Lettera formale per rescindere un contratto – Esempi e Modelli

Una Lettera formale per rescindere un contratto è un documento scritto utilizzato per comunicare ufficialmente la volontà di terminare un accordo contrattuale precedentemente stipulato tra due o più parti. Questa lettera è un mezzo attraverso cui una parte esprime la sua decisione di concludere i termini di un contratto, per vari motivi che possono includere l’insoddisfazione su come sta procedendo l’accordo o cambiamenti nelle circostanze che rendono l’esecuzione del contratto non più fattibile o desiderabile.

La lettera deve essere formulata con precisione e rispettare sia le norme linguistiche che quelle legali pertinenti al contesto in cui viene emessa. In generale, si utilizza un tono professionale e formale, al fine di esprimere chiaramente e senza ambiguità l’intenzione di porre fine all’accordo. È importante che la lettera rispetti gli obblighi legali e le procedure indicate nel contratto per la rescissione, come il rispetto di termini di preavviso e possibili penalità associate allo scioglimento anticipato del contratto.

In una tale lettera, la parte che intende rescindere il contratto dovrebbe iniziare con il riferimento al contratto stesso, specificando la data di stipulazione e gli estremi identificativi del documento, come il numero di riferimento se presente. Successivamente, è essenziale indicare la clausola contrattuale che permette la rescissione del contratto e delineare le ragioni che motivano questa azione. Adeguatamente dovrebbe essere inclusa la data entro la quale la rescissione diventerà efficace.

È prassi consigliabile includere una dichiarazione che evidenzi il carattere definitivo e non negoziabile della decisione, se questo riflette la situazione. La lettera dovrebbe essere conclusa con una cortese espressione di ringraziamento per la collaborazione fornita e, se appropriato, un augurio per future interazioni positive, pur mantenendo una separazione nei termini di affari.

Infine, la lettera deve essere firmata e datata, e dovrebbe essere inviata seguendo le modalità concordate o legalmente riconosciute, che possono includere la consegna a mano, l’invio per raccomandata con ricevuta di ritorno o secondo modalità digitali accettate, e rispettando eventuali tempistiche precise per il suo invio. La conservazione di una copia della lettera inviata e delle relative ricevute di invio o di consegna fa parte delle buone pratiche per assicurarsi una documentazione completa nel caso in cui possano sorgere dispute legali future relative alla rescissione.

Come scrivere una Lettera formale per rescindere un contratto

Una lettera formale per rescindere un contratto è un documento importante che richiede precisione e chiarezza. Questa tipologia di lettera è essenziale per comunicare la volontà di porre fine a un accordo contrattuale in modo professionale e conforme alle disposizioni legali.

L’incipit della lettera dovrebbe iniziare con i dettagli fondamentali dell’individuo o dell’ente a cui si sta inviando la comunicazione. Qui si inseriscono il nome completo, il titolo o la posizione, il nome dell’azienda o dell’organizzazione e l’indirizzo completo. Questo assicura che la lettera raggiunga l’interlocutore giusto e stabilisce formalmente a chi è destinata la corrispondenza.

Successivamente, è fondamentale includere le proprie informazioni di contatto, come il nome completo, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail. Questo permette al destinatario di avere tutti i riferimenti necessari per rispondere alla lettera.

La data della stesura della lettera è un elemento cruciale, in quanto documenta il momento preciso in cui si comunica l’intenzione di rescindere il contratto e può risultare rilevante in termini legali.

Introdurre la lettera con una formula di cortesia adeguata, come “Gentile [Nome]” o “Egregio/a [Titolo e Cognome]”, è un approccio professionale e rispettoso.

Il corpo della lettera deve esprimere con chiarezza la volontà di recedere dal contratto. Qui si descrivono le ragioni della rescissione in modo conciso e formale, senza divagare in argomentazioni personali. È importante riferirsi espressamente alle clausole contrattuali che consentono tale rescissione, citando sezioni specifiche, numeri di clausola o termini del contratto, se applicabili. Questo dimostra che si sta agendo nel rispetto dell’accordo e delle procedure previste.

È importante specificare la data di effetto della rescissione, che deve essere conforme ai termini del contratto riguardanti i tempi di preavviso necessari. Tale data indica quando termineranno gli obblighi tra le due parti in base al contratto stipulato.

Inoltre, si possono includere istruzioni o azioni che si prevede di compiere o richiedere, come la restituzione di beni o documenti in possesso o l’adempimento a eventuali obblighi finali. Se si attendono azioni specifiche dal destinatario, come una conferma della rescissione, è opportuno indicarlo esplicitamente.

La chiusura della lettera deve essere formale e cortese, possibilmente con un tono positivo che esprima un senso di professionalità e rispetto reciproco nonostante la decisione di terminare il rapporto contrattuale.

Infine, la lettera dovrebbe concludersi con una formula di cortesia, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguita dalla firma a mano se la lettera è inviata in formato cartaceo, o dalla firma digitale o tipografica se inviata elettronicamente. Sotto la firma il proprio nome stampatello, per evitare eventuali equivoci derivati da una firma poco leggibile.

In allegato alla lettera si può includere una copia del contratto stesso e qualsiasi altro documento che possa supportare o essere rilevante alla comunicazione.

La precisione e la formalità in queste comunicazioni sono essenziali per evitare malintesi o implicazioni legali future, oltre a mantenere un rapporto professionale tra le parti coinvolte anche dopo la rescissione del contratto.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera formale per rescindere un contratto

Quando si scrive una lettera formale per rescindere un contratto, è essenziale adottare un linguaggio appropriato che rifletta professionalità e cortesia, pur tenendo conto della serietà dell’argomento trattato. La scelta di un linguaggio adeguato è fondamentale per assicurarsi che il messaggio venga trasmesso con chiarezza e che tutte le parti in causa comprendano le intenzioni dell’emittente della lettera.

Innanzitutto, si dovrà iniziare con un’intestazione formale, indirizzando la lettera alla persona o all’ente giusto, utilizzando un saluto appropriato come “Egregio/a” o “Gentile”, seguito dal titolo ufficiale e cognome del destinatario, o in alternativa il nome della società o dell’entità legale.

Nell’introduzione della lettera, si esprime con cortesia l’intenzione di rescindere il contratto, menzionando in maniera specifica il contratto in questione, tramite riferimenti come ad esempio il numero di contratto o la data in cui è stato siglato. È fondamentale essere diretti ma rispettosi, spiegando che si sta scrivendo per notificare formalmente la decisione di rescindere il contratto.

Proseguendo, è importante fornire le ragioni per cui si intende rescindere il contratto, facendo attenzione a farlo in un modo che sia esaustivo ma professionale. Questo non è il momento per emotività o recriminazioni; invece, si dovrebbe rimanere sobri e concentrati sui fatti, citando eventuali clausole contrattuali che supportano la decisione di terminare l’accordo.

Verso la conclusione della lettera, si dovrebbe esporre qualsiasi azione richiesta o passo successivo previsto dal contratto per la sua risoluzione, come un periodo di preavviso o la restituzione di beni forniti. Chiarezza e precisione sono essenziali in questa sezione per evitare incomprensioni o dispute legali.

La lettera deve essere conclusa con una dichiarazione di disponibilità a discutere ulteriori dettagli o a collaborare per rendere il processo di rescissione il più agevole possibile. Utilizzare una forma di chiusura formale, come “Distinti Saluti” o “Cordiali Saluti”, seguita dalla propria firma e nome completo.

Un aspetto cruciale in tutta la lettera è mantenere un tono rispettoso e professionale, anche se ci si sta ritirando da un accordo a causa di circostanze negative. Dimostrare rispetto per la controparte e per il rapporto commerciale preesistente può facilitare una separazione amichevole e minimizzare eventuali tensioni o malintesi.

Esempi di Lettera formale per rescindere un contratto

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera formale per rescindere un contratto da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera formale per rescindere un contratto

Oggetto: Richiesta di risoluzione del contratto [inserire numero del contratto] in data [inserire la data di stipula del contratto]

Egregio/a [Nome del Destinatario o Sig./Sig.ra se il nome non è noto],

Con la presente lettera, io sottoscritto/a [Nome Cognome], con riferimento al contratto in oggetto, stipulato in data [inserire la data], tra [il mio nome/il nome dell’azienda che rappresento] e [il nome dell’azienda o della persona con cui si rescinde il contratto], comunica formalmente la mia/la nostra decisione di recedere dal suddetto accordo in conformità con quanto previsto dall’articolo [inserire numero dell’articolo] del contratto stesso, che stabilisce le condizioni e i termini per la risoluzione da parte delle parti contraenti.

Le motivazioni alla base di questa decisione sono [spiegare brevemente il motivo, se appropriato e se desiderato dal mittente]. Desidero/Desideriamo sottolineare che tale decisione è stata presa dopo attente valutazioni e non senza difficoltà; tuttavia, a seguito di [inserire breve spiegazione, se necessario], ho/noi abbiamo ritenuto indispensabile intraprendere questa azione.

In ottemperanza ai termini contrattuali, siamo consapevoli delle eventuali penali o degli obblighi derivanti dalla rescissione anticipata del contratto e siamo disposti a rispettare tutti i requisiti necessari per l’effettuazione di tale processo.

Chiedo/Chiediamo quindi che venga predisposto tutto l’occorrente per dare seguito a questa mia/nostra richiesta, chiedendo altresì la conferma scritta delle procedure intraprese e di eventuali passi da compiere per completare la risoluzione del contratto.

Mi/CI rendo/rendiamo disponibile per ulteriori chiarimenti e per la definizione dei dettagli pratici legati alla risoluzione del rapporto, confidando in una Sua/ Vostra collaborazione affinché tale pratica si possa concludere nel miglior modo e nel più breve tempo possibile.

Ringraziando per l’attenzione e il servizio prestato fino ad oggi, colgo/colghiamo l’occasione per porgere distinti saluti.

Firma manuale [se inviata in formato cartaceo]

[Nome Cognome]
[Eventuali recapiti telefonici]
[Indirizzo e-mail]

Allegati: [Inserire l’elenco dei documenti allegati, se presenti, come copia del contratto, documentazione supportiva, ecc.]

[Se inviata via email, includere la scansione della lettera firmata e eventuali altri allegati in formato digitale.]

Secondo esempio di Lettera formale per rescindere un contratto

Oggetto: Richiesta di rescissione del contratto [inserire il numero di contratto]

Spettabile Direzione,

con la presente, io sottoscritto/a [Nome e Cognome], titolare del contratto numero [inserire il numero di contratto], stipulato in data [inserire data di stipula], intendo comunicare formalmente la mia volontà di rescindere dal contratto sopra menzionato, relativo a [indicare la natura del contratto: es. fornitura del servizio di ___, acquisto di ___, ecc.].

La decisione di procedere alla rescissione del contratto è motivata da [breve esposizione delle ragioni, se necessario e pertinente, come cambio delle condizioni personali, insoddisfazione del servizio, problemi tecnici, ecc.].

Conformemente alle clausole contrattuali e alle disposizioni di legge vigenti in merito alla rescissione contrattuale, osservo il preavviso di [X giorni o mesi, a seconda di quanto stabilito nel contratto] a partire dalla data di ricevimento della presente lettera come da termini previsti.

[In caso sia previsto un penale o ci siano delle clausole particolari da rispettare, menzionarle qui]:
Vogliate altresì trovare in allegato [specificare i documenti allegati, se necessari, come ricevute di pagamento, lettere precedenti, ecc.], e sono disposto/a a regolare eventuali conti ancora aperti, conformemente a quanto stabilito nelle condizioni contrattuali.

Chiedo pertanto la cessazione di tutti i servizi e le prestazioni connesse al contratto, con effetto dalla data di termine del preavviso, ovvero [data precisa], e la conseguente emissione di una conferma scritta della rescissione del contratto.

Per qualsiasi comunicazione potete contattarmi ai seguenti recapiti:
Telefono: [inserire numero di telefono]
E-mail: [inserire indirizzo email]
Indirizzo postale: [inserire l’indirizzo di residenza completo].

Attendo una Vostra celere risposta e porgo distinti saluti.

In fede,
[Firma manuale se si invia in formato cartaceo o firma digitale se si invia elettronicamente]

[Nome e Cognome]
[Eventuali altri dati personali come codice fiscale, numero di identità, ecc.]

Allegati: [elencare gli allegati, se presenti]

Terzo esempio di Lettera formale per rescindere un contratto

Oggetto: Richiesta di Rescissione Contrattuale (Numero di Contratto: [Inserire il Numero del Contratto])

Egregi Signori,

Con la presente, io sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a il [Data di Nascita] e residente in [Indirizzo Completo], intendo comunicarvi formalmente la mia volontà di recedere dal contratto n. [Inserire il Numero del Contratto], stipulato in data [Inserire la Data di Stipulazione], avente come oggetto [Descrizione Breve dell’Oggetto del Contratto].

Il motivo della mia richiesta di rescissione è [Especificare Motivo del Recesso, es. non conformità del servizio alle aspettative, mutamento di circostanze, cause di forza maggiore, ecc.].

Come previsto dall’articolo [Inserire il Numero dell’Articolo] del contratto stesso, nonché dalle disposizioni di legge vigenti, sono consapevole che la rescissione del contratto deve avvenire rispettando i termini di preavviso di [Inserire i Giorni di preavviso] giorni, pertanto la presente fa fede come documento di preavviso.

Qualora vi siano formalità specifiche da compiere per rendere effettiva la rescissione, come il pagamento di eventuali penali o l’erogazione di eventuali servizi pendenti, Vi chiedo cortesemente di comunicarmele in modo che possa provvedere nel più breve tempo possibile.

Nell’attesa di una Vostra conferma scritta, allego alla presente copia del contratto in questione e ogni altro documento che possa risultare utile ai fini della procedura di rescissione.

In fede,

[Luogo e Data]

Cordiali saluti,

[Firma]

Allegati:
– Copia del Contratto n. [Inserire il Numero del Contratto]
– [Altri eventuali documenti allegati, se necessari]

[Nome e Cognome]
[Contatti Telefonici]
[Indirizzo Email]

Quarto esempio di Lettera formale per rescindere un contratto

Oggetto: Risoluzione Contrattuale del Contratto [Numero del Contratto]

[Gestore del Contratto / Ufficio competente],

Con la presente, io sottoscritto/a [Tuo Nome e Cognome], codice fiscale [Inserisci il Tuo Codice Fiscale], residente in [indirizzo completo], con la presente lettera desidero comunicare la mia intenzione di recedere dal contratto stipulato con codice/numero riferimento [inserisci numero/identificativo del contratto] in data [data di stipula], avente come oggetto [descrizione breve del contratto o del servizio].

Come previsto dagli accordi contrattuali e dalle normative vigenti in materia, in particolare l’art. [inserire l’articolo o i riferimenti normativi pertinenti], esercito il diritto di recesso dal predetto contratto entro il termine di [inserire il numero di giorni, es. 14 giorni o altro termine previsto dal contratto] giorni lavorativi decorrenti da oggi, [data odierna].

[Inserire qui eventuali ragioni specifiche per la risoluzione del contratto, se richieste o se si ritiene opportuno farlo. Ad esempio, malfunzionamenti del servizio, cambiamenti nelle condizioni economiche personali, insoddisfazione del servizio, ecc.]

Inoltre, chiedo la cessazione di ogni servizio relativo e la relativa disattivazione, a partire dalla data odierna. Si prega di interrompere qualsiasi operazione di prelievo automatico o pagamento programmato associato al contratto in questione dal mio conto bancario [inserire i dati del conto bancario se necessario].

Al fine di completare correttamente la procedura di recesso, fornisco qui di seguito le informazioni necessarie:

– Nome e Cognome: [Tuo Nome e Cognome]
– Indirizzo: [Tuo Indirizzo Completo]
– Telefono: [Tuo Numero di Telefono]
– Email: [Tua Email]
– Riferimenti del Contratto: [Dettagli del Contratto]

Chiedo la conferma scritta dell’avvenuta disdetta del contratto e la comunicazione di un eventuale saldo a mio favore o importo dovuto a seguito della risoluzione del contratto.

In allegato a questa lettera troverete copia di [eventuali documenti allegati, es. contratto, comunicazioni precedenti, documenti di identità].

Confido in una vostra celere risposta e in un’operazione di conclusione senza inconvenienti. Per qualsiasi informazione aggiuntiva o per chiarimenti, potete contattarmi ai recapiti sopra forniti.

Nell’attesa di un Vostro riscontro, colgo l’occasione per inviarVi distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Tuo Nome e Cognome]
[Data]