Lettera di reclamo a impresa di pulizie – Esempi e Modelli

La lettera di reclamo a un’impresa di pulizie è uno strumento di comunicazione formale attraverso il quale un cliente esprime il proprio disappunto o insoddisfazione per la qualità dei servizi di pulizia ricevuti. Tipicamente, si ricorre a tale missiva quando le aspettative riguardanti la pulizia di un ambiente, sia esso domestico, ufficio, o altro tipo di locale, non sono state soddisfatte secondo gli standard promessi o implicitamente attesi dall’impresa incaricata.

La struttura di una tale lettera richiede un’attenzione particolare alla forma e al contenuto, in modo da comunicare efficacemente il dissenso, senza cadere in inutili aggressività o generalizzazioni. Elementi chiave includono l’esposizione chiara e dettagliata delle circostanze che hanno portato alla scrittura della lettera, le specifiche ragioni della delusione (ad esempio, aree non pulite adeguatamente, danno a un oggetto durante le operazioni di pulizia, ritardi nell’esecuzione del servizio, ecc.), e infine, le aspettative del cliente riguardo a come l’impresa dovrebbe risolvere il problema.

E’ importante, inoltre, includere dettagli come date, orari e eventualmente nomi, che possano attestare e documentare i servizi forniti, oltre a qualsiasi prova del contratto o accordo con l’impresa. Questo non solo fornisce un contesto chiaro ma anche un punto di appoggio per eventuali azioni correttive.

La finalità di questa lettera non è soltanto esprimere insoddisfazione, ma anche incitare l’azienda a intraprendere misure correttive, che possono variare dalla ri-esecuzione del servizio al rimborso, fino a un cambio di procedure interne, per migliorare la qualità del servizio futuro. Questo tipo di comunicazione, dunque, serve da ponte tra cliente e fornitore per risolvere in modo costruttivo problemi specifici e per lavorare verso una relazione professionale più soddisfacente e fruttuosa.

Come scrivere una Lettera di reclamo a impresa di pulizie

La lettera di reclamo indirizzata a un’impresa di pulizie deve essere scritta con cura e attenzione, finalizzata a comunicare chiaramente la natura del problema riscontrato e a richiedere una risoluzione soddisfacente. Questa tipologia di lettera, pur mantenendo un tono formale e rispettoso, deve esprimere con precisione il disappunto del cliente riguardo al servizio ricevuto.

Inizialmente, è importante iniziare la lettera presentandosi, fornendo i propri dati personali (nome, cognome, indirizzo, eventualmente un numero di telefono o un indirizzo email), per consentire all’impresa di identificare immediatamente il mittente e la relativa commessa. Successivamente, è cruciale menzionare la data dell’invio della lettera e, se possibile, il riferimento specifico del servizio di pulizia in questione, come la data in cui è stato svolto o il numero di contratto/servizio.

Dopo quest’introduzione formale, è essenziale passare alla descrizione del problema. Qui, occorre dettagliare con precisione e obiettività quale aspetto del servizio non ha soddisfatto le aspettative. È importante descrivere specifiche situazioni, evidenziando come e perché il servizio non ha rispettato gli standard attesi o le specifiche pattuite nel contratto. Se possibile, è utile includere esempi concreti o situazioni specifiche, come aree non pulite adeguatamente, danni eventualmente causati durante il servizio di pulizia, o qualsiasi inadempienza rispetto a quanto concordato.

Una volta esposto il problema, è importante esprimere le proprie aspettative riguardo alle azioni che si vorrebbero vedere intraprendere da parte dell’impresa per risolvere il disguido. Questo potrebbe includere una richiesta di ripetizione del servizio senza costi aggiuntivi, un rimborso, o altre forme di compensazione che si ritiene siano adeguate a riparare il disservizio subito. È fondamentale, in questa sezione della lettera, mantenere un tono costruttivo, mostrando apertura al dialogo e alla negoziazione.

Infine, è consigliabile chiudere la lettera esprimendo la propria fiducia nella volontà dell’impresa di risolvere la situazione in maniera soddisfacente. Indicare una propria disponibilità al dialogo e, se si desidera, proporre un termine entro cui si spera di ricevere una risposta, può contribuire a mantenere un canale comunicativo attivo e produttivo.

Concludendo, ogni aspetto della lettera deve essere trattato con attenzione ai dettagli, dalla presentazione del problema alle richieste di risoluzione, mantenendo sempre un tono cortese ma deciso. L’obiettivo è quello di avviare un dialogo costruttivo che porti a una risoluzione del problema, dimostrando al contempo di valorizzare un rapporto di collaborazione basato sul rispetto reciproco e sull’impegno professionale.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di reclamo a impresa di pulizie

Nella redazione di una lettera di reclamo indirizzata a un’impresa di pulizie, è fondamentale avvalersi di un linguaggio chiaro, cortese e assertivo. La comunicazione dovrebbe, fin dalle prime righe, riflettere l’intento di trovare una soluzione costruttiva al problema, piuttosto che assumere toni ostili o accusatori.

L’inizio della lettera dovrebbe essere diretto, introducendo il motivo del reclamo con precisione, senza però cadere nell’aggressività. È importante specificare in modo dettagliato ma conciso le circostanze che hanno portato alla necessità di scrivere la lettera, includendo date, orari e possibilmente i nomi delle persone coinvolte o dei testimoni. Questo aiuta a contestualizzare il reclamo, rendendo la situazione più chiara per chi legge.

L’uso di un linguaggio formale è raccomandato, mantenendo un tono rispettoso che rifletta la volontà di dialogo. Anche se si sta segnalando una mancanza o un disappunto, è importante non far sentire l’interlocutore come se fosse sotto attacco. La scelta delle parole deve mirare a esprimere il proprio punto di vista senza offendere, lasciando aperta la porta a una possibile riconciliazione o soluzione.

È utile anche esprimere le proprie aspettative in merito alla risoluzione del problema in maniera chiara e ragionevole. Specificare cosa si ritiene un’adeguata soluzione contribuisce a focalizzare la discussione su risultati pratici e raggiungibili, facilitando la risposta positiva da parte dell’impresa.

Concludere la lettera con un ringraziamento anticipato per l’attenzione e per la gestione del reclamo dimostra educazione e rispetto per il lavoro altrui, elementi che possono incentivare un feedback costruttivo.

In sintesi, la scrittura di una lettera di reclamo a un’impresa di pulizie richiede un equilibrio tra assertività e cortesia, con un linguaggio che sia al contempo formale e mirato alla risoluzione del problema, evitando tonalità negative che potrebbero ostacolare la comunicazione efficace.

Esempi di Lettera di reclamo a impresa di pulizie

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di reclamo a impresa di pulizie da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di reclamo a impresa di pulizie

Oggetto: Reclamo per servizi di pulizia insoddisfacenti

Spett.le Impresa di Pulizie XYZ,

mi ritrovo nella spiacevole necessità di inviarvi la presente lettera per manifestarvi la mia insoddisfazione riguardo la qualità dei servizi di pulizia forniti presso la mia abitazione/ufficio situato in [inserire indirizzo completo], come da contratto stipulato in data [inserire data].

Nonostante le nostre aspettative e i termini chiaramente delineati nel nostro accordo, siamo stati testimoni di ripetute mancanze che hanno notevolmente compromesso la qualità e l’efficienza del servizio. Di seguito elenco alcuni degli aspetti più problematici a cui abbiamo assistito:

1. Inadeguata pulizia delle superfici, in particolare [specificare esempi, es. tavoli, pavimenti, vetrate], che hanno ripetutamente mostrato tracce di sporco e polvere anche subito dopo il servizio.
2. Manca l’utilizzo dei materiali e prodotti concordati, che avevamo specificatamente richiesto per garantire non solo una pulizia efficace ma anche il rispetto dell’ambiente e della salute delle persone presenti.
3. Costante ritardo o mancato rispetto degli orari e dei giorni concordati per le pulizie, causando disagi e interruzioni nelle nostre routine giornaliere/attività lavorative.

Tali carenze non sono solo fonte di frustrazione ma hanno anche implicazioni dirette sulla nostra quotidianità e, nel caso specifico di un contesto lavorativo, sulla produttività dell’intero ufficio.

Vorremmo quindi chiedervi di prendere immediatamente provvedimenti per correggere queste inefficienze. Ci aspettiamo un piano d’azione chiaro che includa:

– Un controllo qualità più rigoroso sulle prestazioni del personale addetto alle pulizie.
– La conferma dell’utilizzo dei materiali e prodotti come da nostro accordo.
– Il rispetto scrupoloso degli orari e giorni di servizio prestabiliti.
– Eventuali proposte di compensazione per i disagi subiti.

Siamo certi che un’attenzione immediata a queste questioni contribuirà a ripristinare la fiducia nel vostro servizio, aspetto che riteniamo fondamentale per la prosecuzione del nostro rapporto contrattuale.

In attesa di una vostra celere risposta, vi porgo i miei migliori saluti.

Cordiali Saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Recapito Telefonico]
[Indirizzo E-mail]

Secondo esempio di Lettera di reclamo a impresa di pulizie

Oggetto: Reclamo per servizi di pulizia insoddisfacenti

Gentile Direttore/Direttrice,

Con la presente, vorrei esprimere il mio disappunto e presentare formalmente un reclamo riguardo al servizio di pulizia fornito presso [inserire il luogo, ad esempio: l’ufficio situato in Via esempio 123, Città] il giorno [inserire la data]. Nonostante le assicurazioni ricevute e le aspettative create dalla Vostra azienda, il servizio erogato non ha rispettato gli standard promessi né quelle che possono essere considerate pratiche accettabili nel settore delle pulizie.

In particolare, abbiamo riscontrato i seguenti problemi:

1. [Descrivere il primo problema, ad esempio: “La pulizia delle superfici comuni è stata superficiale, lasciando polvere e sporco accumulato in aree visibilmente non trattate.”]

2. [Descrivere il secondo problema, ad esempio: “I bagni non sono stati igienizzati correttamente, con evidenti tracce di sporco e residui su specchi e rubinetterie.”]

3. [Inserire eventuali altre problematiche riscontrate.]

Queste mancanze hanno non solo compromesso il benessere e la comodità di [inserire: dipendenti/clienti/utenti] che frequentano gli spazi in questione ma hanno anche influito negativamente sulla percezione della professionalità e delle norme igieniche da noi tenute in alta considerazione.

Al momento dell’accordo, ci era stato garantito che i vostri servizi sarebbero stati di alto livello e che avreste utilizzato prodotti e metodi di pulizia conformi agli standard del settore, cosa che, basandoci sulle evidenze, non sembra essersi verificata.

Di conseguenza, chiediamo che la situazione venga rimediata quanto prima e che vengano adottate le seguenti misure:

– [Inserire la prima richiesta di azione, ad esempio: “Un’ispezione immediata degli spazi in questione da parte di un responsabile dei servizi.”]

– [Inserire la seconda richiesta di azione, ad esempio: “La ripetizione del servizio di pulizia, a vostro carico, con particolare attenzione alle aree precedentemente trascurate.”]

– [Inserire eventuali altre richieste.]

Desideriamo ricevere una risposta scritta entro [inserire la data, ad esempio: “14 giorni da questa comunicazione”], in cui ci vengano fornite spiegazioni dettagliate sulle ragioni delle inadeguatezze riscontrate e sulle azioni che intenderete intraprendere.

Rimaniamo aperti al dialogo e disponibili a collaborare per risolvere questa situazione in modo soddisfacente per entrambe le parti, ma siamo fermamente intenzionati a far valere i nostri diritti e ad assicurarci che il servizio offerto corrisponda a quanto promesso e atteso.

Cordiali saluti,

[inserire nome e cognome]

[inserire indirizzo]

[inserire numero di telefono]

[inserire indirizzo email]

[Data]

Terzo esempio di Lettera di reclamo a impresa di pulizie

Oggetto: Lettera di reclamo per insoddisfacente servizio di pulizia

Gentili responsabili della [Nome della Società di Pulizie],

mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo o posizione], per conto di [Nome dell’Ente o Azienda], con sede in [Indirizzo completo], per esprimere la mia insoddisfazione riguardo al servizio di pulizia fornito presso i nostri uffici/locali situati in [Indirizzo specifico dei locali interessati], in data [Data o periodo del servizio contestato].

Nonostante la vostra reputazione e le garanzie fornite al momento della stipulazione del contratto, siamo stati costretti a constatare che il livello di pulizia e manutenzione degli spazi non rispetta gli standard promessi e attesi. In particolare, vorrei attirare la vostra attenzione su quanto segue:

1. [Descrizione specifica del problema n.1: es. “Il pavimento degli uffici è rimasto visibilmente sporco e polveroso, nonostante sia stato specificato che avrebbe dovuto essere lavato e lucidato quotidianamente.”]

2. [Descrizione specifica del problema n.2]

3. [E così via, se ci sono altri problemi specifici da elencare]

Questi disservizi hanno non solo compromesso l’immagine della nostra azienda/ente, riflettendosi negativamente sul benessere e sulla produttività dei nostri dipendenti, ma hanno anche sollevato questioni legate al rispetto delle normative igienico-sanitarie vigenti.

Nonostante diversi tentativi di comunicazione con il personale addetto durante il periodo in questione, le inadempienze si sono ripetute, provocando disagi e lamentele.

In virtù di quanto esposto, richiediamo una verifica immediata delle carenze indicate e sollecitiamo l’adozione di misure correttive urgenti per ripristinare lo standard di qualità del servizio che ci aspettavamo all’atto della firma del contratto. Richiediamo altresì un incontro con i responsabili del servizio per discutere personalmente di questa situazione e delle eventuali compensazioni per i disagi subiti.

In assenza di un’azione tempestiva e risolutiva da parte Vostra, saremo costretti a valutare altre opzioni, incluso il ricorso a vie legali e la rescissione anticipata del contratto, come previsto dalle clausole in caso di inadempienza.

Confidiamo in uno spirito di collaborazione e in una pronta risoluzione di queste problematiche.

Resto in attesa di un Vostro sollecito riscontro e Vi porgo

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]

[Titolo/Posizione]

[Contatti]

Quarto esempio di Lettera di reclamo a impresa di pulizie

Oggetto: Formale Reclamo per Insoddisfacente Servizio di Pulizia

Gentili Signori,

Mi rivolgo a voi tramite la presente per esprimere il mio profondo disappunto in relazione alla qualità del servizio di pulizia fornito presso la mia abitazione (o sede aziendale, a seconda del caso), situata in [indicare l’indirizzo], a seguito degli interventi effettuati in data [inserire la data o il periodo].

Pur avendo scelto la Vostra impresa sulla base delle positive recensioni e della professionalità che credevamo Vi distinguesse nel settore, il livello delle prestazioni ricevute non ha affatto rispecchiato le nostre aspettative, risultando nettamente inferiore agli standard promessi e concordati al momento della stipula del contratto [facoltativo: inserire numero del contratto o della pratica, se presente].

In particolare, desidero sottolineare le seguenti criticità:

1. Negligenza e Mancanza di Cura: Alcune aree designate per le pulizie sono state completamente trascurate o trattate con evidente superficialità. [Descrivere in modo dettagliato le zone e i tipi di trascuratezza osservati, ad esempio: “Il pavimento della cucina presentava ancora macchie evidenti; gli angoli delle stanze non sono stati affatto puliti; la polvere sui mobili è stata solo parzialmente rimossa, ecc.”].

2. Utilizzo di Prodotti Non Conformi: È stato notato l’uso di prodotti per la pulizia che hanno lasciato residui visibili e/o odori sgradevoli, contrariamente a quanto specificamente concordato o previsto dalle normative vigenti in materia di prodotti di pulizia [se applicabile].

3. Mancanza di Professionalità: Siamo stati testimoni di atteggiamenti poco professionali da parte del personale incaricato delle pulizie [descrivere l’incidente specifico o l’atteggiamento non professionale].

Data la gravità di quanto sopra esposto, tale situazione ha causato non solo disagi ma anche preoccupazioni legate al mantenimento di standard igienico-sanitari adeguati, aspetto per noi di fondamentale importanza.

Ci aspettavamo da parte vostra un servizio che riflettesse gli alti standard di qualità e professionalità che avete sempre sostenuto di mantenere e che avete pubblicizzato. Inoltre, tale servizio non corrisponde affatto a quello per cui abbiamo pagato, e pertanto consideriamo che il servizio fornito sia stato inadeguato rispetto a quanto concordato.

Vi chiediamo quindi di prendere immediati provvedimenti per:

1. Rettificare le mancanze: effettuare una nuova pulizia completa, a vostro carico, delle aree trascurate e dei problemi specificati, in una data e orario da concordarsi, al fine di soddisfare pienamente gli accordi presi.

2. Rimborso o Sconto: valutare la possibilità di un adeguato rimborso o di uno sconto sul servizio inadeguato fornito.

3. Piano d’Azione: inviarci un dettagliato piano d’azione su come intendete prevenire che situazioni simili si verifichino in futuro.

In attesa di un Vostro celere riscontro e delle azioni correttive che adotterete, Vi porgo distinti saluti e Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione che vorrete dedicare a questa mia segnalazione.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome e Cognome]
[La Tua Posizione, se applicabile]
[Contatti]