esporre con precisione e senza emotività eccessiva i fatti che hanno portato alla formulazione del reclamo. Descrivere le circostanze con dettagli specifici facilita la comprensione da parte del destinatario e dimostra la legittimità del reclamo. Utilizzare frasi del tipo “Mi permetto di sollevare un problema che ho riscontrato relativo a”, piuttosto che iniziare con affermazioni aggressive o accusatorie.

È anche consigliabile evitare terminologie vaghe o ambigue, optando invece per una descrizione chiara e precisa dei problemi, includendo, se possibile, date, orari e possibilmente nomi, sempre mantenendo un tono neutro e professionale. Questo approccio non solo fornisce un contesto chiaro ma anche mostra un atteggiamento costruttivo da parte del mittente.

Può essere inoltre utile esprimere le proprie aspettative in merito alle azioni che si desidera vengano intraprese in risposta al reclamo. Scegliere espressioni che riflettano una richiesta piuttosto che un’imposizione, ad esempio: “Confido in una Vostra rapida risposta per risolvere questa situazione”, è un modo per stimolare un dialogo positivo.

Concludere la lettera con espressioni di ringraziamento anticipato, ad esempio “RingraziandoVi anticipatamente per l’attenzione dedicata a questa mia”, rinforza ulteriormente il tono cortese e professionale.

Esempi di Lettera di reclamo per disservizi pulizie

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di reclamo per disservizi pulizie da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di reclamo per disservizi pulizie

Oggetto: Lettera di Reclamo per Disservizi nel Servizio di Pulizia

Egregio/a [Nome Responsabile/Amministratore],

Mi rivolgo a Lei in qualità di [tuo titolo o ruolo, es. residente/inquilino], per esprimere il mio profondo disappunto riguardo la qualità del servizio di pulizia fornito presso [Indicare la struttura o l’immobile, es. il condominio/residence/nome dell’edificio] situato in [indicare l’indirizzo completo].

Purtroppo, negli ultimi [indicare il periodo, es. mesi/settimane], ho notato un significativo calo nelle prestazioni del servizio di pulizia, che ha portato a condizioni igienicamente inaccettabili nelle aree comuni [se pertinente, specificare ulteriormente, es. nei corridoi, nell’atrio, nei bagni comuni, ecc.]. Questo stato di cose non solo compromette la vivibilità e l’immagine della nostra struttura ma rappresenta anche un potenziale rischio per la salute dei residenti/inquilini e dei visitatori.

In particolare, desidero segnalare i seguenti problemi specifici che ho personalmente osservato:

1. [Descrivere il primo problema, es. Accumulo di sporcizia e polvere nei corridoi, con particolare enfasi su come questo abbia persistito nel tempo.]
2. [Descrivere il secondo problema, es. Mancata pulizia dei bagni comuni, citando esempi di cos’è stato trascurato.]
3. [Descrivere il terzo problema, es. Rifiuti lasciati in aree comuni per giorni, provocando cattivi odori e attirando insetti.]

Nonostante [se pertinente, indicare qualsiasi tentativo precedente di comunicazione sulla questione, es. diverse segnalazioni verbali/già inviate all’addetto/a o alla società incaricata], non si è ancora vista una risposta concreta né un miglioramento della situazione, cosa che trovo estremamente deludente e insoddisfacente.

In considerazione di quanto sopra, mi aspetto che questa questione venga trattata con la massima serietà e che vengano adottate misure urgenti per risolvere i problemi sopra evidenziati. Sarebbe auspicabile procedere con un incontro per discutere possibili miglioramenti e, qualora necessario, rivalutare l’incarico attualmente affidato alla società di pulizie.

Sono consapevole che la gestione di una struttura/edificio comporta molteplici sfide, ma mantenere un alto standard di pulizia è fondamentale per garantire un ambiente sano e accogliente per tutti.

Vi ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di una Vostra celere risposta, sperando in un’imminente risoluzione delle questioni segnalate.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo di residenza]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]

Secondo esempio di Lettera di reclamo per disservizi pulizie

Oggetto: Lettera di reclamo per disservizi nel servizio di pulizie

Gentile [Nome dell’Azienda/Responsabile del Servizio],

io sottoscritto/a [Il Tuo Nome e Cognome], in qualità di [tuo ruolo o posizione, ad es. cliente, residente, responsabile acquisti, ecc.] presso [Nome dell’Entità/Impresa], mi vedo nella necessità di scrivervi per esprimere il mio forte disappunto in merito alla qualità del servizio di pulizie erogato presso [indicare il luogo specifico, ad es. uffici della nostra sede sita in, l’appartamento situato in, ecc.] durante il periodo compreso tra [indicare la data di inizio] e [indicare la data di fine o “ad oggi”].

Diversamente da quanto accordato mediante contratto in data [inserire la data di stipula del contratto], abbiamo riscontrato numerosi disservizi che hanno inciso negativamente sulla qualità dell’ambiente e, di conseguenza, sulla serenità e produttività di chi ne usufruisce. Di seguito, i problemi principali riscontrati:

1. [Descrivere il primo problema, ad es. La mancata pulizia delle aree comuni come specificato nel contratto.]
2. [Descrivere il secondo problema, ad es. Utilizzo di prodotti non conformi agli standard di sicurezza ambientale pattuiti.]
3. [Elencare ulteriori problemi rilevati, focalizzandosi su esempi concreti e specifici.]

Tali carenze sono state segnalate in precedenza [specificare se verbalmente o per iscritto] in data [inserire la data delle precedenti comunicazioni], ma fino ad oggi non abbiamo riscontrato miglioramenti significativi né ricevuto comunicazione in merito a possibili azioni correttive.

Pertanto, attraverso la presente, richiediamo un incontro/una risposta urgente per discutere delle seguenti possibili soluzioni:

– [Elencare una possibile soluzione, ad es. Intervento immediato per risolvere i problemi segnalati.]
– [Elencare un’altra possibile soluzione, ad es. Revisione del piano di pulizie con particolare attenzione alle aree precedentemente trascurate.]
– [Proporre un’eventuale compensazione o rinegoziazione dei termini contrattuali in funzione dei disservizi subiti.]

Con la speranza che questa situazione possa trovare una risoluzione tempestiva e soddisfacente per entrambe le parti, rimango in attesa di un Vostro cortese riscontro entro [inserire una data limite per la risposta, ad es. 10 giorni dalla ricezione di questa lettera].

Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva possa essere necessaria e Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e la collaborazione.

Cordiali saluti,

[Firma (se inviata in formato cartaceo)]

[Il Tuo Nome e Cognome]
[Tua Posizione o Ruolo, se applicabile]
[Recapiti per Contatti: numero di telefono, indirizzo e-mail]

[Allegati: se disponibili, includere fotografie, precedenti comunicazioni o documenti che possono supportare il reclamo]

Terzo esempio di Lettera di reclamo per disservizi pulizie

Oggetto: Formale Reclamo per Disservizi nel Servizio di Pulizia

Gentile [Nome del Responsabile/Ditta di Pulizie],

con la presente, desideriamo esprimere la nostra insoddisfazione nei confronti del servizio di pulizia fornito presso [indicare il luogo, es. la nostra azienda, l’ufficio, la residenza, etc.], in data [precisare la data o il periodo di riferimento].

Malgrado le ripetute segnalazioni e richieste di miglioramento, abbiamo constatato con dispiacere che il livello di pulizia e igiene continua a rimanere al di sotto degli standard attesi e concordati nel contratto stipulato in data [inserire data], il cui codice contrattuale è [inserire codice/numero del contratto].

In particolare, desideriamo evidenziare le seguenti problematiche che hanno contribuito a un significativo disagio e insoddisfazione all’interno della nostra struttura:

1. La mancata pulizia di aree chiave come [esempi specifici, come bagni, angoli cucina, aree comuni], che sono state ripetutamente trascurate nonostante le specifiche indicazioni fornite.
2. L’utilizzo apparentemente inadeguato di prodotti di pulizia o l’applicazione di metodi non efficaci che hanno lasciato superfici e pavimenti in condizioni insoddisfacenti.
3. La mancanza di attenzione nei confronti di spazi che richiedono una pulizia specifica e approfondita, come evidenziato dal persistere di polvere, sporco e residui in [specificare le zone].
4. L’irrispettosità dei tempi concordati per l’esecuzione del servizio, che ha causato inevitabili inconvenienti all’ordinaria attività lavorativa.

Queste carenze hanno non solo compromesso lo standard igienico e l’immagine della nostra struttura ma hanno anche sollevato preoccupazioni per la salute e il benessere di coloro che frequentano ed operano all’interno degli spazi suddetti.

Conformemente al contratto stipulato e alle normative vigenti sul mantenimento degli standard di igiene e pulizia, richiediamo che venga attuato un immediato intervento correttivo al fine di risolvere le problematiche segnalate. Inoltre, invitiamo la Vostra società a un incontro per discutere delle misure che intendete adottare per garantire che tali disservizi non si verifichino più in futuro.

In assenza di un’efficace risoluzione del problema entro [inserire una data limite ragionevole, es. 15 giorni] dalla data di ricevimento della presente, ci vedremo costretti a prendere in considerazione l’eventualità di recedere dal contratto vigente e di rivolgerci ad altra ditta fornitrice, senza escludere la possibilità di richiedere un risarcimento per i danni subiti.

Vi preghiamo di prendere questa comunicazione con la massima serietà e di fornirci una risposta scritta sulle azioni che saranno intraprese per risolvere quanto segnalato.

In attesa di un Vostro celere riscontro, cordiali saluti.

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo nella società]
[Contatti]

Quarto esempio di Lettera di reclamo per disservizi pulizie

Oggetto: Formale Reclamo per Inadeguato Servizio di Pulizia

Gentil[i/e] [Nome del Responsabile / Responsabili],

mi rivolgo a voi in qualità di [tua posizione, ad es. inquilino/proprietario] dell'[indirizzo o luogo specifico], per esprimere il mio profondo disappunto e insoddisfazione nei confronti del servizio di pulizia fornito da [Nome della Ditta di Pulizie o del Servizio Interno se applicabile] in data [inserire data o periodo del servizio contestato].

Pur comprendendo le possibili sfide che possono influenzare la qualità del servizio, le condizioni in cui sono stati lasciati i locali al termine delle pulizie non rispecchiano affatto gli standard promessi e, oserei dire, richiesti per un ambiente [specificare: abitativo, lavorativo, commerciale, ecc.] decoroso e igienicamente sicuro.

In dettaglio, i principali disservizi riscontrati includono:
– [Elencare specifici problemi, ad esempio: “Pavimenti visibilmente sporchi e non lavati adeguatamente”, “Rifiuti non raccolti e smaltiti come da accordi”, “Sanitari e zone comuni non igienizzati”, ecc.]
In allegato a questa lettera, potrete trovare fotografie che documentano lo stato dei locali post servizio.

Nonostante [se applicabile: precedenti reclami / segnalazioni verbali a personale / tentativi di risolvere la situazione amichevolmente], la situazione non ha mostrato segni di miglioramento, mettendo in evidenza non solo un disinteresse verso le esigenze del cliente ma anche una potenziale negligenza nei confronti degli standard igienici basilari.

È pertanto mia intenzione, attraverso questa lettera, richiedere un incontro/conversazione per discutere di:
1. Un immediato piano d’azione per la risoluzione degli attuali problemi di pulizia, con tempistiche definite e garanzie di efficacia.
2. Una revisione degli accordi contrattuali in vigore, inclusa una possibile rinegoziazione del compenso in base al servizio effettivamente fornito.
3. [Se applicabile] Un risarcimento per i disagi patiti e/o per eventuali danni causati dal negligente servizio di pulizia.

Credo fermamente in un approccio costruttivo per risolvere situazioni di questa natura, e mi auguro che questa lettera inizi un dialogo produttivo volto non solo a risolvere l’attuale disservizio, ma anche a prevenirne il ripetersi in futuro.

Resto in attesa di una vostra risposta, sperando in una rapida risoluzione del problema. Vi prego di contattarmi al numero [il tuo numero di telefono] o via email a [la tua email] per coordinare un incontro o una chiamata, secondo quanto più vi è comodo.

Confidando in un vostro celere e positivo riscontro, vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione dedicata a questa problematica.

Distinti saluti,

[Firma (se inviata via posta tradizionale)]
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Indirizzo di residenza/lavoro]
[Numero di Telefono]