Lettera formale chiusura contratto professionale – Esempi e Modelli

Una lettera formale di chiusura contratto professionale è un documento scritto che viene impiegato in un contesto professionale per segnalare la conclusione di un accordo contrattuale tra due o più parti. Il suo scopo è di comunicare ufficialmente la decisione di terminare il rapporto di lavoro o di servizio che era stato precedentemente stabilito tramite un contratto.

Nella lettera, chi scrive (di solito il cliente o il prestatore di servizi) esplicita la sua intenzione di porre fine al contratto, rispettando i termini e le condizioni concordate nell’accordo originale, compresi gli eventuali termini di preavviso e altre clausole specifiche sulla risoluzione del contratto.

Il tono della lettera dovrebbe essere professionale e rispettoso, evitando il linguaggio emotivo o colloquiale. Di solito si inizia con un indirizzo formale al destinatario e si procede con un’introduzione chiara in cui viene affermato lo scopo della lettera.

Il corpo della lettera dovrebbe dettagliare le motivazioni della chiusura del contratto, ricordando, se necessario, eventuali discussioni precedenti o decisioni che hanno portato a questa conclusione. È anche importante includere riferimenti specifici al contratto, come il numero del contratto o le date di inizio e di fine dell’incarico, per evitare ambiguità.

Verso la fine della lettera, si ringrazia il destinatario per la collaborazione fino a quel momento e si esprime la volontà di gestire il processo di chiusura in maniera amichevole e professionale. Potrebbero anche essere delineati i passaggi previsti per la conclusione degli affari in corso, come ad esempio la consegna finale dei lavori o la compensazione delle spese in sospeso.

Il documento si conclude con una cortese chiusura, la firma dell’autore della lettera e la data di composizione della lettera, a testament of the formality and official nature of the communication.

Inoltre, la lettera può essere accompagnata da documentazione di supporto, se necessario, e può includere l’indicazione degli allegati. Nel contesto aziendale, la lettera formale di chiusura del contratto professionale è considerata una best practice non solo per mantenere la buona reputazione di una parte nei confronti dell’altra, ma anche per garantire una corretta documentazione legale e fornire un chiaro riferimento in caso di future discussioni.

Come scrivere una Lettera formale chiusura contratto professionale

Una lettera formale per la chiusura di un contratto professionale è un documento che necessita di precisione e chiarezza per comunicare efficacemente l’intenzione di terminare un accordo prestabilito. Questo genere di lettera deve esprimere in termini rispettosi, ma diretti, il desiderio della parte che scrive di terminare il rapporto contrattuale in essere.

Innanzitutto, l’intestazione della lettera deve includere gli estremi completi dell’individuo o dell’ente che sta inviando la comunicazione. Questo comprende il nome completo, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo email e, se appropriato, qualsiasi dettaglio relativo alla posizione aziendale o professionale. Analogamente, va incluso lo stesso livello di dettaglio per il destinatario della lettera, assicurandosi che i dati siano sia aggiornati che corretti per garantire la ricezione e l’identificazione precisa del soggetto a cui si intende comunicare la decisione.

Dopo l’intestazione, è opportuno inserire la data in cui la lettera è stata redatta. Questo serve a registrare il momento esatto in cui è stata presa l’iniziativa di comunicare e può avere implicazioni legali nel caso in cui vi siano termini di preavviso da rispettare.

Si procede poi con un saluto formale, adeguato al contesto professionale e alla cultura in cui si opera, seguito dal nome del destinatario o del titolo, se è questo il protocollo. Il corpo della lettera va avviato con una breve introduzione che richiami il contratto in oggetto, specificando chiaramente il suo oggetto e la sua data di stipulazione, in modo da non lasciare dubbi riguardo al contesto.

Un aspetto cruciale del corpo della lettera è la dichiarazione dell’intenzione di terminare il contratto. Questo deve essere comunicato con cortesia ma con determinazione, evitando giri di parole che potrebbero confondere. È importante poi citare i termini contrattuali che riguardano la cessazione, come il periodo di preavviso richiesto, e assicurarsi di rispettarli.

In aggiunta, è importante fornire una spiegazione del perché si è scelto di terminare il contratto. Questa spiegazione può essere breve e dovrebbe essere espressa in termini professionali; non è necessario, né produttivo, entrare in dettagli personali o in accuse che possono deteriorare le relazioni. Tuttavia, offrire un giustificativo chiaro può essere particolarmente utile per mantenere relazioni professionali positive e per evitare possibili malintesi o dispute legali.

La lettera deve inoltre includere una sezione che tratti delle procedure finali, come l’aggiustamento di eventuali conti aperti, la restituzione di proprietà o documenti aziendali e gli ultimi servizi o prodotti che saranno forniti nel rispetto del periodo di preavviso. Questo passaggio è essenziale per garantire una chiusura ordinata e completa di tutti gli affari in corso fra le parti.

Concludendo, è necessario esprimere gratitudine per l’opportunità di aver lavorato insieme e, dove appropriato, si può esprimere il desiderio di mantenere rapporti cordiali in futuro. Segue la chiusura formale della lettera, che dovrebbe essere coerente con il tono del saluto iniziale, e la firma completa dell’individuo responsabile per la comunicazione, possibilmente con inchiostro.

Infine, se si tratta di una lettera inviata effettivamente in formato cartaceo, è buona norma includere l’indicazione di eventuali allegati che accompagnano la lettera, come copie del contratto originale, documentazione di supporto alle ragioni della cessazione, o altre comunicazioni pertinenti.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera formale chiusura contratto professionale

Nella redazione di una lettera formale riguardante la chiusura di un contratto professionale, è fondamentale adottare un linguaggio appropriato al contesto, che rifletta professionalità e rispetto reciproco. Il linguaggio deve essere chiaro, conciso e formale, evitando ambiguità o fraintendimenti e mantenendo un tono rispettoso.

Innanzitutto, si dovrebbe iniziare con un saluto formale che possa dare il giusto peso alla comunicazione, ad esempio “Gentile [Nome e Cognome]” o “Egregio Dottor [Cognome]”, a seconda del grado di formalità e del titolo accademico o professionale della persona a cui si scrive.

Nel prosieguo della lettera, è importante esprimersi con cortesia, presentando la situazione in modo diretto ma sempre garbato. Utilizzando termini adeguati che appartengono al lessico tecnico-legale, specificherete lo scopo della lettera, ossia la chiusura del contratto in oggetto. Sarà cruciale riferirsi al contratto con precisione, menzionando il numero del contratto, la data di stipulazione e eventuali clausole che dettagliano le procedure di disdetta o chiusura.

Il motivo della cessazione del contratto dovrebbe essere spiegato in modo sobrio, senza entrare in dettagli superflui o esprimere giudizi personali che possono risultare inappropriati. È inoltre essenziale assicurarsi che la terminazione del contratto sia conforme ai termini e alle condizioni precedentemente accettati, quindi richiamare tali termini può essere opportuno per evitare incomprensioni.

Nel concludere la lettera, si consiglia di esprimere gratitudine per la collaborazione ricevuta e di aprire a una potenziale collaborazione futura. Frasi come “La ringrazio per la collaborazione fornita durante il periodo del nostro accordo” trasmettono un senso di professionalità e cortesia.

Come formula di chiusura, è consigliabile usare formule di cortesia come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguite dal proprio nome completo e dalla propria posizione o ruolo all’interno dell’organizzazione che rappresentate. Non dimenticate di includere i vostri dati di contatto per eventuali comunicazioni future.

Ricordate infine di rileggere la lettera attentamente, per correggere eventuali errori e assicurarsi che il tono sia adeguato alla situazione. Un linguaggio curato e appropriato è il segno distintivo di una comunicazione professionale efficace.

Esempi di Lettera formale chiusura contratto professionale

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera formale chiusura contratto professionale da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera formale chiusura contratto professionale

Oggetto: Comunicazione di Chiusura del Contratto di Servizi Professionali

Egregio/a [Nome del Destinatario],

Con la presente, Le scrivo in qualità di [La tua Posizione] di/dello [Nome della tua Azienda/Studio], per comunicarLe formalmente la nostra decisione di non rinnovare il contratto di servizi professionali n° [Numero del Contratto] attualmente in vigore tra [Nome della tua Azienda/Studio] e [Nome dell’Azienda del Destinatario].

Come da accordi contrattuali, siamo tenuti ad inviarLe una comunicazione scritta con un preavviso di [Numero] giorni prima della data di scadenza del contratto, prevista per il [Data di Scadenza del Contratto]. Pertanto, questa lettera funge da notifica ufficiale della nostra intenzione di concludere il rapporto contrattuale alla data indicata, senza alcuna intenzione di rinnovo.

Desideriamo sottolineare che la decisione di terminare il contratto non riflette in alcun modo insoddisfazione nei confronti della qualità dei servizi forniti da [Nome dell’Azienda del Destinatario] o della Vostra professionalità. La scelta è dettata da [Motivi del Termine del Contratto, ad esempio: cambiamenti strategici interni, ristrutturazioni aziendali, etc.].

[Se applicabile: Abbiamo apprezzato la collaborazione e il lavoro svolto insieme nel corso degli ultimi anni e intendiamo assicurare una transizione fluida e senza inconvenienti. I dettagli specifici circa il completamento di eventuali progetti in corso saranno discussi, se necessario, in un incontro separato.]

La invitiamo a fornirci eventuali documentazioni finali o report necessari prima della scadenza del contratto, nonché a procedere alla chiusura di tutti gli account o servizi associati entro la data di conclusione del nostro rapporto contrattuale.

Per ogni domanda o chiarimento, non esiti a contattarmi direttamente all’indirizzo email [Il tuo indirizzo email] o al numero di telefono [Il tuo numero di telefono].

Confidando in una Sua pronta risposta, colgo l’occasione per ringraziarLa nuovamente per i servizi forniti e per l’opportunità di aver collaborato con [Nome dell’Azienda del Destinatario].

Cordiali saluti,

[Firma]

[Il tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Nome della tua Azienda/Studio]

[P.S.: Allegare, se necessario, eventuali documentazioni pertinenti o listare gli allegati alla lettera.]

Secondo esempio di Lettera formale chiusura contratto professionale

Oggetto: Disdetta contratto professionale [Numero del Contratto/ID del Servizio]

[Egregio/A Spettabile] [Nome dell’azienda o del professionista],

Con la presente, io sottoscritto/a [Il tuo Nome e Cognome], in qualità di titolare/legale rappresentante dell’azienda [Nome della tua azienda], con sede legale in [Indirizzo completo della tua azienda], intendo comunicare formalmente la mia volontà di recedere dal contratto [Numero del Contratto/ID del Servizio] stipulato in data [Data di stipula del contratto] con [la Vostra azienda/il Vostro nome professionale], il cui oggetto è [Breve descrizione del servizio o del prodotto fornito].

La decisione di procedere con la chiusura del presente contratto è motivata da [inserire una breve spiegazione delle ragioni alla base della decisione, ad esempio la conclusione del progetto, il cambiamento delle esigenze aziendali, ragioni economiche, ecc.].

Come da accordi contrattuali, la cancellazione del servizio sarà effettiva a partire dal [Data di efficacia della disdetta], rispettando il termine di preavviso di [Numero] giorni lavorativi come da clausole stabiliti. Di conseguenza, la presente lettera è inviata in data odierna [Data dell’invio della lettera], che rispetta i termini previsti per la comunicazione scritta.

Inoltre, sarei grato/a se poteste inviarmi conferma della ricezione della presente e di ogni eventuale saldo o procedura da completare in relazione alla conclusione del rapporto contrattuale.

In attesa di una Vostra risposta, Vi pregherei di fornire dettagli relativi a eventuali azioni necessarie da parte mia per portare a termine la disdetta in maniera ordinata, come per esempio la restituzione di eventuali materiali o documentazione.

Resto a disposizione per eventuali chiarimenti o questioni pratiche connesse a questa comunicazione attraverso i miei recapiti riportati di seguito:

[E-mail]
[Telefono]
[Indirizzo]

Vi ringrazio per la collaborazione fin qui ricevuta e auguro un proseguimento di attività proficuo e soddisfacente.

Distinti saluti,

[Il tuo Nome e Cognome]
[La tua Posizione nella tua azienda]
[Nome della tua azienda]

[Firma – se la lettera viene stampata e inviata in forma cartacea]

Terzo esempio di Lettera formale chiusura contratto professionale

Oggetto: Risoluzione Contratto Professionale N. [Inserire Numero Contratto]

Con la presente comunicazione, io sottoscritto/a [Il tuo nome completo], in qualità di [inserisci il tuo titolo o la tua professione], intendo notificare formalmente la mia decisione di risolvere il contratto professionale N. [inserire Numero Contratto], stipulato in data [Data di stipulazione contratto], che mi lega alla Vostra [Ente/Società/Persona] per la fornitura di [Servizi prestati/Attività svolta].

Tale decisione è stata presa in seguito a [spiegazione breve e concisa del perché si desidera terminare il contratto, ad esempio: “cambiamenti nelle circostanze lavorative”, “mutamenti negli obiettivi professionali”, “ragioni personali”, “non soddisfazione reciproca degli accordi contrattuali” ecc.].

Conformemente a quanto previsto dalle clausole contrattuali, il presente atto di disdetta viene inviato con un preavviso di [numero] giorni/mesi, come indicato nell’articolo [specificare l’articolo del contratto che parla di risoluzione/terminazione]. Pertanto il contratto sarà considerato risolto a partire dal giorno [Inserire data di fine effettiva del contratto].

[Qualora vi siano procedure da seguire o adempimenti finanziari da saldare, come pagamenti o compensi, specificare qui gli accordi o gli obblighi, ad esempio: “Sono a disposizione per definire eventuali compensi dovuti per le attività svolte fino alla data di recesso.”]

Desidero sottolineare che la decisione non riflette in alcun modo sulla qualità dei rapporti intercorsi fino ad oggi, che ho sempre ritenuto essere professionalmente validi e stimolanti.

Resto a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti e per concordare gli aspetti pratici della chiusura del nostro rapporto professionale. Potete contattarmi all’indirizzo email [tua email] o al numero di telefono [tuo numero di telefono].

Concludo esprimendo il mio sincero ringraziamento per la collaborazione avuta e augurando ogni successo futuro alla Vostra [Ente/Società/Persona].

In attesa di un Vostro gentile riscontro, presento

Distinti Saluti.

[Firma]

[Il tuo nome completo]
[Tua eventuale qualifica o professione]
[Indirizzo]
[CAP, Città]
[Tua email]
[Tuo numero di telefono]
[Data]

Allegati: [eventuali documenti allegati, quali copia del contratto, documentazione di supporto, ecc.].

Quarto esempio di Lettera formale chiusura contratto professionale

Oggetto: Comunicazione di Chiusura del Contratto Professionale N. [Inserire Numero Contratto]

Gentile [Titolo e Cognome del Destinatario],

Con la presente, desidero informarLa che intendo procedere allo scioglimento del contratto professionale N. [inserire numero contratto], stipulato in data [inserire data stipula contratto], per la fornitura dei servizi di [specificare natura del servizio fornito: es. consulenza legale, servizi di progettazione, supporto informatico, ecc.].

Dopo attenta considerazione delle dinamiche aziendali e delle esigenze attuali, abbiamo deciso di concludere il rapporto professionale in essere alla scadenza naturale fissata per il [inserire data di fine contratto] o in anticipo, come consentito dall’articolo [inserire articolo contratto che permette la risoluzione anticipata] del contratto sopra citato.

Tale decisione non riflette in alcun modo la qualità dei servizi offerti da [Nome dell’Azienda o Professionista], che sono stati sempre all’altezza delle aspettative e fortemente apprezzati da parte nostra. Questa scelta è motivata esclusivamente da ragioni strategiche interne alla nostra azienda/alla mia attività professionale, tese a un ridimensionamento/ridefinizione della struttura dei nostri fornitori e collaboratori esterni.

Ai sensi del contratto vigente, La prego di considerare la presente come comunicazione ufficiale di preavviso, da computarsi secondo i termini stabiliti nel contratto stesso. Entro [inserire numero giorni di preavviso previsti] giorni dal ricevimento di questa lettera, pertanto, avverrà la formale cessazione del rapporto di collaborazione.

Vorrei prenderLa inoltre in considerazione per eventuali future esigenze professionali, mantenendo quindi un rapporto di mutuo interesse e disponibilità a collaborazioni future, laddove ciò si rendesse opportuno e conveniente per entrambe le parti.

La invito quindi a organizzare congiuntamente con il nostro referente interno, [Nome e Cognome], tutte le attività necessarie a una corretta chiusura del rapporto, ivi incluse la consegna di eventuali documenti, dati, materiali o risorse aziendali ancora in Vostro possesso e la finalizzazione degli aspetti contabili e amministrativi.

Per qualsiasi domanda o ulteriore chiarimento, non esiti a contattare direttamente me o [Nome e Cognome del Referente Aziendale], al numero [Inserire Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Inserire Email].

Confermando la nostra migliore considerazione, colgo l’occasione per ringraziarLa per la collaborazione pregressa e per i servizi forniti.

In attesa di un Suo cortese riscontro, porgo distinti saluti.

Cordialmente,

[Firma – se inviata in formato cartaceo]

[Nome e Cognome]
[Qualifica/Posizione in Azienda]
[Nome Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
[Eventuali altri recapiti]