Lettera di lamentela per mancato recapito merce – Esempi e Modelli

La lettera di lamentela per mancato recapito merce è un documento formale che un cliente insoddisfatto invia al fornitore o alla compagnia di spedizioni per segnalare che un prodotto acquistato non è stato consegnato come pattuito. In questa comunicazione, l’acquirente esprime il proprio disappunto e richiede una soluzione rapida al problema, che può essere la sostituzione della merce, il completamento della consegna mancata o il rimborso del pagamento effettuato.

Il tono di una lettera di lamentela è solitamente serio e professionale; il cliente mette in evidenza l’importanza del servizio atteso e gli inconvenienti arrecati dalla mancata consegna. La lettera dovrà includere una descrizione dettagliata dei fatti: numero d’ordine, data prevista di consegna, eventuali prove di acquisto e ogni tentativo compiuto per risolvere la questione prima di ricorrere alla lamentela ufficiale.

Con questa lettera, l’acquirente cerca di stabilire una comunicazione efficace con il venditore o il corriere per risolvere il disguido. Allo stesso tempo, pone le basi per eventuali azioni future, qualora il problema non venga risolto in maniera soddisfacente, quale ad esempio il ricorso a vie legali o a organismi di tutela dei consumatori.

Come scrivere una Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Prima di tutto, la lettera dovrebbe iniziare con i tuoi dati personali e quelli della società a cui stai scrivendo. Questo include il tuo nome completo, indirizzo, numeri di telefono, indirizzo e-mail e la data. Se sei in possesso di un numero cliente o di un riferimento per l’ordine, questi dovrebbero essere inclusi qui per facilitare il processo di identificazione da parte della società.

Prosegui con un saluto formale, indirizzandoti al responsabile del servizio clienti o al manager pertinente, se conosci il loro nome. Se non conosci un nome specifico, un saluto generico come “Gentili Signori” sarà adatto.

Nel corpo della lettera, è importante iniziare con una descrizione chiara dell’oggetto della lamentela, menzionando l’ordine specifico e i dettagli del prodotto che doveva essere consegnato. Fornisci le date chiave, come la data in cui l’ordine è stato effettuato, la data prevista di consegna e qualsiasi corrispondenza rilevante che hai avuto con l’azienda riguardo all’ordine in questione.

Dopo aver stabilito il contesto, passa a esporre il problema in maniera concisa. È fondamentale restare sul fatto specifico del mancato recapito, evitando divagazioni che potrebbero distogliere l’attenzione dal problema principale. Spiega come questo ti abbia causato disagi, stress o eventuali perdite finanziarie, adottando un tono pacato ma fermo. L’obiettivo è trasmettere il significativo impatto che ha avuto su di te o sulla tua attività questo mancato recapito, senza cadere in accuse o toni aggressivi.

Inoltre, dovresti esprimere qual è la tua aspettativa di risoluzione. Questo potrebbe includere una richiesta di consegna immediata della merce, un rimborso, una sostituzione o qualsiasi altra forma di compensazione che ritieni sia appropriata. È importante essere ragionevoli e chiari riguardo a ciò che ritieni sia un’adeguata soluzione al problema.

Invita poi l’azienda a un dialogo, richiedendo di essere contattato per discutere la questione entro un termine ragionevole. Specifica che attendi una risposta e che sei disponibile per fornire ulteriori informazioni se necessario. Questo dimostra la tua volontà di collaborare per arrivare a una risoluzione positiva per entrambi.

Infine, chiudi la lettera con un tono cortese ma deciso, ringraziando il destinatario per l’attenzione e l’assistenza. Un saluto formale, come “Cordialmente” o “Distinti saluti”, seguito dal tuo nome completo, darà un tono professionale alla comunicazione.

Ricorda di rileggere la lettera per correggere eventuali errori di battitura o grammaticali, in quanto una lettera ben scritta e priva di errori trasmette serietà e professionalità. Appena la lettera è pronta, inviala tramite un metodo che ti permetta di avere la conferma della ricezione, come la posta raccomandata o tramite email con ricevuta di lettura.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Nell’ambito della scrittura di una lettera di lamentela per mancato recapito di merce, è essenziale impiegare un linguaggio chiaro, formale e cortese, ma deciso. L’obiettivo è di comunicare il proprio disappunto e richiedere una risoluzione efficace, senza sfociare in toni aggressivi o inappropriati.

La lettera dovrebbe iniziare con un saluto formale, ad esempio usando espressioni come “Gentile Sig. Rossi” o “Spettabile Azienda X”, a seconda del destinatario. La prima frase dovrebbe immediatamente indicare l’oggetto della lettera, per esempio: “Mi rivolgo a voi per esprimere il mio disappunto in merito al mancato recapito dell’ordine numero XYZ che era atteso in data…”.

Prosegui descrivendo brevemente e con precisione i fatti accaduti, senza divagare in dettagli superflui, focalizzandoti sugli aspetti chiave, come la data dell’ordine, la conferma di spedizione ricevuta, le comunicazioni intercorse con il servizio clienti e così via. Usare una narrativa oggettiva è fondamentale per mantenere la credibilità e sottolineare la serietà della situazione.

Quando esprimi la lamentela, è importante rimanere educato ma assertivo. Frasi come “Sono rimasto molto deluso” o “Sono preoccupato per l’efficienza del vostro servizio di consegna” sono adeguate per manifestare il dissenso senza trasmettere irritazione o rabbia. Evita toni accusatori che possono mettere sulla difensiva e compromettere una risoluzione positiva della situazione.

Dopo aver presentato la questione, è opportuno formulare una richiesta chiara e ragionevole. Potresti indicare la tua aspettativa in termini di tempi di consegna riprogrammati o di eventuali compensazioni, se ritenute necessarie, a seguito dell’inconveniente subìto. Usare frasi come “Chiedo gentilmente che la situazione venga risolta…” è un modo per manifestare le proprie esigenze mantenendo un tono appropriato.

Infine, concludi la lettera con espressioni che riflettono apertura e cooperazione, per esempio: “Confido in una vostra celere risposta e rimango a disposizione per fornire eventuali ulteriori informazioni che possano agevolare una pronta soluzione di questo disguido.”

Concludi con un saluto formale, come “Distinti saluti”, seguito dalla tua firma, nome e, se ritenuto necessario, i tuoi recapiti per eventuali contatti. Utilizzare questo approccio linguistico e comunicativo nella stesura di una lettera di reclamo contribuirà a presentare il proprio caso in modo professionale e ad aumentare la probabilità di ottenere una risposta e risoluzione soddisfacente.

Esempi di Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di lamentela per mancato recapito merce da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Oggetto: Reclamo per mancato recapito dell’ordine n. [Inserire Numero Ordine]

Egregi Signori,

con la presente intendo esprimere il mio disappunto e formulare un reclamo formale in merito al mancato recapito della merce relativa all’ordine n. [Inserire Numero Ordine], effettuato presso la vostra azienda in data [Inserire Data Ordine].

Secondo le informazioni fornite dal vostro sito e dall’e-mail di conferma che ho ricevuto in seguito all’acquisto, la consegna era prevista entro [Inserire Data di Consegna Prevista]. Tuttavia, alla data odierna, non ho ancora ricevuto la merce ordinata, né comunicazioni circa eventuali ritardi o problematiche legate alla spedizione.

Ho tentato di contattare il servizio clienti tramite [Inserire Metodo di Contatto Utilizzato, es. e-mail/telefono/chat], il giorno [Inserire Data], ma non ho ricevuto risposta soddisfacente riguardo la localizzazione del mio pacco o una stima riguardante la nuova data di consegna.

Questa situazione sta provocando non soltanto disagio ma anche un danno direttamente connesso alla mancata disponibilità degli articoli che avevo programmato di utilizzare per [Inserire Motivazione, es. un impegno lavorativo/un evento particolare].

Pertanto, richiedo:
1. Un’agenda immediata del reclamo e un’indagine sulle ragioni del mancato recapito.
2. L’inesorabile consegna della merce al mio indirizzo entro [Inserire Termine Ultimo], [Ulteriore Data].
3. Nel caso in cui ciò non fosse possibile, desidero il rimborso integrale della somma pagata di [Inserire Importo Pagato] EUR, oltre a un’eventuale compensazione per il disagio subito.

In attesa di un vostro riscontro celere, vi invio copia della ricevuta di acquisto e dei dettagli dell’ordine annessi a questa lettera/documento e-mail. Vi pregherei di fornire una conferma scritta dell’avvenuta ricezione di questo reclamo, nonché un aggiornamento riguardo alle misure che intendete adottare per risolvere quanto sopra esposto.

Vi prego di trattare questo reclamo con la massima urgenza e attendo una vostra risposta entro 5 giorni lavorativi dalla data di ricezione della presente.

In caso di mancata risoluzione del problema entro i termini richiesti, mi vedrò costretto a valutare ulteriori azioni, compreso il ricorso alle autorità competenti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo Completo]
[Telefono]
[E-mail]

Secondo esempio di Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Oggetto: Reclamo per mancato recapito della merce [Inserire numero dell’ordine o del riferimento]

Gentile [Nome del Responsabile del Servizio Clienti],

mi permetto di contattarvi in quanto esprimo profondo disappunto per il mancato recapito della merce ordinata in data [inserire data dell’ordine], di cui vi allego copia della conferma di ordine.

Malgrado l’assicurazione di una consegna entro [inserire data di consegna prevista], ad oggi [inserire la data attuale], non ho ancora ricevuto la merce in questione. Tale ritardo sta causando un notevole disagio [descrivere l’eventuale impatto professionale, emotivo o finanziario causato dal ritardo, se applicabile].

A seguito di tale mancato servizio, ho tentato di contattare il vostro servizio assistenza clienti in data [inserire data/e di contatto] tramite [specificare i metodi di contatto utilizzati: e-mail, telefono, ecc.], senza, purtroppo, ricevere alcuna risposta soddisfacente alla mia richiesta di chiarimenti e risoluzione del problema.

Pertanto, richiedo un immediato aggiornamento sulla situazione dell’ordine in questione e che venga presa ogni azione necessaria per assicurare che la merce venga recapitata entro e non oltre [inserire data richiesta per la nuova consegna].

In caso di ulteriore ritardo o mancata risoluzione del problema entro il periodo indicato, sarò costretto/a a valutare ulteriori azioni, incluse la richiesta di un risarcimento e/o l’annullamento dell’ordine per mancata esecuzione.

Attendo una vostra celere risposta e vi prego di trattare la presente lamentela con la massima urgenza ed efficienza.

Vi ringrazio per l’attenzione e confido in una vostra rapida soluzione a questo spiacevole inconveniente.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]

[Allegati: Copia della conferma di ordine, copia di eventuali comunicazioni precedenti, ecc.]

Terzo esempio di Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Oggetto: Reclamo per mancato recapito ordine n. [NumeroOrdine]

Spett.le [Nome Azienda/Ditta/Corriere],

mi rivolgo a voi formalmente per esprimere il mio disappunto riguardo il mancato recapito dell’ordine n. [NumeroOrdine] effettuato in data [DataOrdine]. Secondo quanto riportato nel vostro sistema di tracking, la spedizione doveva avvenire entro il [DataConsegnaPrevista], ma ad oggi, [DataCorrente], non ho ancora ricevuto la merce richiesta.

Questa situazione sta causando un notevole disagio, in quanto gli articoli in questione erano necessari per [Spiegare breve motivo: impegno lavorativo, evento particolare, ecc.]. Il deficiente servizio logistico non solo sta influendo negativamente sulle mie attività, ma sta anche erodendo la fiducia che nutro nei confronti della vostra organizzazione.

Ho contattato il servizio clienti in data [DataPrimoContatto] e mi è stato assicurato che il problema sarebbe stato risolto con la massima urgenza. Tuttavia, nonostante le rassicurazioni, non ci sono stati cambiamenti nello stato della consegna, né mi è stato fornito un aggiornamento che potesse giustificare il ritardo.

Chiedo quindi una risposta immediata che chiarisca i motivi di questo disservizio e le tempistiche entro cui posso aspettarmi la consegna della merce. Inoltre, richiedo che venga applicato un appropriato risarcimento per i danni causati dal ritardo, nel rispetto delle condizioni contrattuali e della legge vigente in materia di vendite a distanza e tutela del consumatore.

In assenza di un celere riscontro, sarò costretto a valutare ulteriori azioni, inclusa la possibilità di rivolgermi alle autorità competenti e/o di chiedere il rimborso totale dell’ordine attraverso le opportune vie legali.

In attesa di un vostro sollecito riscontro, vi invio distinti saluti e confido in una vostra pronta risoluzione del problema.

Cordiali saluti,

[Nome Cognome]
[Indirizzo Completo]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo Email]

Quarto esempio di Lettera di lamentela per mancato recapito merce

Oggetto: Reclamo per mancato recapito merce – Ordine n. [numero dell’ordine]

Gentile [Nome del responsabile del servizio clienti],

mi rivolgo a voi in qualità di responsabile della [Nome dell’azienda o del reparto di servizio al cliente] per esprimere il mio disappunto e richiedere un intervento immediato relativamente al mancato recapito della merce ordinata attraverso il vostro sito internet in data [Data dell’ordine].

Desidero innanzitutto sottolineare che ho selezionato e pagato per un servizio di spedizione che garantiva la consegna entro [numero di giorni] giorni lavorativi dall’ordine. Tuttavia, sono passati ormai [numero di giorni o settimane dal previsto recapito] senza che sia stata effettuata alcuna consegna all’indirizzo specificato: [Inserire l’indirizzo di consegna completo].

Per la precisione, l’articolo in questione è [Descrizione dell’articolo o riferimento], come da documentazione d’ordine allegata a questa comunicazione. Dopo aver atteso pazientemente oltre il termine massimo di consegna, ho tentato di contattare il vostro servizio di assistenza clienti in data [Data del tentativo di contatto] e [eventuali altre date], attraverso [indicare i metodi utilizzati: telefono, e-mail, chat online…], senza ricevere purtroppo informazioni soddisfacenti in merito alla localizzazione del mio pacco o alla stima di una nuova data di consegna.

Alla luce di quanto sopra esposto, richiedo cortesemente una spiegazione dettagliata dell’accaduto. Desidero inoltre essere informato sullo stato corrente dell’ordine e ricevere una nuova data di consegna che possa essere rispettata con assoluta certezza.

Qualora il problema sia dovuto a problematiche logistiche interne o a difficoltà incontrare dal vostro corriere di fiducia, mi aspetto che venga individuata una soluzione alternativa per garantirmi il ricevimento della merce nel più breve tempo possibile.

In assenza di una risposta tempestiva e di una soluzione soddisfacente, sarò costretto a valutare ulteriori azioni, tra cui la richiesta di un rimborso completo, il risarcimento per eventuali danni derivanti dalla mancata consegna, nonché la possibilità di rivolgermi alle autorità competenti o di avviare procedure legali per tutelare i miei diritti di consumatore.

Spero che questa spiacevole situazione possa essere risolta con urgenza e senza ulteriori disagi. Rimango in attesa di un riscontro e vi ringrazio per l’attenzione al presente reclamo.

Cordiali saluti,

[Firma (se inviata su carta intestata)]
[Nome e Cognome]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo e-mail]