Lettera di lamentela per preventivo non rispettato – Esempi e Modelli

La Lettera di lamentela per preventivo non rispettato è un documento formale che viene redatto e inviato da un cliente a un fornitore, un venditore o una società di servizi quando il costo finale di un prodotto o servizio si dimostra maggiore rispetto a quello precedentemente concordato nel preventivo. Un preventivo è una stima dettagliata dei costi, spesso fornita prima dell’inizio di un lavoro, che il cliente utilizza per valutare l’aspettativa finanziaria di un determinato impegno.

Quando un cliente accetta un preventivo, diventa il termine di riferimento per le spese a cui si aspetta di dover far fronte. Tuttavia, ci possono essere situazioni in cui il costo finale supera la stima, causando malcontento e sfiducia da parte del cliente. In questi casi, la Lettera di lamentela diventa il mezzo attraverso il quale il cliente esprime il proprio disappunto e richiede una spiegazione o un risarcimento.

Nel comporre tale comunicazione, l’esperto in scrittura sottolineerà con precisione l’accordo iniziale, evidenziando il preventivo originario e i costi aggiuntivi non autorizzati o non discussi. Inoltre, esprimerà il disagio e la delusione del cliente per la violazione della fiducia e per le eventuali difficoltà finanziarie che il superamento del preventivo potrebbe avere causato.

La lettera deve essere chiara e precisa, con un tono professionale ma fermamente assertivo, evitando emozioni eccessive come rabbia o aggressività. È importante che contenga una richiesta di azione correttiva, che potrebbe includere una spiegazione dettagliata delle ragioni dell’aumento dei costi, un’offerta di riduzione dei costi al livello originariamente citato o una negoziazione per raggiungere un accordo soddisfacente per entrambe le parti.

La lettera di lamentela diventa, così, uno strumento di dialogo che sollecita da parte del fornitore una risposta professionale e la ricerca di una soluzione al mancato rispetto del preventivo inizialmente concordato.

Come scrivere una Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Innanzitutto, la lettera si apre con il tradizionale indirizzo e la data, seguiti dal riferimento al destinatario; questo potrà essere un individuo, una compagnia o un ente. È importante indirizzare la lettera alla persona o al ruolo aziendale più appropriato, come il direttore dei servizi al cliente o il responsabile del reparto delle vendite. La chiarezza sin dall’inizio aiuterà a garantire che la lettera raggiunga la persona giusta.

Segue un’introduzione formale, in cui l’autore saluta il destinatario e introduce brevemente l’oggetto della lettera, specificando che si tratterà di una lamentela in relazione ad un preventivo che non è stato rispettato. Questo permetterà al destinatario di capire subito il contesto.

Nel corpo della lettera, l’autore deve spiegare dettagliatamente la situazione. Questo comprende la citazione del preventivo originale, inclusi i dettagli specifici riguardo le aspettative di servizio o del prodotto offerto e il costo e la data concordati. È fondamentale specificare in che modo il preventivo non è stato onorato: ciò potrebbe includere costi aggiuntivi inattesi, lavori non ultimati nei tempi stabiliti o altri cambiamenti significativi delle condizioni che erano state concordate.

Dopo aver descritto chiaramente la situazione, si passa all’espressione del disagio o del pregiudizio subito a causa del mancato rispetto del preventivo. Qui è importante mantenere un tono rispettoso ma assertivo, esprimendo le ragioni per cui si sente lesi i propri diritti e gli inconvenienti causati.

Successivamente, è opportuno indicare le proprie aspettative su come la questione dovrebbe essere risolta. Questa sezione include una richiesta specifica, come l’adempimento del contratto secondo i termini preventivati, un rimborso, una riduzione del prezzo o qualsiasi altra reazione che si ritiene adeguata alla situazione.

È essenziale fornire anche le prove della discrepanza tra quanto concordato e quanto ricevuto. Questo potrebbe consistere nell’allegare copie del preventivo originale, della comunicazione pertinenti (e-mail, lettere, documenti contrattuali) e di eventuali ricevute o fatture.

Infine, il chiuso della lettera dovrebbe incoraggiare il destinatario a rispondere entro un lasso di tempo ragionevole, suggerendo così una procedura proattiva. Completano la lettera una cortese formula di chiusura e la firma dell’autore.

In sintesi, una lettera di lamentela per un preventivo non rispettato è caratterizzata da chiarezza e completezza delle informazioni presentate, da un tono che, rimanendo cortese, trasmette decisa fermezza, e dall’espressione di una specifica richiesta di azione correttiva.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

In una lettera di lamentela per un preventivo non rispettato, il linguaggio scelto dovrebbe essere formale e riflettere un approccio professionale, mantenendo al contempo un tono cortese e rispettoso. È comprensibile avvertire frustrazione in tali circostanze, ma è importante trasmettere i propri punti con chiarezza senza lasciarsi sopraffare dall’emotività.

Prima di tutto, l’introduzione della lettera dovrebbe indicare il motivo per cui si sta scrivendo, facendo riferimento specifico al preventivo originale e alla situazione attuale che ha causato il disappunto. È utile includere i dettagli più importanti come date, numeri di riferimento del contratto, o particolari accordi che sono stati stabiliti nel corso dei precedenti scambi di comunicazione.

Il tono utilizzato dovrebbe riflettere una giusta misura di serietà e insistenza, dato che si sta affrontando una questione che potrebbe avere conseguenze finanziarie o di altra natura. Tuttavia, è importante evitare un linguaggio accusatorio o confrontativo direttamente, poiché questo può creare ostilità e ostacolare la risoluzione costruttiva del problema.

Anziché lasciarsi andare a commenti negativi o ad un linguaggio emotivamente carico, è preferibile concentrarsi sui fatti e esprimere in modo chiaro le proprie aspettative e il desiderio di una soluzione equa. Ad esempio, si potrebbe indicare come il mancato rispetto del preventivo abbia avuto degli impatti specifici, quali ritardi nel progetto, incomprensioni o difficoltà finanziarie.

Verso la conclusione della lettera, si dovrebbe esprimere la disponibilità a discutere la situazione ulteriormente, indicando il proprio desiderio di trovare una soluzione reciproca accettabile. Anche in questo caso, il linguaggio dovrebbe essere formale ma aperto, manifestando apertura al dialogo e alla collaborazione.

In conclusione, firmare con professionalità, includendo nome, cognome e, se applicabile, la posizione o il ruolo all’interno di un’organizzazione, conferisce alla lettera un ulteriore livello di serietà e di rispetto per i procedimenti formali.

Esempi di Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di lamentela per preventivo non rispettato da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per mancato rispetto del preventivo e richiesta di risoluzione

Gentile [Nome del Responsabile],

mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo/ruolo, es. responsabile acquisti] della società [nome della tua società], con riferimento al contratto commissionato in data [inserire la data] ed accettato da [nome dell’azienda fornitore] per la fornitura di [specificare il servizio o il prodotto].

Con la presente, desidero esprimere il nostro profondo disappunto riguardo le incongruenze riscontrate tra il preventivo inizialmente proposto da voi, approvato con numero di preventivo [inserire numero preventivo], e il costo finale effettivamente richiesto a seguito dell’erogazione del servizio/prodotto.

Come ben sapete, il preventivo di €[inserire l’importo] era stato accettato dopo un’attenta valutazione delle nostre esigenze e delle vostre offerte. Tuttavia, al momento della fatturazione, ci siamo visti recapitare una fattura di ben €[inserire l’importo della fattura finale], ovvero un incremento del [inserire la percentuale o la cifra dell’incremento] rispetto a quanto concordato.

Questa situazione ha causato non pochi disagi alla nostra organizzazione, non solo sotto l’aspetto economico-finanziario ma anche in termini di pianificazione e gestione delle attività, vista la discrepanza non trascurabile tra le previsioni di spesa e quelle effettive.

Con la presente, vi chiediamo formalmente di fornire una spiegazione dettagliata e motivata delle ragioni che hanno portato a questo sforamento del preventivo. Inoltre, richiediamo un incontro urgente per discutere le modalità di una possibile rettifica dell’importo richiesto, che dovrebbe riallinearsi a quanto concordato in fase di preventivazione.

Nel caso in cui non fosse possibile per voi fornire una spiegazione soddisfacente o rivedere l’ammontare della fattura, siamo spiacenti di informarvi che ci vedremo costretti a valutare ulteriori azioni, inclusa la possibilità di ricorrere alle vie legali.

Confidiamo nella vostra collaborazione per risolvere questo disguido nel modo più costruttivo e rapido possibile. Vi preghiamo di contattarci entro [specificare una data limite, es. 5 giorni lavorativi] dal ricevimento di questa lettera per confermare la vostra disponibilità all’incontro o per comunicarci le vostre intenzioni a riguardo.

In attesa di una vostra risposta, siamo disponibili per qualsiasi chiarimento e rimaniamo fiduciosi in una vostra celere risoluzione della questione.

Distinti saluti,

[Firma]

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo/Titolo]
[Nome della tua Società]
[Indirizzo della tua Società]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]

Secondo esempio di Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per inosservanza del preventivo accordato

Gentile [Nome del responsabile],

mi rivolgo a voi per esprimere il mio disappunto in merito al servizio fornito dalla vostra azienda e alla significativa discrepanza tra le cifre riportate nel preventivo originale, da voi fornito in data [inserire data del preventivo] e il conteggio finale della fatturazione relativa al progetto/lavoro [specificare di cosa si tratta, ad esempio: “Ristrutturazione interna dell’abitazione”, “Servizio di catering per l’evento aziendale”, ecc.].

Il preventivo a cui faccio riferimento, indicava un costo complessivo di [inserire l’importo del preventivo] che includeva nel dettaglio [breve descrizione dei servizi e/o prodotti preventivati]. D’altra parte, la fattura che abbiamo ricevuto in data [inserire data della fattura] evidenzia un costo totale di [inserire l’importo della fattura], ovvero un incremento di [calcolare e inserire la differenza in percentuale o in cifra] rispetto alla somma precedentemente concordata.

Prima di procedere al pagamento di tale somma, desidero esprimere formalmente il mio disaccordo per diversi motivi:
1. Non è stata ricevuta alcuna comunicazione preventiva relativamente ad eventuali variazioni di costi che avrebbero potuto influenzare la tariffa finale;
2. Gli extra fatturati non sono stati concordati né autorizzati da parte nostra, come richiesto dalle condizioni del contratto/preventivo;
3. Non ci sono stati forniti giustificati motivi che potessero giustificare un tale scostamento dal preventivo originale.

Inoltre, come da accordi precedenti, ogni eventuale variazione doveva essere immediatamente comunicata e approvata da me/da noi per iscritto, procedura che, purtroppo, non è stata osservata.

Vista la situazione, richiedo un incontro/una telefonata per discutere a fondo di questa problematica con l’obiettivo di giungere a una soluzione soddisfacente per entrambe le parti. Inoltre, vorrei ricevere una spiegazione dettagliata degli extra in fattura e chiedo che sia formulata una nuova fattura corretta che rispecchi gli accordi presi con il preventivo originale.

Confidando nella vostra disponibilità al dialogo e nella vostra professionalità, raccomando di indirizzare questa situazione con la massima urgenza e attendo un vostro riscontro entro e non oltre [inserire una data realistica, ad esempio, 7 giorni lavorativi dal ricevimento della presente].

In assenza di una risposta tempestiva e soddisfacente, mi vedrò costretto/a a prendere ulteriori provvedimenti, inclusa la possibilità di ricorrere alle vie legali per tutelare i miei interessi.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo completo]
[Email]
[Numero di telefono]
[Data]

Terzo esempio di Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Lamentela per Non Rispetto del Preventivo N. [Numero Preventivo] – Richiesta Intervento e Risarcimento

Egregi Sig.ri [Nome della Ditta/Impresa],

mi rivolgo a Voi per manifestare il mio disappunto e la mia frustrazione per il mancato rispetto del preventivo N. [Numero Preventivo], fornito in data [Data del Preventivo] in relazione a [Breve Descrizione del Servizio/Prodotto offerto].

Come è possibile constatare dalla documentazione allegata, il costo finale per la [Realizzazione del Servizio/Fornitura del Prodotto] ha superato significativamente l’ammontare concordato, segnando una discrepanza dal preventivato pari al [X]% per un totale extra di [Somma in Euro]. Tale aumento non è stato previamente comunicato, né tanto meno giustificato da eventuali variazioni o ampliamenti dei lavori che avrebbero potuto implicare una revisione del preventivo stesso.

Con sorpresa, al momento della fatturazione, mi sono trovato di fronte a una situazione di completo disaccordo con gli accordi presi, non avendo ricevuto alcuna comunicazione preventiva che giustificasse l’incremento dei costi. Inoltre, sottolineo che il servizio/prodotto finale è stato conforme a quanto inizialmente richiesto, pertanto non si registrano ragioni valide per un simile scostamento economico.

Ritengo tale comportamento non solo poco professionale, ma anche in aperto contrasto con i principi di trasparenza e correttezza che dovrebbero regolare i rapporti commerciali tra fornitore e cliente. In mancanza di validi motivi a sostegno dell’incremento dei costi, mi vedo costretto a richiedere un immediato adeguamento della fattura alle cifre del preventivo originariamente concordate.

Qualora non dovesse pervenire una risposta soddisfacente entro [Numero] giorni lavorativi dalla ricezione della presente, sarò costretto a valutare ulteriori azioni, inclusa la possibilità di ricorso alle competenti autorità giudiziarie per tutelare i miei diritti.

In attesa di un vostro celere intervento, si invita cortesemente a risarcire la differenza tra quanto pagato e quanto preventivato e ad adottare misure atte a prevenire il ripetersi di situazioni analoghe in futuro.

Allego alla presente copia del preventivo originariamente fornito e della fattura contestata per una chiara visione dei fatti.

Resto in attesa di un cortese e sollecito riscontro.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Indirizzo Completo]
[Numero di Telefono]
[Email]
[Data]

Allegati:
1. Copia del Preventivo N. [Numero Preventivo]
2. Copia della Fattura N. [Numero Fattura]

Quarto esempio di Lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per inadempienza agli accordi contrattuali – preventivo non rispettato

Spett.le [Nome dell’Azienda o dell’Impresa],
Via [Indirizzo completo],
[Codice Postale], [Città]

[Città], [Data]

Egregi Signori,

con la presente mi rivolgo alla Vostra attenzione per esporre il mio disappunto e formulare un formale reclamo in merito alla recente esperienza avuta con la Vostra società, la quale non ha rispettato i termini economici concordati nel preventivo numero [numero del preventivo], datato [data del preventivo].

In data [data di accettazione del preventivo], ho dato la mia accettazione al preventivo in questione, che prevedeva [descrizione breve del lavoro o del servizio da eseguire] al costo convenuto di [importo del preventivo] Euro, IVA inclusa. Tale accordo è stato sottoscritto anche tramite [forma di comunicazione con la quale è stato accettato il preventivo, es. email, lettera, verbalmente con testimoni, ecc.].

Alla conclusione dei lavori/servizi, nella fattura numero [numero della fattura], datata [data della fattura], ho tuttavia riscontrato che la cifra richiesta è di [importo fatturato] Euro, ovvero un incremento di [differenza di prezzo] Euro rispetto a quanto precedentemente concordato. Tale variazione di prezzo è stata apportata senza alcuna comunicazione preventiva o just causa che potesse giustificare l’aumento del costo finale.

Questo comportamento è in violazione degli accordi presi e delle prassi commerciali corrette, le quali impongono che eventuali variazioni di prezzo debbano essere comunicate e concordate con il cliente prima della loro effettuazione.

Mi sento pertanto leso nei miei diritti di consumatore e deluso dalla mancanza di trasparenza e professionalità che la Vostra azienda ha dimostrato in questo contesto. La fiducia che ho riposto nella Vostra impresa è stata compromessa e questo malcontento mina la possibilità di una futura collaborazione tra le nostre parti.

Con la presente, Vi richiedo pertanto di adeguare l’importo della fattura al prezzo concordato nel preventivo originale, ovvero [importo del preventivo] Euro, e di provvedere al relativo adeguamento entro e non oltre [inserire scadenza per la correzione, es. 15 giorni dalla ricezione di questa lettera].

Nel caso in cui non ricevessi riscontro positivo alla mia richiesta entro il suddetto termine, sarò costretto a valutare l’adozione di ulteriori misure, compreso il ricorso all’assistenza legale o il contatto con le autorità competenti per la salvaguardia dei diritti del consumatore.

Resto in attesa di un Vostro cortese e celere riscontro e mi auguro che quanto accaduto possa essere presto risolto in modo soddisfacente per entrambe le parti.

In attesa di un Vostro riscontro, Vi porgo distinti saluti.

[Firma]

[Nome e Cognome del reclamante]
[Indirizzo completo]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo e-mail]