Lettera di lamentela per consegna parziale – Esempi e Modelli

La lettera di lamentela per consegna parziale è un documento formale attraverso il quale un cliente esprime il proprio disappunto nei confronti di un fornitore o di una compagnia di spedizione a seguito di una consegna che risultava incompleta o non conforme all’ordine originariamente effettuato. Questo tipo di lettera si rende necessario quando, ad esempio, si aspetta un certo numero di articoli e la consegna effettiva ne comprende una quantità inferiore.

All’interno di una lettera di lamentela di questo tipo, l’individuo che l’ha subita descrive i dettagli dell’ordine, inclusi la data dell’acquisto, i dettagli dei prodotti o servizi ordinati, e la discrepanza riscontrata nella consegna. Si evidenzierà la differenza tra ciò che era stato concordato o pagato e ciò che è stato effettivamente ricevuto, sottolineando l’importanza che riveste per il cliente la ricezione completa di ciò che è stato ordinato, specie se i beni mancanti sono essenziali o hanno implicazioni critiche per l’attività o il benessere del cliente.

Nella lettera, si richiede di solito che la situazione venga risolta con urgenza, fornendo le istruzioni o le richieste specifiche per correggere l’errore, ad esempio inviando gli articoli mancanti o accreditando la differenza. È importante che la comunicazione mantenga un tono professionale e cortese nonostante il disagio o il disappunto, e che fornisca tutti i dettagli necessari per agevolare una risoluzione rapida ed efficace del problema da parte del fornitore.

La lettera di lamentela per consegna parziale risulta così uno strumento critico nella gestione delle relazioni commerciali, permettendo un dialogo costruttivo tra consumatori e fornitori al fine di mantenere la fiducia e la soddisfazione del cliente. Inoltre, questa comunicazione offre anche al fornitore la possibilità di comprendere meglio dove il processo possa avere delle lacune e come migliorare la qualità del servizio fornito in futuro.

Come scrivere una Lettera di lamentela per consegna parziale

Una lettera di lamentela per una consegna parziale dovrebbe essere articolata con cura per comunicare il problema in maniera chiara e ottenere una risposta adeguata. Come esperto di scrittura, suggerisco la seguente struttura e gli elementi informativi da includere nel testo.

Innanzitutto, l’intestazione della lettera dovrebbe includere i dati personali del mittente, ovvero nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e, se necessario, l’indirizzo email. Inoltre, occorre inserire la data in cui la lettera viene scritta, per dare un riferimento temporale. Si dovrebbe anche includere l’indirizzo del destinatario, che potrebbe essere il servizio clienti dell’azienda dalla quale si è effettuato l’acquisto, o il corriere incaricato della consegna. Nel secondo caso, è possibile fare riferimento al sito Corriereok.com per trovare i riferimenti del corriere a cui inviare la lettera.

Il corpo della lettera va suddiviso in paragrafi logici e deve iniziare con un’introduzione che specifichi lo scopo della lettera, ovvero la segnalazione di un problema relativo a una consegna parziale. Qui si dovrebbe esprimere brevemente la situazione in modo da fornire il contesto; per esempio, si può menzionare l’articolo o il servizio acquistato e la data dell’ordine.

Nel primo paragrafo principale, descrivi in modo specifico il problema: indica quali articoli erano previsti nell’ordine e quali sono effettivamente stati ricevuti. In questa parte è cruciale fornire dettagli come il numero dell’ordine, la data della consegna, i numeri di riferimento dei prodotti mancanti e una descrizione di eventuali comunicazioni precedenti con l’azienda relative al problema.

Successivamente, è utile spiegare l’impatto che la consegna parziale ha avuto: ciò può riguardare eventuali disagi o costi aggiuntivi sostenuti a causa dell’errore. Nel far ciò, è importante mantenere un tono cortese e formale, pur esprimendo la propria insoddisfazione.

Un altro aspetto fondamentale è dare indicazioni su quale sarebbe per te una soluzione accettabile. Può trattarsi della richiesta di una consegna immediata degli articoli mancanti, un rimborso, un buono acquisto, o altre forme di compensazione. È importante essere ragionevoli e specifici nella richiesta, rendendo chiaro cosa ci si aspetta dall’azienda per risolvere il problema.

Infine, nella conclusione, si dovrebbe reiterare l’attesa di una soluzione e un adeguato follow-up. Si può anche menzionare una scadenza entro la quale si spera di ricevere una risposta, esempio entro le successive due settimane. Questo aiuta a stabilire un senso di urgenza e mostra che si è seri nel voler risolvere la questione.

Al termine della lettera, una formula di cortesia come “In attesa di una Vostra pronta risposta, porgo distinti saluti” seguita dalla firma può suggellare il messaggio in maniera professionale.

Ricorda di mantenere un tono rispettoso e costruttivo per tutto il testo, nonostante la frustrazione che un tale episodio potrebbe aver causato. Una comunicazione efficace e cortese è spesso la chiave per ottenere un esito soddisfacente.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di lamentela per consegna parziale

Nel redigere una lettera di lamentela per una consegna parziale, è essenziale adottare un linguaggio che sia al tempo stesso assertivo e professionale. Il tono dovrà riflettere la tua insoddisfazione per la situazione vissuta, ma deve anche dimostrare rispetto e cortesia nei confronti del ricevente. Un tale approccio aumenterà la probabilità di ricevere una risposta positiva e una soluzione rapida al problema.

Inizia la lettera con un saluto formale e rispettoso. Prosegui con una breve introduzione che delinei il contesto in maniera chiara, ad esempio fornendo i dettagli dell’ordine e sottolineando che la consegna ricevuta è stata parziale rispetto a quanto pattuito. Qui è utile utilizzare un linguaggio preciso e dettagliato, ma senza sommergere il destinatario con una eccessiva emotività o frustrazione.

Quando esprimi la tua insoddisfazione, usa frasi costruite attentamente per denotare il disagio causato dall’accaduto, senza tuttavia ricorrere a un linguaggio aggressivo o accusive dirette. Ad esempio, invece di esclamare con tono di rimprovero, puoi esprimere come questa situazione abbia creato inconvenienze o abbia impattato negativamente sulla tua attività.

Nel descrivere il problema, puoi dichiarare aspettative che non sono state soddisfatte e l’importanza che la consegna completa riveste per te o per la tua organizzazione. È essenziale mantenere una narrazione orientata ai fatti, evitando di speculare su cause o motivazioni, che potrebbero venire interpretate come un attacco personale.

Mentre poni le tue richieste o chiedi delle spiegazioni, fallo in modo diretto e costruttivo. Potresti illustrare le azioni specifiche che desideri siano intraprese, come l’immediata consegna degli articoli mancanti o la proposta di un accordo compensativo per l’inconveniente patito. L’utilizzo di un linguaggio chiaro e deciso dimostra la tua serietà e la tua aspettativa di un’adeguata risoluzione.

Infine, è cruciale includere la tua disponibilità a discutere ulteriormente la questione e la tua apertura a soluzioni collaborative, fornendo i tuoi dati di contatto. Concludi con una frase di ringraziamento per il tempo dedicato alla lettura della lettera e per qualsiasi assistenza che il destinatario sarà in grado di fornire.

In sintesi, il linguaggio ideale per una lettera di lamentela per una consegna parziale è quello che combina assertività con professionalità, in cui la chiarezza e la precisione si mescolano con cortesia e rispetto.

Esempi di Lettera di lamentela per consegna parziale

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di lamentela per consegna parziale da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per Consegna Parziale dell’Ordine Nr. [Inserire Numero Ordine]

Egregi Signori,

mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo/ruolo] della società [nome della tua società] in merito ad una questione che necessita di immediata attenzione.

Il [data di ricezione], abbiamo ricevuto la consegna riferita al nostro ordine numero [inserire numero ordine], effettuato presso la vostra azienda in data [data dell’ordine]. Tuttavia, con disappunto abbiamo constatato che la consegna era parziale e non conformava a quanto specificato nell’ordine.

In particolare, l’ordine completo prevedeva la fornitura di [esporre chiaramente l’oggetto del contratto: quantità, descrizione e qualità dei beni o servizi], ma al momento della consegna risultavano mancanti [specificare i pezzi mancanti o la differenza tra l’ordine e la consegna]. Tale discrepanza ha causato non pochi disagi al nostro processo produttivo/commerciale, con possibili conseguenze anche in termini economici, per le quali ci riserviamo il diritto di chiedere un risarcimento.

Al fine di documentare quanto affermato, allegate alla presente troverete copia dell’ordine effettuato, della bolla di consegna e di eventuali altre comunicazioni intercorse tra le nostre due parti che possano essere pertinenti alla situazione in questione.

Desideriamo ricevere spiegazioni in merito a questa consegna parziale e soprattutto sollecitiamo la consegna dei beni mancanti nel più breve tempo possibile. Inoltre, vi chiediamo di comunicarci le azioni che la vostra azienda intende intraprendere per evitare incidenti simili in futuro.

Siamo fiduciosi che questo disguido possa essere risolto in maniera celere e professionale e che possiate garantire che incidenti del genere non si ripetano, assicurando l’affidabilità e la correttezza che ci attendiamo da un partner commerciale come la vostra impresa.

In attesa di un vostro sollecito riscontro e delle misure che intendete adottare, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Nome della tua Società]
Indirizzo della tua Società
CAP, Città
Email
Telefono

Secondo esempio di Lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per Consegna Parziale – Ordine N° [Inserire Numero Ordine]

Spett.le [Inserire nome della ditta/azienda di spedizione o fornitore],

mi rivolgo a voi in qualità di [nome e cognome], rappresentante di [nome dell’azienda o del cliente privato se applicabile], per segnalare un problema relativo all’ordine in oggetto, confermato il [inserire data di effettuazione dell’ordine] e il cui numero di tracking associato alla spedizione è [inserire numero di tracking se disponibile].

Con la presente intendo esporre il mio disappunto in quanto la consegna effettuata in data [inserire data di consegna] risulta incompleta. Al momento del ricevimento, è stato constatato che dall’ordine effettuato, composto da [inserire il numero totale di articoli], sono stati consegnati soltanto [inserire numero di articoli ricevuti], mancando dunque [inserire numero di articoli mancanti].

Dettagli degli articoli mancanti:
– [Inserire dettagli come descrizione dell’articolo, codice dell’articolo, quantità mancante, ecc.]

Tale situazione è causa di notevoli disagi, in quanto [spiegare brevemente le conseguenze della mancata consegna completa, per esempio, interruzioni di produzione, ritardi nei processi lavorativi, problemi di inventario ecc.]. Desidero sottolineare che la pratica di controllare la completezza della consegna è parte del nostro standard procedurale e che il corriere incaricato della consegna è stato prontamente informato della discrepanza riscontrata al momento del ricevimento.

Pertanto, sollecitiamo una verifica immediata dei vostri registri di uscita merci e la tempestiva spedizione degli articoli mancanti. Inoltre, richiediamo una spiegazione circa le cause che hanno portato a tale disguido e le eventuali misure che intenderete adottare per assicurarvi che tali inconvenienti non si ripetano in futuro.

Preghiamo di fornirci una conferma scritta delle azioni che verranno intraprese per risolvere il problema, compreso un calendario aggiornato delle consegne per i beni mancanti, nonché dettagli sui tempi e modalità di spedizione.

Nel caso in cui gli articoli mancanti non venissero recapitati entro [inserire termine ultimo], ci vedremmo costretti a valutare azioni ulteriori, incluso il diritto di recedere dal contratto di fornitura e richiedere un eventuale risarcimento danni come previsto dalle condizioni generali di vendita e/o dalla legislazione vigente.

Apprezziamo la vostra pronta risposta e vi chiediamo di contattarci direttamente alla seguente email [inserire email] o al numero di telefono [inserire numero di telefono] per ogni necessità o ulteriore comunicazione in merito alla presente.

Certi di una vostra collaborazione, porgiamo distinti saluti.

[Il tuo nome e cognome]
[La tua carica o posizione, se applicabile]
[Nome dell’azienda, se applicabile]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]

Terzo esempio di Lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per consegna parziale ordine n. [NumeroOrdine]

Gentili Responsabili [Nome dell’Azienda fornitrice],

mi permetto di scrivervi per esprimere il mio disappunto in merito alla consegna parziale dell’ordine numero [NumeroOrdine], emesso in data [DataOrdine] e atteso per la data [DataConsegnaPrevista].

Dalla merce ricevuta in data [DataConsegna], ho constatato con disappunto che molti articoli descritti nell’ordine e indicati nella bolla di consegna non sono stati inclusi nel pacco ricevuto. In particolare, gli articoli mancanti sono i seguenti: [Elencare gli articoli mancanti con eventuali codici identificativi se applicabili].

Secondo gli accordi presi all’atto dell’ordine, mi aspettavo una consegna completa conformemente a quanto dettagliato nell’offerta che ci è stata fornita e alle condizioni mutuamente concordate. Questa consegna parziale ha causato non pochi disagi alla nostra operatività, influenzando negativamente la nostra programmazione degli inventari e compromettendo i rapporti con i nostri clienti, che attendono i prodotti assenti.

Vorrei capire quali siano stati i motivi di questa discrepanza e soprattutto come intendiate risolvere la questione nel più breve termine possibile.

Chiedo pertanto:

1. Un’urgente spiegazione circa le ragioni di questa consegna incompleta.
2. La pronta spedizione degli articoli mancanti senza ulteriori costi aggiuntivi.
3. Un’eventuale compensazione per i disagi causati dalla consegna parziale, specie se la dilazione nella consegna degli articoli mancanti dovesse protrarsi.

La soddisfazione dei nostri clienti è per noi di fondamentale importanza e, pur comprendendo che imprevisti possono capitare, ci aspettiamo dalla vostra azienda un servizio affidabile e tempestivo.

Spero in una vostra celere risposta e in un’azione immediata per correggere l’inconveniente. In attesa di vostre notizie, restiamo disponibili per fornire ulteriori dettagli o informazioni che riteniate necessarie.

Distinti saluti,

[Nome Mittente]
[Posizione o ruolo nel’ azienda]
[Nome della Società/Ente]
[Indirizzo della Società/Ente]
[Email]
[Numero di Telefono]
[Eventuali altri dati di contatto]

Quarto esempio di Lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per Consegna Parziale dell’Ordine N. [Inserire Numero Ordine]

Gentile Responsabile [o nome del destinatario, se noto],

la presente è per esprimere la mia insoddisfazione relativa alla consegna parziale del mio ultimo ordine, numero [Inserire Numero Ordine], effettuato presso la Vostra azienda il [Inserire Data Ordine].

Dopo aver atteso con pazienza il tempo di consegna stimato indicato al momento dell’acquisto, ho ricevuto in data [Inserire Data Consegna] soltanto una parte degli articoli ordinati. Più precisamente, mi è stato consegnato [Inserire Descrizione Articoli Ricevuti], mentre non ho ancora ricevuto [Inserire Descrizione Articoli Mancanti]. Tale situazione si configura come non conforme ai termini dell’accordo di vendita che avevo accettato al momento dell’ordine.

Prima di procedere per questa via di comunicazione, ho tentato di risolvere la questione contattando il vostro servizio clienti in data [Inserire Data del Tentativo di Contatto], ma non ho ricevuto risposta/assistenza soddisfacente [adattare a seconda della situazione].

Tale inconveniente ha causato non soltanto disagio ma anche problemi concreti, in quanto [Descrivere qualsiasi problema pratico o conseguenza derivante dalla mancata consegna, ad esempio: i prodotti mancanti erano destinati a essere utilizzati per un’attività commerciale imminente/erano previsti come doni per un’occasione importante/etc.].

Desidero pertanto che la situazione venga risolta nel minor tempo possibile con la consegna degli articoli mancanti, o, in alternativa, con il rimborso immediato della quota corrispondente ai beni non recapitati. In aggiunta, gradirei ricevere anche una spiegazione in merito a questo disguido, nonché informazioni circa le misure che intendete adottare per prevenire incidenti simili in futuro.

Chiedo inoltre di essere informato entro [Inserire scadenza, ad esempio: 5 giorni lavorativi] sui passi che saranno intrapresi per correggere l’errore, insieme a una conferma scritta delle azioni che saranno ultimate.

Mi riservo di valutare ulteriori azioni, inclusa la richiesta di un risarcimento per eventuali danni subiti, nel caso in cui questa situazione non venga risolta in modo tempestivo ed efficace.

Vi ringrazio in anticipo per la Vostra cortese attenzione e spero in una Vostra celere risposta.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Recapiti – Numero di telefono, indirizzo e-mail]
[Indirizzo Residenziale]
[Data]