Lettera di lamentela servizio pulizie – Esempi e Modelli

La Lettera di lamentela per il servizio di pulizie è un documento formale scritto da un cliente che esprime insoddisfazione riguardo alla qualità del servizio di pulizia ricevuto. Il cliente potrebbe aver notato mancanze o difetti durante l’esecuzione del lavoro di pulizia e, di conseguenza, decide di far conoscere la propria delusione all’azienda incaricata.

In tale lettera, l’autore descrive con precisione come il servizio non sia stato all’altezza delle aspettative o degli standard promessi dall’azienda. Tale descrizione può riguardare vari aspetti: mancanza di attenzione ai dettagli, uso improprio di prodotti di pulizia, trascuratezza nelle aree che avrebbero richiesto una maggiore pulizia, oppure il non rispetto degli orari concordati.

La tonalità di una lettera di lamentela dovrebbe essere fermamente professionale. L’obiettivo non è semplicemente sfogare la propria frustrazione, ma piuttosto sollecitare l’azienda a prendere atto dei problemi e ad agire per correggere la situazione. Il mittente può inoltre suggerire come vorrebbe che la questione venisse risolta, che si tratti di un nuovo servizio di pulizia senza costi aggiuntivi, di un rimborso, o di altre forme di compensazione.

Una buona lettera di lamentela dovrebbe includere anche tutte le informazioni rilevanti per permettere all’azienda di verificare la situazione e correggere il problema, come la data del servizio di pulizia, luogo, e tutte le comunicazioni precedenti relative al servizio in questione.

Inoltre, sarebbe utile per il cliente includere eventuali prove a sostegno del proprio reclamo, come fotografie o testimonianze, che possano dimostrare l’inefficacia del servizio ricevuto.

L’importanza di scrivere una tale lettera risiede nella possibilità di far sì che l’azienda sia consapevole delle sue mancanze e abbia l’occasione di migliorare, oltre a fornire al cliente un documento formale che attesta il tentativo di risolvere la situazione in modo costruttivo.

Come scrivere una Lettera di lamentela servizio pulizie

Una lettera di lamentela per un servizio di pulizie inadeguato deve essere scritta con precisione e attenzione, in modo da comunicare in maniera chiara la natura del problema e spingere l’azienda a prendere i provvedimenti necessari. Per assicurarsi che la lettera sia efficace e che affronti tutti i punti critici, occorre includere le seguenti informazioni, integrate in maniera fluida e logica nel testo.

Innanzitutto, è importante iniziare la lettera con le proprie generalità complete, ovvero nome, cognome e dati di contatto, inclusi indirizzo, numero di telefono e possibilmente anche l’indirizzo e-mail. Questo permettere alla compagnia di pulizie di identificare il mittente e di contattarlo per seguire la questione.

Successivamente, è fondamentale specificare il contesto in cui si è verificata la situazione. Bisogna indicare la località e l’indirizzo esatti dove il servizio di pulizia è stato fornito, nonché il periodo di riferimento e la frequenza del servizio, ad esempio, se si tratta di una pulizia giornaliera, settimanale o mensile. Offrire questi dettagli fornisce un quadro chiaro di quando e dove il problema si è presentato.

Il prossimo passo è descrivere in modo esplicito e dettagliato la natura della lamentela. Bisogna esporre gli specifici problemi riscontrati con il servizio di pulizie, ad esempio, se l’attenzione per i dettagli è stata insufficiente, se determinate aree sono state sistematicamente trascurate, o se sono stati utilizzati prodotti non adatti che hanno causato danni. È utile fornire esempi concreti, come descrivere macchie che non sono state rimosse o zone che restano polverose o sporche dopo le sessioni di pulizia. È qui che risiede il cuore della lettera, poiché si espongono le ragioni del proprio malcontento.

Dopo aver dettagliato i problemi, è consigliabile includere nella lettera eventuali tentativi precedenti di risolvere la situazione. Se ci sono state precedenti comunicazioni con il personale o con i responsabili dell’azienda di pulizie, vanno menzionate, comprese le date e le risposte ricevute. Questo mostra che si è tentato di affrontare il problema prima di procedere con una lamentela formale.

Inoltre, è necessario esprimere le proprie aspettative in merito a come si desidera che la situazione venga risolta. Bisogna proporre una soluzione realistica e ragionevole, come ad esempio la richiesta di una pulizia supplementare senza costi aggiuntivi, un rimborso parziale o totale, o l’intervento di un supervisore per garantire che il servizio venga eseguito secondo gli standard attesi.

Per concludere la lettera, si deve esprimere la volontaria continuazione della collaborazione con la ditta di pulizie, purché i problemi vengano risolti in maniera soddisfacente. È importante mantenere un tono cortese e professionale, evitando di risultare aggressivi o discutibili, poiché lo scopo è di instaurare un dialogo costruttivo che porti alla soluzione dei problemi riscontrati.

Infine, la lettera deve essere conclusa con una frase di cortesia, ringraziando l’azienda per l’attenzione e l’eventuale intervento, e fornendo la propria disponibilità per eventuali chiarimenti o per la discussione di soluzioni. Non dimenticare di firmare la lettera, per dare un ulteriore tocco di formalità e di serietà alla comunicazione.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di lamentela servizio pulizie

Se ti trovi nella situazione di scrivere una lettera di lamentela per un servizio di pulizie che non ha soddisfatto le tue aspettative, è fondamentale adottare un linguaggio che sia al contempo chiaro, rispettoso e diretto.

Inizierei esprimendo il mio disagio con frasi che riflettano la mia insoddisfazione in modo costruttivo, senza ricorrere a toni aggressivi o accusatori. Un linguaggio cortese e formale aiuta a mantenere la comunicazione professionale ed è essenziale per essere presi sul serio.

Utilizzerei poi termini specifici per descrivere i problemi incontrati, dettagliando esempi concreti che dimostrino in che modo il servizio non ha soddisfatto gli standard previsti. Questo aiuta chi legge a comprendere esattamente la natura del problema e fornisce una base per la discussione e la risoluzione delle questioni sollevate.

Sarebbe inoltre utile adottare un tono che inviti al dialogo e alla collaborazione, suggerendo la volontà di trovare una soluzione condivisa piuttosto che limitarsi a elencare i punti di insoddisfazione. Incoraggiare un approccio cooperativo può fare la differenza nel modo in cui la lamentela viene ricevuta e gestita.

Infine, concluderei la lettera con un’espressione di apertura verso una possibile risposta e indicando la mia disponibilità a discutere ulteriormente della questione. Questo approccio non solo dimostra maturità e professionalità, ma può anche accelerare il processo di risoluzione del problema.

Esempi di Lettera di lamentela servizio pulizie

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di lamentela servizio pulizie da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di lamentela servizio pulizie

Oggetto: Formale Reclamo per Servizio di Pulizia Insoddisfacente

Gentili Responsabili,

Mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo o ruolo, ad es. amministratore della società XYZ, responsabile della manutenzione, inquilino, ecc.] dell’unità immobiliare situata in [indirizzo completo dell’immobile], la quale si avvale del vostro servizio di pulizia da [durata del contratto o della collaborazione].

Scrivo questa lettera per esprimere il mio disappunto e insoddisfazione per il servizio di pulizia ricevuto in data [data specifica o periodo in cui si sono avuti problemi]. Nonostante i chiarimenti contrattuali e i precedenti scambi comunicativi in cui vi abbiamo illustrato le nostre specifiche richieste e standard attesi, il livello del servizio offerto è notevolmente al di sotto delle aspettative e degli accordi stabiliti.

Di seguito, elenco alcune delle problematiche evidenziate durante l’ultimo intervento di pulizia:

1. Aree comuni non adeguatamente pulite: [fornire esempi specifici, come pavimenti ancora sporchi, polvere su mobili e superfici, cestini non svuotati, ecc.].
2. Utilizzo improprio dei prodotti di pulizia: [spiegare problemi o danni sorti dall’uso di prodotti non idonei, come macchie su superfici o odori molesti].
3. Mancata adesione agli orari concordati: [descrivere ritardi o anticipi non comunicati].
4. Negligenza o danneggiamenti: [menzionare eventuali danni o trascuratezze riscontrate].

Queste carenze hanno non solo provocato disagi quotidiani agli utilizzatori degli spazi, ma mettono in forse anche la continuità di una collaborazione che fino ad ora abbiamo ritenuto proficua e professionale.

Richiediamo quindi un incontro immediato per discutere queste problematiche e individuare soluzioni rapide ed efficaci. Inoltre, chiediamo un controllo accurato della qualità del servizio fornito e la presa di misure appropriate per assicurare che tali incidenti non si ripetano in futuro.

Vorremmo sottolineare che ci aspettiamo una risposta formale a questa lettera entro [terminare specifico, ad esempio 5 giorni lavorativi], a cui dovrà seguire un’azione concreta e tangibile. In assenza di miglioramenti significativi, saremo costretti a rivedere i termini del nostro rapporto commerciale, compresa la possibilità di ricorrere ad altri fornitori.

Confidiamo nella vostra attenzione e collaborazione per risolvere queste questioni con la massima celerità.

In attesa di un vostro cortese riscontro, porgo distinti saluti.

[Cognome e Nome]
[Tua Posizione/Ruolo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]

Allegati: [Elenco di eventuali foto, comunicazioni precedenti, o altri documenti di supporto alla lamentela]

In questo caso, è importante ricordare che la cortesia e la professionalità dovrebbero essere mantenute durante tutta la corrispondenza, anche se si sta presentando un reclamo. Si potrebbe inoltre considerare l’invio della lettera tramite posta raccomandata o tramite posta elettronica con conferma di ricezione per garantire che il messaggio sia stato ricevuto dalla parte interessata.

Secondo esempio di Lettera di lamentela servizio pulizie

Oggetto: Formale Reclamo per Inadeguato Servizio di Pulizie

[Gentile Responsabile/Gestore],

Mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo/ruolo, es. amministratore] della struttura residenziale/commerciale sita in [indirizzo completo dell’edificio o dell’ufficio], per esprimere un formale reclamo relativo al servizio di pulizie fornito da [Nome dell’Azienda di Pulizie] in data [inserire data], che non ha soddisfatto gli standard contrattualmente concordati.

Desidero portare alla vostra attenzione diverse mancanze rilevate, che hanno avuto un impatto diretto sulla qualità dell’ambiente che noi – assieme ai nostri clienti, ospiti o residenti – quotidianamente viviamo o frequentiamo. Nello specifico, i problemi riscontrati includono:

1. [Descrivere la prima area di problema, es. pulizia superficiale e inadeguata dei pavimenti, con evidenti tracce di sporco e macchie];
2. [Dettagliare il secondo problema, es. sanitari non igienizzati correttamente, con residui di calcare e mancata disinfezione];
3. [Fornire esempi di un ulteriore problema, es. raccolta e smaltimento dei rifiuti non effettuato come da accordi];
4. [Altri problemi riscontrati, se presenti].

Siamo convinti che questi episodi non rispecchino gli standard di eccellenza a cui la vostra azienda mira, pertanto ci attendiamo un’immediata risoluzione di quanto sopra riportato. È nostra intenzione continuare a collaborare con [Nome dell’Azienda di Pulizie] sulla base delle attese precedentemente concordate, ma è essenziale che tali disservizi non si ripetano in futuro.

Chiediamo pertanto che vengano prese le seguenti misure:

– Un incontro con un vostro responsabile al fine di discutere di persona le inadeguatezze del servizio e tracciare un piano di azione per il miglioramento;
– La ripetizione del servizio di pulizia, a vostre spese, entro e non oltre [inserire data], con particolare attenzione alle aree precedentemente citate;
– Un controllo qualità post-servizio da parte di un supervisore per assicurarsi che gli standard siano stati rispettati;
– [Qualsiasi altra misura che si ritiene necessaria].

Confidiamo in una vostra rapida risposta e nella volontà di trovare una soluzione soddisfacente per entrambe le parti. In assenza di miglioramenti tangibili, saremo costretti a prendere in considerazione la possibilità di rivolgerci ad altri fornitori di servizi o di intraprendere ulteriori azioni, incluse quelle legali.

Attendo un vostro riscontro entro e non oltre [inserire termine ragionevole, es. 5 giorni lavorativi] dall’odierna comunicazione. Resto disponibile per un incontro di persona e potete contattarmi al numeri [inserire numero di telefono] o via email a [inserire email].

In attesa di un vostro celere riscontro, porgo distinti saluti.

Cordiali Saluti,

[Firma (se inviata per posta)]
[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Ruolo/Titolo]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[La Tua Email]

Terzo esempio di Lettera di lamentela servizio pulizie

Oggetto: Disservizi nel servizio di pulizia – Richiesta di intervento immediato e verifica della qualità del servizio

Gentile [Nome del Responsabile],

con la presente desidero comunicare il mio disappunto e le mie rimostranze relative a numerosi disguidi e mancanze riscontrati nel servizio di pulizia fornito dalla Vostra azienda, al quale la mia società si affida dal [Data Inizio Contratto].

Dall’inizio della nostra collaborazione, avevamo accordato precise specifiche riguardo la qualità e la frequenza delle attività di pulizia all’interno dei nostri locali siti in [Indirizzo completo], come descritto nel contratto sottoscritto in data [Data Contratto]. Sfortunatamente, negli ultimi [Specificare Periodo: es. mesi/settimane] abbiamo ripetutamente riscontrato una serie di carenze che hanno influenzato negativamente il livello di igiene e ordinamento dei nostri uffici, mettendo a dura prova la nostra soddisfazione verso il servizio che la Vostra ditta si è impegnata a fornire.

Tra i principali problemi rilevati, desidero evidenziare quelli che seguono:

1. Mancato rispetto della frequenza di pulizia concordata. Ci siamo accorti che le aree comuni vengono pulite con una cadenza nettamente inferiore a quella stabilita dal contratto, con visibile accumulo di polvere e sporcizia.

2. Utilizzo di prodotti di pulizia non conformi agli standard di qualità previsti e spesso inefficaci nella rimozione di macchie o aloni.

3. Trascuratezza nei dettagli, con particolare riferimento alle superfici vetrate e ai servizi igienici, che risultano spesso trascurati e non all’altezza degli standard professionali che ci aspettiamo.

4. Mancato riordino e sistemazione degli ambienti dopo le operazioni di pulizia, con oggetti spostati e non riposizionati correttamente.

5. Scarsa cura delle zone ad alto traffico, dove è essenziale una maggiore attenzione e frequenza di intervento.

Queste mancanze hanno iniziato a incidere negativamente sull’immagine della nostra azienda ed hanno reso meno confortevole e produttivo l’ambiente di lavoro per i nostri dipendenti, che giustamente si aspettano un ambiente pulito e ordinato.

Vogliamo sollecitare un immediato intervento al fine di risolvere i disagi sopra menzionati e richiediamo un incontro per discutere delle potenziali soluzioni e delle azioni correttive che la Vostra azienda intenderebbe adottare. Inoltre, richiediamo una verifica completa della qualità del servizio offerto e, se necessario, una revisione del programma di pulizie al fine di adeguarlo alle esigenze del nostro ufficio.

Qualora i problemi dovesse persistere senza una rapida risoluzione e miglioramento, ci vedremmo costretti a riconsiderare il nostro rapporto contrattuale, prendendo in considerazione la possibilità di rivolgerci a un’azienda concorrente in grado di soddisfare in maniera più professionale i nostri standard qualitativi.

Confidiamo in una Vostra celere riposta e in un incontro costruttivo per poter risolvere questa situazione nel migliore dei modi.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Carica all’interno dell’azienda]
[Ragione Sociale della compagnia]
[Informazioni di contatto: Telefono, Email]

Data: [Inserire la data di invio della lettera]

Quarto esempio di Lettera di lamentela servizio pulizie

Oggetto: Reclamo per servizio pulizie inadeguato e richiesta provvedimenti immediati

Gentile [Nome del Responsabile],

Mi rivolgo a Lei in qualità di [la tua posizione/es. responsabile, inquilino, etc.] del [nome dell’edificio, ufficio, abitazione, etc.] sito in [indirizzo completo], per esprimere il mio profondo disappunto riguardo la qualità del servizio di pulizia fornito da [Nome della Compagnia di Pulizie] in data [data specifica] o nel periodo da [data di inizio] a [data di fine], in base all’accordo contrattuale in atto dal [data di inizio contratto].

Desidero portare alla vostra attenzione alcune gravi mancanze che hanno implicato un notevole disagio per me e [per gli altri inquilini/dipendenti/visitatori] e che rappresentano una violazione dei termini contrattuali che garantirebbero un servizio di pulizia efficiente e soddisfacente:

1. [Descrivi il problema specifico numero 1, es. il mancato svuotamento dei cestini in tutte le aree designato, lasciando rifiuti accumulati per più giorni].
2. [Descrivi il problema specifico numero 2, es. la pulizia superficiale ed inadeguata dei servizi igienici, con particolare attenzione alla presenza di sporco visibile e mancanza di igienizzazione].
3. [Descrivi il problema specifico numero 3, es. l’omissione del lavaggio dei pavimenti in aree ad alto traffico, risultando in uno stato di trascuratezza e di pericolo per la sicurezza].
4. [Aggiungi ulteriori problemi rilevati, se presenti].

Questi esempi non sono che una parte delle numerose inosservanze che abbiamo riscontrato e che purtroppo hanno avuto un impatto diretto sulla qualità della vita e dell’ambiente lavorativo all’interno del [nome dell’edificio/ufficio/etc.]. Ricordo che secondo i termini del contratto di servizio, [Nome della Compagnia di Pulizie] si assume l’impegno di mantenere gli standard di pulizia agli alti livelli discussi e concordati in fase contrattuale.

In allegato a questa lettera troverete una lista dettagliata dei problemi osservati, comprensiva di foto [e/o video] che documentano la situazione attuale, nonché copia delle comunicazioni precedenti in cui si evidenziavano simili carenze, senza che fossero seguite da miglioramenti tangibili.

Data la serietà della situazione e l’impatto che questa ha sul nostro ambiente, richiediamo con urgenza:

– Un incontro con un rappresentante di [Nome della Compagnia di Pulizie] per discutere questi problemi e trovare una soluzione immediata e duratura.
– La realizzazione di un’ispezione straordinaria dei locali e una pulizia accurata entro [numero di giorni, es. 5 giorni lavorativi] dalla ricezione di questa lettera.
– L’attuazione di misure correttive, compresa la possibilità di una formazione aggiuntiva per il personale di pulizia o la revisione del team attualmente incaricato, se necessario.

Poiché consideriamo la pulizia e l’igiene una priorità assoluta, ci aspettiamo un riscontro costruttivo da parte Vostra, nonché misure appropriate entro il termine sopra indicato, al fine di non essere costretti a prendere ulteriori azioni, che potrebbero includere la rescissione del contratto e/o l’assunzione di una diversa compagnia di pulizie.

In attesa di una Vostra sollecita risposta, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]
[Eventuali riferimenti al contratto di servizio o altri documenti pertinenti]