Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica – Esempi e Modelli

La Lettera di comunicazione del codice univoco per la fatturazione elettronica è un documento formale attraverso il quale una società o un’entità istituzionale informa i propri fornitori o clienti del proprio codice univoco (in Italia spesso riferito come “Codice Destinatario”) da utilizzare per l’invio delle fatture elettroniche. Questo documento assume una vitale importanza nel contesto della fatturazione elettronica, che in Italia è diventata obbligatoria per la maggior parte delle transazioni commerciali a partire dal 2019.

Il codice univoco è un identificativo alfanumerico che, nell’ambito del Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate in Italia, serve a indirizzare la fattura elettronica al destinatario corretto all’interno di una struttura organizzativa complessa, quale può essere la Pubblica Amministrazione o una grande azienda. Tenendo presente che il Sistema di Interscambio funge da intermediario unico per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche tra le parti, il codice univoco è essenziale per garantire che il documento fiscale giunga effettivamente al reparto, alla filiale o all’ufficio competente all’interno di una data organizzazione.

La lettera di comunicazione, quindi, è redatta con un linguaggio chiaro e formale e spiega in modo conciso ma preciso i passaggi che i fornitori dovranno seguire per adeguarsi alle nuove normative sulla fatturazione elettronica, incluso come e dove inserire il codice univoco nei loro sistemi di fatturazione. È un documento che riflette l’importanza sia del rispetto degli obblighi legali che dell’efficienza operativa nell’ambito delle transazioni commerciali. Oltre a fornire istruzioni tecniche, può anche evidenziare i tempi di transizione e eventualmente indirizzare i fornitori verso risorse aggiuntive o supporto in caso di dubbi o difficoltà nella transizione al nuovo sistema di fatturazione elettronica.

Come scrivere una Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

Nel contesto della fatturazione elettronica, la lettera di comunicazione codice univoco è un documento formale attraverso il quale un’entità (solitamente un’azienda, un professionista o un ente pubblico) informa un suo cliente, fornitore o partner riguardo al proprio “Codice Destinatario” o “Codice Univoco Ufficio”, che viene utilizzato per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche all’interno del sistema di interscambio (SDI – Sistema di Interscambio) nazionale.

Come esperto di scrittura, ti suggerirei di strutturare la lettera nel seguente modo, avendo cura che la comunicazione sia chiara, professionale e che includa tutte le informazioni rilevanti per garantire una corretta trasmissione delle fatture:

1. Intestazione: Come per qualsiasi lettera formale, si deve iniziare con l’intestazione che include il logo dell’azienda (se disponibile), la data, i dati della società (come nome, indirizzo, contatti telefonici ed e-mail) e i dati del destinatario.

2. Oggetto: Questo deve essere chiaro e conciso, ad esempio: “Comunicazione del Codice Univoco per la Fatturazione Elettronica”.

3. Corpo della lettera:

a. Apertura: Inizia con un saluto formale, seguito da una breve introduzione che espone il motivo della lettera. Ad esempio: “Gentile Cliente/Fornitore, con la presente desideriamo informarVi riguardo agli aggiornamenti relativi alla nostra procedura di fatturazione elettronica.”

b. Contesto e necessità: Qui è opportuno inserire una breve spiegazione dell’importanza del codice univoco e del motivo per cui è essenziale comunicarlo. Ad esempio: “Come previsto dalla normativa vigente, tutte le fatture emesse nei confronti delle pubbliche amministrazioni e tra soggetti privati devono essere trasmesse elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Questo sistema richiede l’utilizzo di un codice identificativo unico, al fine di garantire che le fatture siano recapitate in modo sicuro e tempestivo.”

c. Dettagli sul codice univoco: Dopo aver fornito il contesto, è il momento di condividere il codice stesso. Spiega cosa rappresenta e come sarà utilizzato: “Il nostro Codice Destinatario/Codice Univoco Ufficio è XXYYYZZ. Questo codice deve essere utilizzato per inviarci fatture elettroniche e consentirà al SDI di inoltrarle correttamente al nostro sistema contabile.”

d. Istruzioni operative e tempistica: Se ci sono specifiche istruzioni o tempistiche che il destinatario deve seguire, queste vanno indicate in modo chiaro: “Vi preghiamo di iniziare ad utilizzare questo codice per tutte le fatture emesse a partire dal (data). Qualora foste in possesso di sistemi elettronici di fatturazione, vi invitiamo ad aggiornarli con questo nuovo codice nei vostri anagrafici.”

e. Supporto e contatti: Offri assistenza per eventuali domande o dubbi, fornendo informazioni di contatto: “In caso di necessità o per eventuali chiarimenti, Vi invitiamo a contattare il nostro ufficio amministrativo al numero (numero telefonico) o tramite e-mail all’indirizzo (e-mail).”

4. Chiusura della lettera: Idealmente, la chiusura dovrebbe esprimere disponibilità e cortesia. Ad esempio: “RingraziandoVi per la collaborazione, cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.”

5. Firma: Concludi la lettera con una firma formale, includendo il nome, il titolo del firmatario e, se appropriato, la firma manoscritta.

Questa struttura garantisce che la comunicazione del codice univoco sia informativa, chiara e completa di tutte le informazioni necessarie per consentire una transizione senza intoppi verso la nuova procedura di fatturazione elettronica.

Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

Nella composizione di una lettera di comunicazione per il codice univoco per la fatturazione elettronica, è importante adottare un linguaggio che sia al contempo formale, conciso e chiaro. In questo contesto, l’uso di un tono professionale è fondamentale, in quanto la lettera è presumibilmente indirizzata a soggetti istituzionali, aziende o clienti con i quali si intende mantenere o instaurare un rapporto professionale.

La lingua utilizzata dovrà essere il corretto italiano burocratico, con la preferenza di frasi costruite nella forma passiva e l’uso di terminologia specifica del settore della fatturazione elettronica. Tendenzialmente, si eviterà un linguaggio troppo tecnico che potrebbe risultare incomprensibile al destinatario, a meno che non sia sicuro che il destinatario conosca e capisca tale linguaggio.

La lettera dovrà iniziare con un’intestazione formale, che includa i dati dell’azienda mittente e del destinatario, seguita da un saluto appropriato. Ad esempio, “Egregio/a [nome del destinatario],” o “Gentile [azienda/ente],”.

Il corpo della lettera dovrebbe andare dritto al punto, spiegando la ragione per cui viene inviata: comunicare il codice univoco assegnato per la fatturazione elettronica. Sarà opportuno fornire tutti i dettagli pertinenti in maniera diretta, come la descrizione del codice univoco stesso e qualsiasi altra informazione che possa essere necessaria per identificare correttamente l’entità o l’azienda che invia la comunicazione.

In conclusione, si dovrebbe ringraziare il destinatario per l’attenzione e fornire informazioni su come contattare l’azienda mittente per eventuali domande o chiarimenti. Una chiusura formale come “Cordiali saluti,” seguita dalla firma dell’individuo o di chi rappresenta l’azienda, chiude adeguatamente la lettera.

Il tono complessivo deve trasmettere professionalità e competenza, assicurando al contempo che il messaggio sia trasmesso in maniera inequivocabile e lasciando un’impressione positiva sulla serietà della società che invia la comunicazione.

Esempi di Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica da utilizzare come esempio.

Primo esempio di Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

Oggetto: Comunicazione del Codice Univoco per la Fatturazione Elettronica

Gentile [Nome del Destinatario],

La presente per informarLa che la nostra azienda, [Nome della Tua Azienda], ha aggiornato il Codice Univoco necessario per l’invio della fatturazione elettronica nel sistema di interscambio (SDI – Sistema di Interscambio) come previsto dalla normativa vigente.

A partire dalla data odierna, tutte le fatture elettroniche dirette alla nostra azienda dovranno essere inviate al seguente Codice Univoco: [Inserire qui il Codice Univoco Ufficio].

Le ricordiamo che il Codice Univoco è essenziale per garantire che le fatture ci vengano recapitate correttamente e senza ritardi, permettendo così una tempestiva registrazione e un’efficace gestione dei pagamenti.

Ecco le informazioni aggiornate per l’emissione delle fatture elettroniche:

– Denominazione Azienda: [Nome completo della Tua Azienda]
– Partita IVA: [Numero Partita IVA]
– Codice Univoco Ufficio: [Codice Univoco]
– PEC (Posta Elettronica Certificata): [Indirizzo PEC, se disponibile]

La preghiamo di aggiornare i Suoi sistemi con queste informazioni e di utilizzare esclusivamente il Codice Univoco fornito per future transazioni. Qualora avesse bisogno di ulteriori chiarimenti o assistenza, il nostro staff è a disposizione per fornire tutto il supporto necessario.

Ci scusiamo per eventuali disagi che questa variazione possa causare e ringraziamo per la Sua collaborazione e comprensione.

Restando in attesa di un Suo riscontro, cogliamo l’occasione per porgerLe i nostri migliori saluti.

Cordiali saluti,

[Firma digitale, se applicabile]

[Nome del Mittente]
[Ruolo nell’azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti dell’azienda: indirizzo email, numero di telefono, ecc.]

Nota: Si prega di considerare che questa lettera è un esempio generico. Sarà necessario adattare i dettagli specifici, come il nome e i dati dell’azienda, prima di inviare la comunicazione.

Secondo esempio di Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

OGGETTO: Comunicazione Codice Univoco per Fatturazione Elettronica

Gentile [Nome del destinatario / Ragione Sociale],

con la presente desideriamo informarVi che la nostra azienda, [Nome della tua azienda], ha aggiornato il codice necessario per la fatturazione elettronica. Il nuovo codice univoco da utilizzare per l’emissione delle fatture nei nostri confronti è il seguente:

Codice Univoco: [Inserire Codice Univoco]

La presente comunicazione ha effetto immediato e richiede che qualsiasi fattura emessa a partire da questa data debba indicare il nuovo codice sopra citato, in conformità alle disposizioni vigenti in materia di fatturazione elettronica.

Cortesemente, vi chiediamo di aggiornare i Vostri sistemi con questo nuovo dato e di utilizzarlo per tutte le future transazioni commerciali con la nostra azienda. Ciò garantirà un corretto e tempestivo processo di ricezione e pagamento delle fatture.

Per completezza, vi riportiamo anche i seguenti dati aziendali che potrebbero esserVi utili:

– Partita IVA: [Inserire Partita IVA]
– Denominazione aziendale: [Nome della tua azienda]
– Indirizzo: [Indirizzo completo]
– Referente per le fatture: [Nome del referente, se necessario]
– Email di contatto: [Email dell’ufficio amministrativo o del referente]

Vi preghiamo di accertarVi che tutte le fatture inviate a partire da ora rispettino le nuove indicazioni e di verificarne la correttezza prima dell’invio.

In caso di domande o necessità di ulteriori chiarimenti, non esitate a contattarci al numero [Inserire numero di telefono] o all’indirizzo email [Inserire email di riferimento].

Confidiamo nella Vostra collaborazione e Vi ringraziamo anticipatamente per l’attenzione prestata a questa comunicazione.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo nella tua azienda]
[Nome della tua azienda]
[Contatti telefono/email]

Allegato: Copia documento di identità del sottoscritto (se richiesto per la verifica dell’identità).

Nota: Si raccomanda di inviare questa lettera tramite una modalità che fornisca prova di ricezione, come posta elettronica certificata (PEC) o raccomandata A/R, affinché sia possibile documentare l’avvenuta comunicazione.

Terzo esempio di Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

Oggetto: Comunicazione nuovo Codice Univoco per la Fatturazione Elettronica

Gentile [Nome del fornitore/cliente],

La presente per informarVi che, a partire dalla data [inserire la data di partenza], la nostra azienda attiverà un nuovo Codice Univoco per la ricezione della Fatturazione Elettronica.

Il nuovo Codice Univoco da utilizzare per l’invio delle fatture elettroniche è il seguente: [inserire il nuovo Codice Univoco].

Questo cambiamento è dovuto a [specificare la ragione del cambiamento, es. una ristrutturazione interna, cambio del gestore dei servizi di fatturazione elettronica, ecc.] e ci permetterà di migliorare ulteriormente l’efficienza del processo di ricezione e gestione delle fatture elettroniche.

Vi chiediamo di aggiornare i Vostri sistemi con il nuovo Codice Univoco allestito per la nostra azienda e di utilizzarlo per tutte le future transazioni che riguardano la nostra società.

Di seguito forniamo tutti i dettagli necessari per l’aggiornamento:

– Denominazione Società: [Nome completo della società]
– Nuovo Codice Univoco: [Codice Univoco]
– Codice Fiscale / Partita IVA: [Codice fiscale o partita IVA della società]
– Indirizzo Sede Legale: [Indirizzo completo della sede legale]
– Referente per la Fatturazione Elettronica: [Nome, cognome]
– Email di Contatto: [Indirizzo email]
– Numero di Telefono: [Numero di telefono per eventuali chiarimenti]

Si prega di procedere con la modifica entro e non oltre la data di [inserire una data limite], per evitare eventuali disguidi o ritardi nei pagamenti.

Per qualsiasi dubbio o necessità di chiarimenti, Vi invitiamo a contattarci al numero o all’indirizzo email sopraindicati. Il nostro staff è a disposizione per assistervi nella transizione al nuovo sistema.

Vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione e rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore informazione di cui possiate aver bisogno.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome del mittente]
[Ruolo o posizione nella società]
[Società]
[Contatti Società]
[Data]

P.S. Vi allego [inserire se necessario documenti allegati, es. istruzioni dettagliate, FAQ, ecc.].

Quarto esempio di Lettera di comunicazione codice univoco fatturazione elettronica

Oggetto: Comunicazione Codice Univoco per Fatturazione Elettronica

Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome del destinatario],

con la presente siamo a comunicarLe il nostro Codice Univoco per la fatturazione elettronica, necessario per l’invio delle future fatture in formato elettronico, conformemente alle disposizioni vigenti imposte dall’Agenzia delle Entrate.

Il Codice Univoco assegnato alla nostra azienda è il seguente: [Inserire il Codice Univoco di 7 caratteri]

Le ricordiamo che il Codice Univoco (CU) serve a identificare in modo univoco i soggetti passivi IVA all’interno del Sistema di Interscambio (SdI), permettendo così una corretta e tempestiva trasmissione delle fatture elettroniche.

Di seguito, riepiloghiamo i nostri dati aziendali per la sua comodità:

– Ragione Sociale: [Inserire la Ragione Sociale completa]
– Indirizzo Sede Legale: [Inserire l’indirizzo della Sede Legale]
– P.IVA: [Inserire la Partita IVA]
– Codice Fiscale: [Inserire il Codice Fiscale se diverso dalla Partita IVA]
– Numero REA: [Inserire il numero REA se disponibile]
– PEC: [Inserire l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata]

Le ricordiamo, inoltre, che dal momento in cui la presente comunicazione verrà ricevuta, tutte le fatture che emetteremo o riceveremo dovranno essere trasmesse utilizzando il Codice Univoco sopra indicato.

Per qualsiasi chiarimento o assistenza, non esiti a contattare il nostro ufficio amministrativo all’indirizzo email [Inserire indirizzo email] o al numero di telefono [Inserire numero di telefono].

Confidando in una sua pronta attuazione della presente comunicazione, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma elettronica o manuale dell’emittente]

[Nome e Cognome dell’emittente]
[Qualifica/Ruolo all’interno della società]
[Azienda dell’emittente]
[Indirizzo completo dell’azienda dell’emittente]
[Contatti dell’emittente (Telefono, Fax, Email)]

Allegato: [Se appropriate, elencare eventuali documenti allegati]

Nota: Si consiglia di verificare sempre la correttezza e l’aggiornamento dei dati aziendali prima di trasmettere il comunicato. Inoltre, il formato della lettera potrebbe variare a seconda delle specifiche aziendali e del contesto normativo vigente in materia di fatturazione elettronica.