Lettera di reclamo per doppia fatturazione – Esempi e Modelli

La lettera di reclamo per doppia fatturazione si configura come uno strumento di comunicazione formale attraverso il quale un cliente segnala e richiede la risoluzione di un errore compiuto da un’azienda o un ente fornitore di servizi o beni, che ha portato all’emissione di due addebiti per lo stesso servizio o prodotto. Questo genere di disguido può verificarsi a causa di errori di sistema, di procedure amministrative o di semplici sviste umane. L’obiettivo primario della lettera è dunque quello di informare il fornitore dell’errore richiedendo un’adeguata correzione, che solitamente consiste nella cancellazione della fatturazione duplicata o nel riaccredito dell’importo addebitato in eccesso.

Come scrivere una Lettera di reclamo per doppia fatturazione

La  lettera di reclamo per doppia fatturazione è un documento formale inviato a un’entità o azienda con cui si desidera sollevare una questione riguardante l’essere fatturati due volte per lo stesso prodotto o servizio. Questo tipo di lettera deve essere redatto con cura, chiarezza e precisione per garantire che il tuo reclamo venga preso sul serio e gestito in modo efficace.

Per iniziare, saluta il destinatario con un tono rispettoso, usando una formula di cortesia adeguata seguita dal nome o dal titolo della persona, se conosciuto, o semplicemente rivolgendoti al servizio clienti o al reparto reclami dell’azienda.

Il primo paragrafo dovrebbe andare dritto al punto, spiegando il motivo principale della lettera: la doppia fatturazione. Qui è importante essere diretti ma cortesi, esponendo il problema senza aggirarlo. Può essere utile iniziare specificando la natura del prodotto o servizio fatturato erroneamente, includendo tutti i dettagli rilevanti quali la data di acquisto o del servizio, il numero della transazione o della fattura originale, e qualsiasi riferimento specifico che possa aiutare a identificare la fatturazione in questione.

Successivamente, entra nei dettagli della problematica. Descrivi esattamente cosa è accaduto, includendo date, importi, e qualsiasi comunicazione precedente avuta con l’azienda riguardo alla questione. È cruciale essere quanto più dettagliati possibile, fornendo una cronologia chiara degli eventi che dimostra perché si ritiene di essere stati fatturati erroneamente due volte. Questo aiuta l’azienda a comprendere facilmente il contesto del problema senza dover indagare troppo, velocizzando quindi la risposta e la soluzione.

Dopo avere delineato il problema, esprimi chiaramente cosa ti aspetti come risoluzione. Questo potrebbe includere il rimborso dell’importo addebitato in eccesso, la correzione del tuo saldo contabile, o qualsiasi altra azione che ritieni adeguata per correggere l’errore. È importante essere ragionevoli e giusti nelle tue richieste, mantenendosi sempre cortesi e professionali.

Infine, chiudi la lettera ringraziando il destinatario per l’attenzione al problema e esprimendo la tua attesa per una risoluzione tempestiva. Include anche una frase sulla disponibilità a fornire ulteriori informazioni o documentazione necessaria e, se lo desideri, la tua preferenza per il canale di comunicazione per le future corrispondenze (email, telefono, ecc.).

Non dimenticare di includere i tuoi dati di contatto completi (nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email) e di firmare la lettera se la stai inviando in formato cartaceo. In casi come questi, mantenere un tono professionale e rispettoso aumenta le probabilità di ottenere una risoluzione favorevole.

Esempi di Lettera di reclamo per doppia fatturazione

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di reclamo per doppia fatturazione da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di reclamo per doppia fatturazione

Oggetto: Reclamo per Doppia Fatturazione – [Numero della fattura originale]

Egregi Signori,

mi rivolgo a voi tramite la presente per manifestare formalmente il mio disappunto in seguito alla ricezione di una doppia fatturazione relativa al servizio [specificare il servizio, ad esempio fornitura elettrica/internet ecc.] fornito da [Nome della Società]. La prima fattura, numero [inserire il numero di fattura], datata [inserire la data], per un importo di [inserire l’importo], era stata già saldata regolarmente tramite [specificare il metodo di pagamento, ad esempio bonifico bancario, carta di credito ecc.] il giorno [inserire la data di pagamento].

Con grande sorpresa, ho ricevuto una seconda fattura, numero [inserire il numero della seconda fattura se disponibile o indicare se identica alla prima], datata [inserire la data], identica alla precedente sia per numero che per importo. A conferma del mio pagamento tempestivo e regolare, allego alla presente comunicazione la copia del documento attestante la transazione e saldamento della fattura numero [numero di fattura].

Ritengo che si tratti di un ovvio disguido amministrativo; tuttavia, la situazione ha generato comprensibili disagi e preoccupazioni relative alla possiblità di conseguenze amministrative o di solleciti di pagamento ingiustificati.

Per quanto sopra esposto, chiedo cortesemente che venga effettuato un controllo sullo stato del mio account utente ed eventualmente corretta l’anomalia, con l’annullamento della fattura duplicata. Inoltre, richiedo che mi venga confermata per iscritto la regolarizzazione della mia posizione finanziaria e che vengano prese tutte le misure necessarie per evitare che episodi simili si ripetano in futuro.

Sono fiducioso in una Vostra celere risoluzione del problema e resto a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o documentazione che doveste ritenere necessaria.

In attesa di un Vostro riscontro, porgo distinti saluti.

Cordiali Saluti,

[Firma (se la lettera è inviata in formato cartaceo)]

[Nome e Cognome del mittente]

[Indirizzo del mittente]

[CAP, Città]

[Telefono]

[Indirizzo e-mail]

Secondo esempio di Lettera di reclamo per doppia fatturazione

Oggetto: Reclamo per Doppia Fatturazione – [Numero della Fattura Originale]

Gentile [Nome dell’Azienda/Servizio Clienti],

mi permetto di scrivere questa lettera per esporre un disguido relativo a una doppia fatturazione che ho riscontrato relativamente al servizio [descrizione breve del servizio o prodotto] fornito da Voi in data [inserire data].

Nonostante l’adempimento tempestivo del pagamento della fattura n. [inserire numero della fattura originale] in data [inserire data di pagamento], ho notato sul mio estratto conto bancario/postale un’ulteriore addebito in data [inserire data del secondo addebito] per lo stesso importo di [inserire importo], riferito alla medesima fattura.

Allego a questa lettera:
– Copia della fattura in questione (n. [inserire numero fattura]);
– Prova del pagamento effettuato in data [inserire data del pagamento];
– Estratto conto (o altro documento pertinente) che dimostra l’avvenuto doppio addebito.

Chiedo gentilmente che venga effettuato un controllo sul vostro sistema contabile per verificare la situazione da me segnalata e che l’eccesso di pagamento sia rimborsato nella maniera più celere possibile, oppure che sia fornita una spiegazione dettagliata nel caso in cui il doppio addebito fosse giustificato da motivi a me sconosciuti.

Apprezzerei altresì ricevere conferma di ricezione di questa lettera e di essere informato sui tempi previsti per la risoluzione di questa problematica.

Certo della Vostra collaborazione e attendendo una Vostra celere risposta, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo completo di spedizione]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo E-mail]
[Data]

Allegati:
– Copia della Fattura n. [numero fattura];
– Prova di Pagamento della Fattura;
– Documentazione dell’Addebito Doppio.

Terzo esempio di Lettera di reclamo per doppia fatturazione

Oggetto: Richiesta di Correzione e Rimborso per Doppia Fatturazione

Gentile [Nome del Responsabile/Reparto Assistenza Clienti],

Mi rivolgo a voi in qualità di cliente, identificato con il numero di contratto [Numero Contratto] e codice cliente/fattura [Codice Cliente/Fattura], per segnalare un disguido relativo alla fatturazione dei servizi/prodotti forniti da [Nome della Società].

In data [Data della Prima Fattura], ho ricevuto una fattura n. [Numero della Prima Fattura], per un importo di [Importo della Prima Fattura] €, relativa al periodo [Indicare il Periodo Coperto dalla Fattura], importo che ho regolarmente saldato in data [Data di Pagamento della Prima Fattura] tramite [Metodo di Pagamento Utilizzato].

Con mia sorpresa, ho ricevuto successivamente una seconda fattura n. [Numero della Seconda Fattura], in data [Data della Seconda Fattura], riguardante lo stesso periodo di servizio/prodotto, per un ulteriore importo di [Importo della Seconda Fattura] €. Tale richiesta di pagamento appare come duplicata rispetto alla prima fattura già pagata e relativa allo stesso lasso di tempo e servizi/prodotti forniti.

A seguito di questo disguido, vi chiedo cortesemente di effettuare una verifica immediata della situazione al fine di annullare la seconda fattura erroneamente emessa e di procedere, ove appropriato, con l’emissione delle eventuali note di credito e/o il rimborso dell’importo indebitamente addebitato.

Per completezza, allego alla presente copia della prima fattura pagata, del relativo pagamento e della seconda fattura ricevuta, cosicché possiate procedere con la verifica e la correzione dell’errore in modo celere.

Confido in una vostra rapida risoluzione della presente situazione e resto a disposizione per fornire ulteriori informazioni o documentazione che possa essere necessaria al fine di risolvere questo increscioso disguido.

La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e la collaborazione in questa faccenda, attendo una Vostra pronta risposta ed eventuali istruzioni su come procedere.

Distinti Saluti,

[Firma (se cartaceo)]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo completo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]

Quarto esempio di Lettera di reclamo per doppia fatturazione

Oggetto: Reclamo formale per doppia fatturazione – Numero Fattura [Inserire Numero Fattura]

Gentile [Nome del Responsabile o del Servizio Clienti],

mi rivolgo a voi in qualità di [tuo ruolo, es. cliente/titolare dell’abbonamento] presso la vostra azienda, avente numero cliente [inserire numero cliente o riferimento], per esprimere il mio profondo disappunto relativamente a un problema di doppia fatturazione che ho riscontrato nei miei confronti.

Con mia grande sorpresa, ho notato che mi è stata addebitata due volte l’importo relativo alla fattura numero [inserire numero fattura], prima il giorno [inserire data] e successivamente il giorno [inserire data]. Tale situazione ha causato non pochi disagi sul mio piano finanziario, portando a un ingiustificato esborso di fondi che ritengo doveroso mi siano prontamente rimborsati.

Ho già provato a contattare il vostro servizio clienti il giorno [inserire data del primo contatto] mediante [telefono/email/altra modalità di contatto], ricevendo rassicurazioni che il problema sarebbe stato risolto. Tuttavia, non ho ancora ricevuto alcuna conferma di risoluzione e il doppio addebito risulta ancora presente sul mio estratto conto.

Allego alla presente sia le copie degli estratti conto che evidenziano chiaramente il doppio addebito sia la copia delle comunicazioni precedenti con il vostro servizio clienti, al fine di facilitare ulteriormente la verifica e la risoluzione del problema.

Mi aspetto che questo errore venga corretto con la massima urgenza, procedendo con il rimborso dell’importo addebitato in eccesso entro e non oltre [inserire una data di scadenza ragionevole, es. 14 giorni dalla data di questa lettera]. Inoltre, gradirei ricevere una spiegazione dettagliata riguardo le cause di questo disguido e le misure che la vostra azienda intende adottare per prevenire che situazioni simili si verifichino nuovamente in futuro.

Nella speranza di una vostra celere risposta e azione correttiva, vi informo che, in mancanza di una soluzione soddisfacente entro il termine indicato, mi vedrò costretto a valutare ulteriori azioni, ivi compreso il ricorso alle autorità competenti e la segnalazione ai sistemi di tutela dei consumatori.

Vi ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di un vostro riscontro positivo.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Tuo Nome]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]